запущен всего несколькими месяцами ранее. Вот как это было сделано. Во-первых, отдел маркетинга пригласил на общее собрание, организованное генеральным директором, 660 участников (50 % всех сотрудников). Директор показал присутствующим официальную презентацию в PowerPoint, после чего последовал получасовой обмен вопросами и ответами. Другие члены маркетинговой группы провели дополнительные разъяснения в чате на Yammer (закрытой социальной платформе сети), кроме того, был организован специальный обед для руководителей второго уровня. Чтобы убедить сотрудников в значимости этого нового проекта, постоянно произносились такие фразы, как «Это для нас большая возможность» и «Пора начать преобразования». К недоумению организаторов проекта, месяц спустя никаких изменений не было. Все идеи застряли на стадии планирования, а многим из них и вовсе предпочли «более неотложную» работу.
А вот почему ничего не произошло. Руководство не удосужилось попросить менеджеров четко и понятно сформулировать, что конкретно должны сделать сотрудники их отделов для привлечения клиентов, совместной работы с отделом маркетинга или определения приоритетных критериев.
Чтобы вернуть дело в нужное русло, мы с руководством попросили членов команды до конца недели сообщить подробности этого нового предложения компании всем существующим и потенциальным клиентам. Чтобы отслеживать, как продвигается процесс, мы использовали Microsoft Teams. Мы постепенно отлаживали механизмы обмена информацией и ответами на часто задаваемые клиентами вопросы. Кроме того, к обсуждениям высокоприоритетных моментов мы привлекли руководителей. Эта простая практика позволила членам коллектива брать на себя меньше обязательств и лучше их выполнять.
Что самое сложное в любой работе? Следовать заранее определенному плану действий. Чем более разветвленной является организация, тем более сплоченной должна она быть в том, что касается точек взаимодействия и обмена информацией. Чтобы избежать путаницы, необходимо в письменном виде фиксировать распределение личных и командных поручений, а потом отслеживать их выполнение. На каждом этапе проекта нужно четко знать по пунктам, что вам предстоит сделать в данный момент. Например: «Я предоставлю своим подчиненным ресурсы, которые им понадобятся в таких областях, как: обновление веб-сайтов, выпуск новой продукции на рынок и доведение информации до клиентов». Ниже перечислите свои более конкретные задачи, например: «Я найму двух новых инженеров до конца сентября».
Что мне сделать, чтобы мои поручения выполнялись должным образом?
• Обозначено ли поручение четко и понятно?
• Если хорошо выполнить это поручение, будет ли это способствовать изменениям, важным для достижения заявленной командой цели?
• Есть ли у отдельных сотрудников или команды сотрудников все необходимые ресурсы для выполнения этого поручения?
• Есть ли риск, что для выполнения этой задачи придется расширять состав команды? Потребуется ли команде дополнительная поддержка?
Внимательное общение создает основу для того, чтобы команда могла успешно выполнять свои цели. Спросите себя: «Каких действий я хочу от человека, который прочитает мое сообщение?» Если учитывать, с кем, о чем, когда, где и как вы говорите, а также контекст, который получателям этих сообщений может потребоваться для более полного понимания содержания сообщения, производительность вашей команды обязательно улучшится.
Убедитесь также, что вы осознаете важность деталей для успешного выполнения задания. Уточните, понимают ли получатели сообщения, каких действий, от кого и в какие сроки вы ожидаете. Наконец, проводите анализ этих показателей успеха регулярно, чтобы отслеживать прогресс и по необходимости вносить изменения.
Проще говоря, общаться внимательно – значит следить за тем, чтобы все участники ситуации имели в распоряжении одну и ту же информацию. Когда вы работаете с людьми в цифровом формате, этого добиться сложнее, но нельзя сказать, что это невозможно.
Помните основные правила: семь раз подумайте, прежде чем напечатать; выбирайте правильный канал общения; сосредоточьтесь на деталях.
Воспользуйтесь приведенной ниже шкалой оценки, чтобы понять, выполняется ли установка на внимательное общение в вашем коллективе. Отметьте одну ячейку напротив каждого утверждения. Чем больше было выбрано вариантов «Абсолютно согласен», тем выше уровень внимательного общения в вашей организации.
Глава 6. Сотрудничать уверенно
Командная работа в цифровую эпоху
Все мои индийские родственники говорят очень громко. Просто мы так воспитаны, это характерно для нашей культуры и нашего диалекта. В моей семье либо ты говоришь громко, либо тебя не слышат. И когда я выступаю на публике, я могу говорить без микрофона перед аудиторией в 100 человек и больше.
Тем не менее наступил момент, когда я увидела обратную сторону такой громкости. Случилось это, когда мне пришлось работать в одном офисе с необыкновенно громогласным коллегой. Его отгороженное стеклом рабочее место находилось через проход от моего, но всегда казалось, что он орет прямо мне в ухо. Рядом с этим человеком невозможно было слышать даже свои мысли. Тем не менее я боялась сделать ему замечание. Как можно было вежливо сказать, чтобы он говорил потише во время совещаний и разговаривая по телефону? А вдруг он оскорбится, что я шикаю на него, и мы не сможем больше нормально работать вместе?
Я попробовала порепетировать, как можно по-разному это сказать. «Поговорить с ним во время обеденного перерыва или когда он пойдет попить водички из кулера? Или просто сказать что-то, проходя мимо его двери? Стоп! Может, попросить сделать это кого-то, кто общается с ним ближе? Нет-нет, напишу-ка я ему электронное письмо!» Я набросала письмо, потом легла спать, решив, что утро вечера мудренее, а утром всё удалила.
В итоге в тот же день я сказала ему:
– Не могли бы вы, пожалуйста, говорить немного тише или, может быть, закрывать дверь, когда звоните по телефону?
– Да, конечно, извините, – ответил он.
Вот и всё. Это было совсем не трудно. Представьте, сколько времени и энергии я сэкономила бы, если бы была уверена, что коллега воспримет мои слова как сказанные с добрыми намерениями (а такими, собственно, они и были).
Сотрудничать уверенно – значит отбросить все свои страхи и опасения по поводу того, что могут подумать другие, и просто высказаться! Уверена, у каждого из нас есть коллега, которому всё нужно прямо сейчас. В теме каждого письма он пишет «СРОЧНО!», а потом, через несколько секунд после того, как отправил письмо, еще и шлет сообщение вам на телефон. И если вы не ответили ему в течение нескольких часов, то звонит телефон, и угадайте, кто на проводе? Вы даже откладываете одно-два из своих срочных дел, чтобы помочь ему что-то доделать, – ведь у него сроки горят! – и тут оказывается, что вся эта срочность – лишь плод его воображения.
