результата вы ожидаете на выходе. Это свидетельствует о высоком уровне ответственности и о том, что вы цените время своих коллег. В начале собрания скажите: «Успешным итогом этого собрания было бы то-то и то-то». В конце подытожьте, достигли вы этого результата или нет; если нет, то перечислите, чего не хватает.
В начале каждой видеоконференции или конференцсвязи выделяйте пять минут на то, чтобы представить участников. Попросите каждого поделиться какой-нибудь новостью профессионального или личного плана. Это позволит укрепить доверие, выявить факторы уязвимости и лучше познакомиться с другими участниками мероприятия. За сутки до собрания разошлите участникам повестку дня и предложите каждому вести дискуссию по одному из вопросов. Периодически, а не только в конце конференции, просите каждого принимать участие в обсуждении. Если это конференцсвязь по телефону, запретите использовать кнопку «выключение микрофона», чтобы избежать неловких пауз и выполнения нескольких дел одновременно.
Из уважения ко времени других участников встречи не забывайте следить за тем, не может ли кто-то из них уже покинуть собрание. Например, один директор по цифровым технологиям компании из рейтинга Fortune Global 500 регулярно удаляет из приглашений на повторяющиеся встречи тех руководителей высшего звена, участие которых уже не требуется.
Проще говоря, мы все ценим собственное время. А если мы будем демонстрировать уважение к времени других людей, это колоссально увеличит ощущение удовлетворенности ситуацией и стремление работать.
Как сделать собрания более ценными для всех участников
• Убедитесь, что у каждого из присутствующих есть ответ на вопрос «Зачем я на этом собрании?».
• Планируйте только собрания, требующие минимальных затрат времени. Помните закон Паркинсона: работа заполняет время, отпущенное на нее.
• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя.
• Перед собранием разошлите всем ясную повестку дня или четко сформулируйте, к чему вы в итоге хотели бы прийти.
• Каждую неделю организуйте «час виртуального офиса» – выход на связь по поводу мелких вопросов, для обсуждения которых не требуется общее собрание.
• Чаще пересматривайте список повторяющихся мероприятий и отменяйте те из них, которые уже не актуальны.
• Не организуйте встреч с более чем восемью участниками, если только это не стратегическое расширенное собрание коллектива, общее совещание или собрание с целью доведения важной информации до всего подразделения.
• Если вы пригласили на встречу кого-то из топ-менеджеров компании, четко укажите, насколько обязательным является его присутствие и сможет ли вместо него в случае необходимости присутствовать заместитель.
Перестаньте делать несколько дел одновременно
Сейчас 16:15, среда, и я одновременно отвечаю на свои электронные письма в одной вкладке браузера, делаю заблаговременные покупки к Рождеству в онлайн-магазине в другой и выбираю ресторан для ужина в третьей. Мне кажется, я почти нашла идеальный рождественский подарок… и тут чей-то голос возвращает меня к реальности: «Эрика, как вы считаете?.. Эрика. Эрика? Эрика!»
Точно. У меня же конференцсвязь. «Извините, у меня был выключен микрофон», – говорю я, хотя он вовсе не был выключен, я просто была погружена в свои мысли. О чем же только что шел разговор? Бизнес-план? «Да, я полностью согласна с последним утверждением», – выпалила я, судорожно закрывая свои полдесятка вкладок и переводя дыхание. Кто-нибудь заметил, что я не слушала? «О, прекрасно, это отличная новость, – говорит кто-то в ответ, – спасибо, Эрика». Чудом пронесло.
У каждого из нас есть слабые места. Мои – это многочисленные вкладки в браузере и кнопка отключения микрофона. Все знают, что совмещать звонки по телефону или видеоконференции с другими делами – очень легко, но рискованно. Лично я, каюсь, прекрасно знаю на своем опыте, как это уменьшает способность понимать услышанное. Но по крайней мере я в этом не одинока. Согласно одному исследованию, примерно 65 % респондентов признались, что во время видеоконференций параллельно занимаются другими делами или отвечают на сообщения[47].
Именно поэтому я взяла за правило запрещать использование кнопки отключения микрофона во время конференций с членами моей команды. Кроме того, я стараюсь планировать только действительно нужные собрания и приглашать на них только тех участников, которых обсуждение действительно касается, чтобы у коллег не было причин во время обсуждения бесцельно витать в облаках.
Однажды я проводила мастер-класс для 30 представителей фармацевтической компании. Все казались заинтересованными, за исключением одной женщины в заднем ряду, которая не отрывала глаз от своего телефона. И даже когда я была буквально в метре от нее, она так и осталась слово приклеенной к экрану. Это раздражало меня и даже отвлекало других присутствующих. При этом по должности она была едва ли не самой старшей из присутствующих! Мы все хотя бы раз так делали. И поэтому наша задача – знать о рисках такого поведения и понимать, как это влияет на наше собственное внимание.
* * *
Понять, зачем нам демонстрировать уважение к другим людям, совсем несложно. Это нужно для того, чтобы люди на своем рабочем месте чувствовали свою значимость. Приемы, описанные в этой главе, помогут вам по-настоящему ценить вклад ваших сотрудников в работу и демонстрировать это при общении в цифровом формате.
Воспользуйтесь приведенной ниже шкалой оценки, чтобы понять, выполняется ли установка на демонстрацию уважения в вашем коллективе. Отметьте одну ячейку напротив каждого утверждения. Чем больше было выбрано вариантов «Абсолютно согласен», тем выше ценят работников в вашей организации.
Глава 5. Общаться внимательно
Семь раз подумай, один – напиши
Общаться внимательно – значит формулировать свои сообщения так, чтобы было ясно, что мы имеем в виду, и четко указывать, что нам нужно (от кого и когда), – одним словом, так, чтобы сообщения не вносили раздражающей двусмысленности в работу коллектива.
Я была младшим ребенком в семье иммигрантов из Индии, и потому довольно легко схватывала основы английской грамматики. Но поначалу мне не хватало понимания некоторых контекстуальных нюансов, которые были очевидны для моих сверстников. Помню, как однажды предложила одноклассникам пойти в местный ресторан со своей семьей. В какой-то момент подруга шепнула мне, что официанты считают нас «грубыми». Никто не говорил ничего, что могло бы вызвать такую реакцию, все дело было в тоне общения. Понимаете ли, когда люди просят что-то на индийском английском, они используют нисходящую интонацию, и это звучит больше как утверждение, чем как вопрос. Большинство американцев привыкли к тому, что просьба должна заканчиваться восходящей интонацией. И тогда я точно поняла, что моя подруга имела в виду: мы с моей семьей, сами того не подозревая, в ресторане вели себя как хозяева, которые отдают приказы слугам!
Когда люди общаются, они
