Двадцать минут спустя настроение Алекса уже было не таким радужным. Дискуссия, которую он с нетерпением ждал, так и не состоялась. В зале царило молчание, пока шестеро коллег Алекса пролистывали страницы доклада с результатами тестов на безопасность продукта. Было очевидно, что никто из присутствующих не ознакомился с материалами заранее – они видели их впервые. И никто не мог сказать, будут ли собравшиеся готовы принять решение о переходе к следующему этапу без дополнительных анализов и подсчетов. С тяжелым вздохом разочарования Алекс посмотрел на часы. «Еще один час потрачен впустую!» – подумал он.
В этой типичной для большинства из нас истории Алекса отражается правда жизни: успех собрания зависит от того, как к нему готовились и как его спланировали. Это означает, что у ведущего совещания есть своя особая, исключительно важная роль.
Если вы хотите существенно повысить шансы на проведение эффективного и результативного заседания, в следующий раз, когда его организатором будете назначены вы, начните подготовку заблаговременно с поиска ответов на следующие вопросы:
• Зачем нам встречаться? Какова цель собрания? К какому из шести типов его можно отнести?
• Какого результата я хочу добиться по итогам мероприятия?
• Существует ли некий альтернативный формат, который можно использовать с таким же успехом?
• Если совещание необходимо, каков идеальный формат его проведения для достижения желаемого результата: встретиться вживую, собраться виртуально или некая комбинация из этих двух вариантов? Иногда местонахождение приглашенных не позволяет им присутствовать лично. В этом случае я настойчиво рекомендую использовать технологии видеосвязи, чтобы вы могли видеть участников совещания. Значительная доля коммуникации между людьми осуществляется в невербальной форме, и если у вас не будет возможности лицезреть людей, принимающих участие в обсуждении, вы можете упустить важные, но не уловимые иными рецепторами подсказки о степени понимания или непонимания, согласия или несогласия ваших собеседников.
• Кому нужно присутствовать?
• Какую информацию я намерен получить от присутствующих?
• Что участникам совещания следует узнать или выполнить еще до его начала, чтобы мероприятие удалось?
• Что я ожидаю от присутствующих на заседании в плане подготовки и участия? Как донесу до них свои ожидания?
Отвечая на эти вопросы и методично реализуя найденные ответы, вы продвинетесь далеко вперед на пути к проведению эффективного совещания и достижению его реальной цели.
Если вы – участник собрания, то и в этом случае у вас есть важные обязанности, которые необходимо своевременно выполнить. Как всегда, прежде чем принять приглашение, вы должны оценить значимость совещания и рентабельность инвестиций в него. Затем, если решите пойти, обдумайте следующие вопросы:
• В чем состоит уникальный вклад, который я могу внести в работу этого заседания?
• Какая требуется к нему подготовка?
• Что я должен сделать до собрания, чтобы потом полноценно в нем участвовать?
Независимо от того, ведущий вы совещания или его рядовой участник, предварительная подготовка и планирование имеют огромное значение и способны существенно повысить рентабельность вложенного вами времени. Не забывайте при этом использовать сильные стороны своего стиля продуктивности. Пообещайте себе, что каждое собрание, которое вы будете вести или на котором будете присутствовать, вы сделаете эффективным и результативным. А затем своевременно подготовьтесь и все спланируйте, чтобы гарантировать себе: так и произойдет.
Составьте идеальную повестку дня
Собрание без повестки дня – что корабль без руля. Без нее вы не сможете направлять и удерживать беседу в нужном русле и не достигнете цели. Восстаньте против таких собраний, требуйте, чтобы вам дали повестку дня заранее. Если организатор встречи не может ее предоставить, то отклоните приглашение, а если считаете свое присутствие обязательным, то примите и тот факт, что ваши временные инвестиции, скорее всего, не окупятся.
Если встречу организовываете вы, тогда разработайте то, что я называю идеальной повесткой дня. Она строится с учетом:
• цели;
• задач;
• участников;
• исполнения;
• ответственности.
Идеальная повестка дня станет гарантией того, что вы себе ясно представляете цель и результаты будущего мероприятия и имеете продуманный, хорошо организованный план их достижения. Вот как это работает:
• Цель. Четко сформулируйте цель собрания в самом верху повестки дня. Например: «Цель: проанализировать квартальные показатели активности в социальных медиа».
• Результаты. Перечислите желаемые результаты совещания, к которым вы стремитесь и от достижения которых зависит, будет считаться ваша встреча успешной или нет. Например: «Результаты: а) принять новую стратегию для увеличения количества наших последователей в Twitter; б) определить частоту размещения постов в Facebook; в) выявить темы контента, генерирующие наибольшее количество дискуссий в LinkedIn». Затем, используя ожидаемые результаты как ориентир, перечислите темы и пункты для обсуждения или вопросы, которые помогут вам направлять дискуссию. Например: «Тема – Twitter: на какие твиты чаще всего делался репост в прошлом месяце? Сколько у нас последователей? Как они нас нашли? Что нам следует изменить, чтобы привлечь еще больше фолловеров?».
• Участники. Рядом с каждой темой отметьте, кто будет вести дискуссию по ней и сколько времени планируется обсуждать эту тему.
• Исполнение. В конце повестки дня оставьте место, куда затем впишете решения или дальнейшие конкретные шаги, которые должны быть реализованы по итогам совещания.
• Ответственность. Назначьте ответственного за выполнение каждого пункта из перечисленных действий и определите, к какому сроку ему следует отчитаться перед присутствующими о выполнении задачи.
Разрабатывая свою идеальную повестку дня, дайте волю собственному стилю продуктивности. Например, если вы – приоритетчик или плановик, создайте традиционную повестку: линейную и подробную, в формате документа с перечнем пунктов. Если же вы – визуализатор, попробуйте провести небольшой мозговой штурм и построить ассоциативную карту повестки дня, используя стикеры, цветные маркеры или онлайн-программу для составления интеллект-карт (несколько подобных приложений мы упоминали в седьмой главе). Вы можете даже посвятить первые три минуты совещания нанесению своей схемы на белую доску, чтобы ее могли видеть все присутствующие, попутно давая необходимые пояснения. (На рис. 14.1 и 14.2 представлены два примера идеальной повестки дня, одна – традиционного формата, с применением маркированного списка, другая – созданная с использованием техники майнд-мэппинга.) Если вы – организатор, используйте приложение для перевода устной речи в печатный текст типа CopyTalk и надиктуйте свою повестку, а затем поручите программе расшифровать аудиозапись и прислать вам ее по электронной почте.
