После составления списка потенциальных поставщиков подумайте над созданием цикла выбора поставщика, рассчитанного на один месяц. Ниже приводится простая схема такого цикла.
Неделя 1. Вы отправляете техническое задание четырем или пяти поставщикам из окончательного списка. В задании надо подробно описать все функции и особенности решения, которые вы бы хотели проверить на встрече с поставщиком, запланированной на этой неделе.
Неделя 2 или 3. Личные презентации всех поставщиков (как вариант презентация может проходить онлайн). По возможности постарайтесь, чтобы все заинтересованные стороны в вашей компании посмотрели записи этих презентаций. На данном этапе можно начать отсеивать поставщиков, основываясь на представленных возможностях их решений.
Неделя 3. Анализ предложений всех оставшихся поставщиков. Предложения должны быть лаконичными, ведь 20-страничное предложение от четырех продавцов – это 80 страниц, которые придется внимательно прочитать вам и сотрудникам вашей компании.
Неделя 4. Принятие решения и переговоры с выбранным поставщиком.
Если описание показалось вам слишком простым, то только потому, что этот процесс излишне усложняют. В целом, если вы со своей стороны сделали все необходимое и проверили потенциальных кандидатов, то любой из них должен удовлетворять вашим техническим требованиям. Поэтому решение следует принимать исходя из указанных ниже нематериальных преимуществ.
• Какое решение наилучшим образом удовлетворяет потребности компании?
• Какое решение будет наиболее легким в использовании и упростит процесс адаптации сотрудников?
• Какое решение позволит в кратчайшие сроки обеспечить стабильную работу системы контент-маркетинга?
• Какое решение сопровождается самой лучшей технической поддержкой?
• Какое решение может быть адаптировано к изменяющимся и растущим потребностям, то есть будет способствовать, а не препятствовать изменениям?
2. Внедрение и интеграция
Успешному внедрению программного обеспечения посвящено множество книг, поэтому мы не будем сейчас останавливаться на всех деталях этого процесса. Следует отметить, что внедрение и интеграция во многом зависят от типа выбранного решения (например, электронная почта, система управления контентом, аналитическая система, онлайн-система, коммерческая программа или программа с открытым исходным кодом). Но при составлении плана проекта примите во внимание следующие особенности.
• Перед тем как оплачивать программу, уточните сроки ее внедрения. Выбирая поставщика решения, убедитесь, что у вас хватает времени на внедрение программы и этот термин соответствует потребностям компании.
• Не пытайтесь объять необъятное – это новый процесс для компании. Некоторые детали останутся неопределенными вплоть до самого запуска проекта. Всегда возникают непредвиденные обстоятельства – очень редко получается все учесть заранее. Поймите это и не сидите ночи напролет, стараясь не упустить ничего из виду. В первую очередь проверяйте работу основных функций. Выбранная программа должна обладать потенциалом для адаптации, чтобы она позволяла легко вносить небольшие изменения в процессе эксплуатации.
• Надо назначить сотрудников, которые будут отвечать за каждый элемент контента, – всегда должен быть кто-то отвечающий за качество контента и его публикацию. Как уже говорилось в главе 7, можно назначить несколько человек, которые будут отвечать за разные статьи, разделы или страницы сайта или даже за работу в различных социальных медиа, – за каждым элементом контента должен быть закреплен ответственный за качество, точность и актуальность информации.
• Упростите работу, порядок действий и процесс утверждения – не поддавайтесь желанию использовать технические инструменты, чтобы свалить все в одну кучу. Если созданный процесс сложный или громоздкий, то будьте готовы к тому, что потребуется время на адаптацию. Главное, чтобы новые инструменты помогали процессу, а не препятствовали ему. Начинайте с простых элементов и добавляйте ограничения, по мере того как сотрудники начнут нарушать правила или не смогут справляться с работой.
3. Управление и поддержка
Кроме выбора технического инструмента, не менее важно учитывать глобальную стратегию и разработать план предоставления услуг и поддержки этого инструмента. Почему-то производители услуг часто предпочитают отойти в сторонку на первых этапах, когда принимается решение, какие инструменты будут внедряться, и определяется бюджет. Поэтому предупреждаем: не потеряйтесь среди изобилия ярких инструментов, – помните, что кто-то должен всем этим управлять и поддерживать в рабочем состоянии.
Два элемента успешного управления программными продуктами – внедрение и техническая поддержка в рабочем состоянии. Нужны оба элемента, поэтому не стоит забывать о технической поддержке. Последствия неверного внедрения очевидны: неработающее, неудобное программное обеспечение, возникновение ошибок (или и то и другое). Последствия неверного управления и обновления системы не так очевидны, но не менее серьезны.
Обычно для внедрения и поддержки нанимают внешних IT-специалистов, но в этом случае часто возникают проблемы с оперативной настройкой и поддержкой программного обеспечения, особенно когда срочные коррекции требуются часто.
Вывод таков: не экономьте на услугах, необходимых после запуска программы, внесите их в план и бюджет проекта при выборе и внедрении программного обеспечения. Сразу определитесь, кто будет отвечать за срочную настройку, обновление и модификацию программы. Это не самая приятная часть работы. Но учитывая то, что вы выбрали инструмент, способный подстраиваться под ваши потребности, успех этапа технической поддержки и обслуживания определяет длительность и надежность работы инструмента.
4. Обновление и улучшение
Итак, вы внедрили новые инструменты, обучили работать с ними конечных пользователей и справились с проблемами технического обслуживания. Все инструменты сочетаются, создавая единый механизм контент-маркетинга, они обладают потенциалом для адаптации, позволяющим успешно проводить изменения. Теперь можно подумать об улучшении проекта. Для этого придется начать все сначала: еще раз тщательно все обдумайте, чтобы сложный процесс стал по-настоящему окупаться.
Запомните, что эти обновления следует рассматривать как упрощенную версию реализации оригинального проекта. Желательно начать весь процесс заново. Создайте приложение к вашему описанию проекта и действуйте в соответствии с ним. Хорошо то, что можно пропустить этап выбора решения, ведь мы надеемся, что вы выбрали оптимальный инструмент, который будет увеличиваться вместе с расширением вашей деятельности в контент-маркетинге.
Правильный выбор технических инструментов, несомненно, укрепит ваш бизнес. Они не только повысят эффективность процесса контент-маркетинга, но и (в зависимости от деятельности вашей компании) предоставят различные возможности для обеспечения конкурентных преимуществ, повышения дохода и оптимизации методов общения с клиентами и партнерами.
