приглашены потенциальные партнеры или те, с которыми идут активные переговоры по важным вопросам. При решении задач успешности переговоров, знакомства ключевых сотрудников с потенциальными клиентами важно исключить фактор случайного получения ненужной информации. Идеальным решением становится выделение отдельной площадки с охраной, а всем присутствующим в этом помещении объясняется, что это VIP гости. Необходимо учесть отдельную возможность от остальных гостей для курения, туалеты, даже дополнительный вход и выход.
Иногда, сразу не хочется создавать излишний официоз вокруг определенных гостей, тогда, можно задействовать вариант разделения участников юбилея после официально-торжественной части. Практически сразу объявить, что желающим потанцевать и поиграть в конкурсы необходимо пройти в это помещение, а желающим пообщаться друг с другом — в другое, для настроенных на общение с журналистами и блогерами — в третье и т. д. Аккуратно при этом определенным гостям можно сообщить, что для них предусмотрена отдельная программа, где как раз можно создать условия для нужных переговоров.
Глава 11. Оформление площадки праздника
Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:
Ярко празднично — цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.
Официально — только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.
Тематически — креативная составляющая в этом варианте не признаёт границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье «Креативные форматы оформления юбилея», на сайте нашего Event агентства, при желании поразить своих гостей и получить тысячи фото размещённые в социальных сетях!
Рекомендую не тратить излишние ресурсы на впечатления гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника — главной задачей, всегда остается, отличное настроение участников юбилея.
В моей книге «Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий» можно подробно прочитать про историю оформления, мнения экспертов и увидеть десятки современных примеров, решающих задачи правильной визуальной подачи идей события.
Глава 12. Подарки от гостей и гостям
На юбилей организации, как правило, гости приходят без подарков, за редким исключением, когда организация явно ассоциируются у гостя с личностью руководителя.
Наиболее часто гости приносят подписанные документы, заявки на продукцию или услуги, или торжественно объявляют о старте совместного проекта — это и является хорошим подарком от них!
Организация задумавшая торжество, всегда старается использовать юбилей, как отличный шанс для информирования гостей о всех своих возможностях, бывает что даже через чур — на одном из юбилеев гостям дарили пакеты, наполненные образцами продукции, сувенирами, буклетами, такого веса, что большинство женщин волочили по полу, не в силах нести их.
Подарок гостям часто стараются оформить в нематериальный вид, например в виде выступления популярного артиста, с последующей раздачей автографов и фотоссесией.
По нашим наблюдением, 98 % гостей благосклонно воспринимают любые подарки от организации празднующей юбилей, поэтому стоит пользоваться этой традицией по максимуму, с целью решения маркетинговых и пиар задач.
Глава 13. Наполнение развлекательной части
Этот блок вытекает из целей, заложенных в сценарии, поэтому кратко перечислю основные стандартные пожелания празднующих юбилей:
— Аниматоры, мимы
— Музыканты, DJ
— Скрипачи, саксофонисты, арфистки
— Вокалисты, кавер-группы
— Музыкальные оркестры
— Шоу-балеты и танцевальные дуэты, Go-Go
Шоу-программы:
— Бармен-шоу
— Силовое шоу
— Шоу на полотнах и кольце
— Шоу в бокале
— Акробатические номера
— Ледовое шоу
— Шоу Поющие бокалы
— Шоу перевернутых картин
— Скрипичное световое шоу
— Шоколадное шоу
— Сигарное шоу
— Лазерное шоу
— Песочное шоу
— Шоу световых картин
— Шоу иллюзиониста
— Пародисты и двойники
— Японское шоу
— Светодиодное и зеркальное шоу
— Афро шоу
— Шоу барабанщиц
— Экстремальное шоу с крокодилом и рептилиями
— Шоу с саблями
— Огненное фаер шоу
На welcome (встреча гостей или до старта торжественной части мероприятия):
— Живые статуи
— Леди-фуршет и Леди-букет
— Зеркальные люди, мимы
— Человек-пружина
— Стилизованные ростовые куклы
— Ходулисты, джамперы
— Интерактивные игры
— Винное казино
— Шаржист
— Микромагия
— Пирамида с шампанским
— Шоколадный и сырный фондю
— Фруктовые композиции и полотна
— Сладкий кенди-бар
Важно не переусердствовать, чтобы юбилей не превратился в обычный концерт, где гости являются только зрителями. Развлекательная часть должна только красиво дополнять главную задачу — общение гостей на тему юбилея организации.
Последние годы, организации, где большинство сотрудников женщины старше 30 лет, стали регулярно заказывать Fashion показы современных российских модельеров — шоу стоит не дорого, по сравнению с приездом хорошей кавер-группы или звёзд федерального уровня, а ощущение сказочной магии моды, гламура очень ярко дополняет положительными эмоциями любой юбилей.
Заканчивать развлекательную часть рекомендуем танцами, большинство современных жителей мегаполисов проводят огромное количество времени сидя в офисах и за рулем машины в пробках, поэтому с огромным удовольствием отдыхают под современные хиты.
Глава 14. Организация питания
В наших традициях раньше принято было, что большая часть юбилеев проводилась только за столом, поэтому часто затраты на питание гостей составляли до 90 % бюджета мероприятия.
Настоятельно рекомендую не следовать этой разорительной традиции, что бы Вам не говорили рестораторы, тем более, что современные гости приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер, в таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.
Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра.
VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню — это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.
При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе, т. е. около основного места событий.
Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея.
Глава 15. Съемки фото, видео и интерактивная трансляция
Количество гостей и задачи юбилея, определяют уровень и количество специалистов, осуществляющих съемку.
Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.
Рекомендуем всегда оформлять в стиле
