агентстве есть опыт, когда мы семь дней подряд встречались с ведущим каждый день, чтобы отработать все важные детали будущей для него работы.
Для разных действий, в ходе проведения юбилея, можно задействовать разных ведущих, например: для деловой части — один, для тимбилдинговых игр — другого, а для вечернего шоу приглашается третий.
Выбор между мужчиной или женщиной в роли ведущего необходимо осуществлять на основе гендерного состава гостей:
— для дам бальзаковского возраста, лучше выбирать ведущего мужчину до 35 лет
— для молодых мужчин до 33 лет, можно поставить ведущую девушку до 30 лет
— для девушек до 30 — мужчину от 35 до 45
— для смешенного состава, где средний возраст за 40 — лучше мужчину за 50 лет
При использовании в продвижении образа мужчины или женщины от Вашей организации, вышеперечисленным советам можно не следовать, а лучше выбрать ведущего, лучше всего подходящего по типажу с рекламным образом.
Обязательно ведущего нужно посвятить в основы деятельности организации и обеспечить его понимание хотя бы основ внутренней, внешней политики, чтобы при любой реплике, шутки гостей, он мог среагировать в нужном ключе.
Ещё вернемся к аспектам выбора ведущего в следующей главе, посвященной сценарию юбилея.
Глава 7. Сценарий юбилея организации
В мировой практике, вероятно, каждый день рождается новый оригинальный сценарий проведения юбилея — мне и моим сотрудникам известны сотни. Условно разделил сценарии на следующие форматы:
Официально-банкетный — просто и всем понятно, состоит из двух частей.
В первой — торжественные речи, где все слушают, в зале или ресторане, затем во второй части — выступают разные артисты, с ведущим или без, заканчивается танцами или конкурсами. Все мероприятие можно провести в один день и в одном зале.
Плюсы — минимум затрат
Минусы — сложно внести креативную составляющую
Производственно-самодеятельный — к производственным официальным отчетным речам добавляется активное участие самых разных сотрудников (устно или в заранее снятых видео роликах, фото-коллажах — аналог стенгазета из советского прошлого). В развлекательную часть активно вовлекаются члены коллектива, с песнями, пьесами, другими постановками. Можно провести в один день или растянуть на несколько, по желанию. Плюс — можно еще сильнее сэкономить, но минус — это серьезный риск потерять лицо руководителям подразделений, если их подчиненные не справятся или «плохо» подготовятся. При организации подобных форматов юбилея коллектив должен находиться в одном здании, иначе у каждого отдела будет «свой» взгляд на будущий праздник.
Реализация идеи — интересный и сложный формат, требующий серьезного проектного подхода и активного участия топ-менеджмента.
Берется определенная идея и все выступления, видео ролики и многое другое, как на елку, дополняют выдвинутый лозунг. Примеры — вывод нового продукта, реализация ноу-хау в серии продуктов, вызов со стороны рынка по сервисным показателям, улучшение качественных показателей в определенных бизнес-процессах компании и др. При реализации подобного формата юбилея, происходит по сути реинжиниринг бизнеса компании, и руководству зачастую удается «протолкнуть» разные идеи, которые обычным способом реализовать не получается. Реализация со стороны исполнителя, зависит от самых разных вводных, со стороны заказчика, т. е. для любого Event агентства — это самый трудный сценарий, требующий огромного погружения в бизнес компании на много месяцев.
Тематический формат, не связанный с производственными задачами (стиляги, пиратский и пр.) — такие юбилеи празднует руководство, когда все хорошо и хочется просто отдохнуть. В таком формате снимается турбаза или хороший загородный отель, нанимаются тимбилдинговые и экскурсионные компании, для разнообразного отдыха сотрудников и партнеров. Деловые разговоры проходят за кружкой чая, бокалом вина или шашлыками. Заодно могут быть приглашены любые артисты (вплоть до массажистов, гадалок) или бизнес-тренера для разнообразия отдыха.
Выбор определенного формата сценария подразумевает за собой фокусировку на подзадачах — от выбора ведущего, площадки, оформления, дресс-кода для гостей, до времени, выделяемого на юбилей и атмосферой всего мероприятия.
Глава 8. Юбилей с партнером или несколькими организациями
Такой формат все чаще встречается в последние годы, так как деятельность многих организаций бывает настолько переплетена, что деятельность одной, практически невозможна без другой.
При организации совместного юбилея двух и более организаций, все вышеперечисленные аспекты уместны — необходимо обязательно подключать на всех этапах руководителей организаций, участвующих партнерами в праздновании.
Желательно без присутствия подрядчиков руководителям договориться о следующих вопросах:
— Порядок представления организаций и первых лиц
— Порядок рассадки руководителей организаций
— Порядок рассадки сотрудников организаций
— Порядок рассадки гостей
— Выделить одного ответственного человека за организацию юбилея
— Поставить одного человека со списком для встречи всех гостей
— Как в проектном менеджменте, письменно согласовать все статьи бюджета мероприятия и определиться с долевым участием в финансировании юбилея
— До и после мероприятия, пиар сопровождением должен заниматься один ответственный человек, с предоставлением отчетов всем партнерам/заказчикам
Для людей из разных организаций, мало знакомых о столь тесном сотрудничестве Ваших организаций, желательно заранее подготовить подробный информационный анонс мероприятия, где будет рассказана вся многолетняя история тесного сотрудничества партнеров по юбилею.
Глава 9. Дресс-код во время проведения юбилея
В наш демократичный век уже стало принято посещать любые мероприятия в той одежде, как комфортно гостю. По нашей статистике, 70 % руководителей организаций, не придают значения специальному дресс-коду для себя и своих гостей.
При желании качественно дополнить задуманную в сценарии атмосферу, рекомендую обозначить со стороны организации празднующей юбилей, оптимальный внешний вид для гостей, и конечно, самим соответствовать заявленному.
Большинство гостей с удовольствием включаются в такую игру, даже, несмотря на то, что иногда наряд приходится заказывать для единственного мероприятия и в обозримой перспективе мало шансов его одеть хотя бы ещё раз или продать после участия в празднике.
Наиболее частые форматы дресс-кода современных юбилеев:
— Casual
— Коктейльный стиль
— Вечерние платья и фраки
— Стиль Авангард или Кантри
— Стиль Гламур или Винтаж
— Деловой официальный стиль
— Демократический (джинсы и пр.)
— Светлые тона одежды — идея максимум White Party
— Черно-белый
— Гавайский стиль (яркие летние цвета)
При создании веселой атмосферы ведущему можно смело обыгрывать наиболее соответствующие наряды гостей заявленному дресс-коду юбилея и шутливо журить тех, кто не соответствует. На эту тему хорошо входят в программу разные конкурсы, например — на выбор королевы или пары вечера в лучших одеждах.
Глава 10. Зонирование при организации юбилея
Как уже рассказано ранее, когда количество гостей превышает 100–200 человек и формат мероприятия предполагает присутствие VIP и медиаперсон, то оптимальным решением будет выделить определенные помещения для размещения участников юбилея.
Особенно это становиться актуальным, когда на юбилей
