организации фотозону, наиболее просто это сделать с помощью баннера — для удобства гостей, желающих получить фотографию со своим участием в юбилее.
При желании получить разные интервью и хороший видео материал — видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).
Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.
Глава 16. Завершение юбилея
Традиционное завершение — это вынос фирменного торта с датой юбилея и фейерверком на улице. В зависимости от количества гостей, торжественное угощение тортом от руководителя организации может быть чисто символическим — не может же он стоять и резать кусочки торта для трехсот человек, да и какого размера должен быть торт?
Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например — предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея, а заодно и для поддержания деятельности организации.
Глава 17. Структура затрат на юбилей организации
Базовый вопрос, интересующий всех — это стоимость проведения юбилея.
При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам моей Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами подобных мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.
Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат составила десятки миллионов рублей.
В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже привожу список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:
Статья затрат — Доля в структуре затрат
Питание — до 90%
Развлекательная программа — до 90%
Аренда базы, отеля и пр. — до 60%
Оформление площадки — до 30%
Индивидуальный пошив одежды — до 30%
Пиар сопровождение — до 20%
Услуги компании организатора — до 20%
Транспортные издержки — до 20%
Подарки гостям — до 20%
Съемки фото, видео — до 10%
Печать баннера, пригласительных и пр. — до 10%
Креативный сценарий — до 5%
Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, мало влияющих на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.
На мой взгляд, в большинстве мероприятий, однозначно можно помочь сэкономить до 30–40 % бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целей, в результате проведения юбилея.
Глава 18. Собираем урожай после юбилея
Проведя грандиозный праздник, каждой организации хочется, чтобы он дал результаты на годы и многократно окупил себя с самых разных сторон. Как этого достичь?
На мой взгляд, эти цели, конечно, нужно качественно планировать, только задумавшись о проведении юбилея.
Определившись со стратегией развития организации, необходимо максимум затрат выделить не на то, чтобы накормить или повеселить тех, кто каждый день работает в организации или пользуется услугами, покупает товары, а на новых партнеров. При невозможности пригласить или привезти и показать достижения компании на юбилее, необходимо оплатить дорогу, проживание и публикации той прессы, блогеров, информационных порталов, медиаканалов, что регулярно с удовольствием читают Ваши потенциальные клиенты, партнеры. Стоимость таких затрат сопоставима со средним чеком угощения десяти человек в стандартном московском ресторане, а результативность в сотни раз выше.
Осуществив подобные действия о достижениях организации, отпраздновавшей свой юбилей, узнают самые разные люди и организации, необходимые Вам для дальнейшего развития, что существенно облегчит работу Вашим маркетологам, специалистам по продажам и руководителям.
Об Авторе книги
Греднев Илья Борисович — автор многоканального блога для предпринимателей и руководителей #GrednevStory (набирайте хештег в поисковиках для перехода в любие социальные сети). Совладелец Event компаний: Празднуем Юбилей, Заказать Корпоратив, Anna Legenda и Welcome Krasnodar.
C 1995 года опыт работы в шоу бизнесе, пиаре и создании собственных компаний.
Совокупно отработано свыше 200 крупных рекламно-марткетинговых проектов и настроены пиар, рекламные компании свыше 1400 бизнесам.
Организацией мероприятий, как исполнитель и подрядчик, профессионально стал заниматься с 2008 года, до этого были эпизодические (3–5 раз в год) задачи для собственных компаний, партнёров и личные события.
Мне хорошо помогает смотреть на рынок шоу, праздников и маркетинговых мероприятий опыт открытия собственного кафе, ресторана и управление несколькими отелями.
С 2016 года произошло погружение в Fashion индустрию, как организатор мероприятий, эксперт, участвующий в качестве члена жюри конкурсов красоты и показов модельеров, ведущий мастер-классов и приглашенный участник радио и телепередач.
С 2017 года в рамках развития информационного взаимодействия и продвижения партнеров, заказчиков в Event сфере и маркетинговых активностях, нашими компаниями были созданы информационные порталы — Новости Юга и Fashion Media.
На сегодняшний день совокупный опыт и медиаресурсы под управлением, с налаженными партнёрскими отношениями, позволяют оказывать профессиональный спектр услуг на самом высоком уровне заказчикам в области организации мероприятий с последующим пиаром, описанным в книге.
