Вместо того чтобы автоматически принимать все приглашения, остановитесь и подумайте: какой будет для вас рентабельность инвестиций в эту встречу. Поможет ли она вам достичь своих целей? Каким образом основная тема конкретного совещания – если она вообще есть, – согласуется со стратегическими приоритетами вашей компании? Какой вклад вы сможете внести в работу заседающих? Заметит ли кто-нибудь ваше отсутствие? Сможет ли это совещание придать вам энергии или, наоборот, вытянет из вас последние соки? Не будет ли оно простым повторением последних пяти собраний?
И что самое важное: станет ли ваше участие в совещании самым лучшим способом потратить свое время? Если нет, тогда взбунтуйтесь и отклоните приглашение.
Помните: каждый раз, когда вы говорите чему-нибудь «да», вы тем самым говорите «нет» чему-то другому. Время – ценный ресурс, и заседания, на которых вы соглашаетесь присутствовать, отнюдь не бесплатны. Вот почему так важно ставить под вопрос ценность каждого из них.
Конечно, в нашем деловом мире люди могут быть удивлены и разочарованы вашим отказом. Но нужно научиться выбирать только действительно важные встречи, чтобы развивать самые ценные в своей жизни взаимоотношения. Бывает так, что правильный выбор неочевиден. Бывает, что и делать его небезболезненно.
Как-то раз один из моих ключевых клиентов попросил меня принять участие в совещании, которое должно было пройти в Чикаго 31 октября. Как всегда, я оценила значимость мероприятия, используя перечисленные выше вопросы. «Это важное совещание, – сказала я себе. – И я могу внести весомый вклад в его работу. Оно напрямую связано со стратегическими целями моей компании». И ответила клиенту:
– Я буду.
Положила трубку, раскрыла записную книжку, чтобы отметить дату в календаре, и тут обнаружила, что на это число уже есть одна запись, сделанная типографским способом: «Хеллоуин». Как же я не сообразила! Тридцать первое октября – День всех святых. Это особый день для моей трехлетней Иси. Она уже выбрала себе костюм – котенка Китти – и с нетерпением ждала момента, когда отправится в нем на праздник и сделает свой первый обход[33] домов округи – со мной «на буксире».
Я сняла трубку и перезвонила клиенту:
– Мне очень жаль, но я только сейчас вспомнила, что уже пообещала 31‑го быть в другом месте, и не смогу нарушить данное слово. Нельзя ли нам перенести совещание?
– Вы действительно не может отменить ту договоренность? – переспросил мой клиент, и его голос звучал несколько раздраженно.
– Боюсь, никак, – ответила я. – Может, мы могли бы встретиться первого или второго?
Через несколько минут нам удалось определить альтернативную дату.
Сегодня наши графики настолько перегружены, что время от времени мы вынуждены кого-нибудь разочаровывать своим отказом. Но если бы я приняла приглашение поехать в Чикаго 31 октября, я разочаровала бы самого дорогого мне человека. Вот почему я не могла допустить, чтобы это случилось.
Конечно, каждому приходится принимать подобные решения исходя из собственного набора ценностей и целей. У большинства людей выпрашивание сладостей в Хеллоуин не входит в число нерасторжимых обязательств. Для вас самым важным мероприятием может оказаться ближайший семинар, где вы обретете ценнейшее умение, что послужит вам трамплином к следующей должности. Или же день, который вы собирались посвятить упражнениям и медитации и который запланировали еще несколько недель назад, рассчитывая таким образом подзарядить свои «батарейки» после года напряженной работы. Просто нужно сфокусироваться на своей главнейшей цели, какой бы она ни была, и набраться мужества говорить «нет» приглашениям на совещания, которые не помогут вам к ней приблизиться.
Не менее важно также помнить и о стиле продуктивности, своем и своих коллег, потому что для различных типов людей совещания имеют разную ценность. Вот какую историю поведала мне коллега по работе Николь:
«Несколько лет назад у меня был сослуживец, буквально одержимый идеей “держать людей в курсе дел” и добиться того, чтобы все члены команды присутствовали на всех собраниях. Столь неэффективный подход сводил меня с ума, и у нас несколько раз возникали стычки с этим человеком. Теперь я понимаю, что причиной его поведения, которое мне казалось иррациональным и контрпродуктивным, было вовсе не отсутствие заботы и уважения к людям и их времени. Все объяснялось его острой потребностью в контакте с окружающими и внимании с их стороны. Он гордился нашей компанией и ничего так страстно не желал, как производить впечатление ценного сотрудника, вносящего значительный вклад в ее успех».
Вероятнее всего, сослуживец Николь был по стилю продуктивности организатором. Этим можно объяснить его повышенную потребность в личном контакте с людьми, которую совещания удовлетворяли. В отличие от организатора приоритетчик видит в заседаниях исключительно возможность быстро собрать и изложить факты и данные. Плановик ценит совещания только тогда, когда те помогают ему вникнуть в процесс, в процедуру. Визуализатор же использует собрания для изучения, обдумывания и интеграции идей. Каждый стиль продуктивности имеет свои цели и потребности, а также ожидания от совещаний. Учитывайте эти различия, когда зададитесь вопросом: так ли уж необходима вам конкретная встреча?
Пора произвести революцию в практике проведения совещаний. Объявите ее сегодня. Начните подвергать сомнению ценность каждого собрания, учитывать ожидания свои и своих коллег от подобного рода встреч, и если окажетесь перед выбором, то определитесь, кого можно позволить себе разочаровать, а кого ни в коем случае нельзя.
Выясните, какие есть альтернативы
Все встречи можно поделить на шесть типов в зависимости от того, чему они посвящены: донесению информации, принятию резолюции, разрешению проблемы, проведению мозгового штурма, сплочению команды или инструктажу и развитию практических навыков. Понимание различий между этими типами – важный шаг на пути к повышению эффективности их планирования и вашего участия в них.
• Информационные встречи. Во время их проведения до присутствующих доносится некая новая информация, причем от них не требуется предпринимать каких-либо действий, достаточно просто осмыслить и усвоить ее.
• Собрания в целях принятия резолюции. Как правило, в них участвуют ключевые руководители организации и другие заинтересованные лица, которые располагают необходимыми знаниями и полномочиями и в итоге приходят к некоему заключению.
• Собрания в целях решения проблемы. Такие встречи посвящены обсуждению конкретных трудностей ведения бизнеса. На них обычно излагаются факты и предыстория вопроса, обсуждаются возможные выходы из ситуации и в идеале принимается согласованное решение о конкретных действиях – будь то по устранению проблемы или сбору дополнительной информации о ней.
