• Мозговые штурмы – это собрания, проводимые в целях выдвижения, изучения и осмысления инновационных, креативных идей, связанных с вызовами, с которыми сталкивается компания, или возможностями, открывающимися перед ней. Такие встречи обычно длятся долго (нередко с участием различных заинтересованных лиц, например клиентов), и по их итогам, как правило, появляется перечень идей, которые предстоит реализовывать другой команде или группе людей.
• Тимбилдинговые встречи проводятся в целях укрепления взаимоотношений внутри команды. Они могут проходить вне стен офисного здания и включать в себе такие не связанные с бизнесом виды деятельности, как добровольное участие в коллективном строительстве дома, веревочном курсе[34] или праздновании важного для отдельной личности события, скажем, юбилея или рождения ребенка.
• Инструктаж, или встречи в целях совершенствования умений проводятся в случае необходимости научить присутствующих новым приемам и умениям. К их числу могут относиться как навыки межличностного общения, коммуникации и проведения презентаций, так и технические навыки, например по заполнению заявок на получение кредита или по использованию новой программы работы с базами данных клиентов.
Чтобы произвести свою революцию, вам прежде всего следует четко уяснить для себя смысл различных типов собраний, на которых вы намереваетесь присутствовать в качестве участника или ведущего, а затем оценить, какие у вас есть альтернативы. Так вы сэкономите себе и своей команде массу времени.
Наверное, самые бесполезные – информационные встречи. Донести до сотрудников нужные сведения можно множеством разных способов. Например, вместо того чтобы созывать весь персонал в понедельник утром на летучку, подумайте о варианте замены таких собраний новостной рассылкой по электронной почте. Когда я работала на Bristol-Myers Squibb, наша команда еженедельно получала сообщения по голосовой почте от Дэвида, нашего менеджера, с информацией о том, что нам предстоит сделать в течение недели. Эти послания были лаконичными, своевременными и очень полезными. Поинтересуйтесь у своих знакомых из других компаний, как у них принято информировать сотрудников. Можно, например, размещать новости на корпоративной доске объявлений и/или интранет-сайте компании. Вы можете даже прибегнуть к таким «старорежимным» методам, как расклейка сообщений на дверях кабинок в туалете, или на холодильнике в комнате отдыха для персонала, или же на доске объявлений в холле. Проявите креативность – вам нечего терять, кроме еженедельного обязательства, которое напрасно съедает по часу и более бесценного времени у вас и вашей команды.
Однако если вы чувствуете, что информационная встреча действительно необходима, тогда подумайте о применении подхода «разделяй и властвуй». Один из моих клиентов успешно им пользуется. Служба сбыта его компании ежемесячно проводит бесполезные, но весьма времязатратные совещания, на которых оглашаются свежие данные о продажах, обсуждаются характеристики новых продуктов и прочие новости компании. Чтобы повысить эффективность собраний, мой клиент решил, что члены его команды будут принимать в них участие по очереди. Теперь от его подразделения на встречу отправляются по два сотрудника. Они все тщательно записывают, затем сопоставляют записи, чтобы убедиться, что ничего не пропустили, после чего объединяют их в единый документ и рассылают сослуживцам. Таким образом, эти двое вынуждены активно участвовать в совещании – они уже не могут позволить себе в это время проверять электронную почту или обмениваться эсэмэсками. При этом все остальные члены команды также узнают все новости о продуктах и решениях компании. В итоге подразделение моего клиента регулярно выполняет и перевыполняет планы продаж.
У встреч, которые проводятся с целью решить проблему или принять резолюцию, как правило, нет адекватных альтернатив. Диалог и дискуссию – важные компоненты любого подобного типа совещаний – нельзя заменить ничем. Однако целенаправленная подготовка таких собраний способна существенно упростить и ускорить их проведение. Например, вы можете заранее разослать всем участникам необходимые сведения, справочные данные и любые другие имеющие отношение к проблеме или ее решению материалы, чтобы они могли эффективно подготовиться к встрече. Тогда драгоценное время совещания будет потрачено именно на обсуждение, а не на ознакомление присутствующих с контекстом и предысторией проблемы.
Мозговые штурмы и тимбилдинговые собрания также требуют живого сотрудничества. Однако и их эффективность можно повысить, если заранее разослать материалы и подтолкнуть участников к тому, чтобы они поразмышляли над темой встречи заранее.
А вот инструктаж и другие собрания, чья цель – совершенствование профессионального мастерства, необязательно ограничивать традиционным форматом личного присутствия в «классной комнате». Существуют очень дельные онлайн-программы и платформы, позволяющие обучаемому самостоятельно освоить самые разные умения и навыки. Четко определите цели и задачи обучения и, не упуская их из виду, поищите иные методы донесения знаний.
И наконец, когда будете оценивать возможные альтернативы собраниям, учтите стиль продуктивности участников мероприятия и попробуйте использовать их сильные стороны.
Например, приоритетчики – информационные наркоманы: фактов и данных им всегда мало. Информационные заседания подпитывают эту их страсть, если, конечно, проходят собранно и деловито. Попросите своих коллег-приоритетчиков предложить альтернативные каналы доставки новостей. Они с радостью поделятся своими идеями о самых эффективных и рациональных способах сбора и распространения информации
Для визуализаторов мозговой штурм – источник энергии, вдохновения и жизненных сил. Однако столь стимулирующее воздействие на них оказывает не совещание, а сам процесс мозгового штурма. Попросите визуализатора предложить вам альтернативную форму его проведения, в которой можно участвовать виртуально, удаленно или любым другим нестандартным способом. Используйте талант вашего коллеги-визуализатора к инновациям, и очень может быть, что вы изобретете совершенно новый способ осуществления мозговых штурмов.
Плановики любят инструктажи и собрания по совершенствованию умений, так как они позволяют им узнать что-то новое. Попросите своих коллег-плановиков предложить вам альтернативу традиционному инструктажу. То внимание, с которым они подходят к процедурам и формам, делает их идеальными кандидатами на роль методистов, определяющих, как нужно преподносить людям знания. Вы можете быть удивлены их находчивостью.
Изучите варианты, альтернативные собраниям. Они способны придать резкий импульс вашей революции, устранив необходимость в значительной части совещаний, которые вы проводите. Представьте себе, сколько всего вы сможете переделать в освободившееся время!
Планирование – залог успеха встречи
В 11 часов утра началось четвертое за день заседание, на котором присутствовал Алекс. Но как ни странно, его настроение было на подъеме. «По крайней мере, это совещание не обернется лишней тратой времени, – успокаивал он себя, усаживаясь в кресле. – Всем присутствующим заранее разослали данные о безопасности изделия, полученные неделю назад по итогам последнего этапа тестов прототипа. Нам нужно всего лишь обсудить результаты и принять решение о переходе к следующей фазе разработки продукта. Мы расчистим себе дорогу на три месяца вперед, а на все про все у нас уйдет от силы пятнадцать минут, не более». Алекс улыбнулся коллегам, сидящим за столом в конференц-зале.
