Группирование – обратная сторона индивидуальной рабочей недели: мы компонуем схожие задачи, чтобы повысить эффективность. Группирование означает своевременность выполнения действий. Не отвлекаясь и не снижая концентрации внимания, вы накапливаете похожие дела, а потом решаете их одним махом.
Например, некоторые в первые десять минут часа разбирают почту. Они копят сообщения в течение часа, после чего сортируют их все сразу. Так они избегают децентрализации внимания, не переключаясь с одной задачи на другую, когда те падают в почтовый ящик.
Еще один пример: мы с женой готовим по воскресеньям еду на всю неделю, проводя несколько приятных часов на кухне. Потом мы либо замораживаем приготовленное, либо убираем его в холодильник по порциям на неделю. Или вот еще в качестве примера: накопленной за неделю бумажной работе я посвящаю утро пятницы, а в течение недели счетами не занимаюсь.
Не делайте порознь бытовые покупки, которые нельзя поручить стороннему исполнителю. Продумайте, что еще вам надо приобрести, и найдите эффективный способ это сделать. Например, если нужно забежать в аптеку, постарайтесь найти время по возвращении домой с работы. Анализируя, какие именно задачи можно сгруппировать, не забывайте, что гораздо лучше вообще аннулировать их, если позволяют обстоятельства. Множество мелких дел предполагает обработку документов, поэтому я собрал некоторые инструменты, помогающие сократить поток бумаг.
Приложения для жизни без бумаг
LifeLock помогает предотвратить кражу личных данных, автоматически удаляя ваше имя из всех списков рассылки, в которых вы не хотите состоять. Услуга возобновляется ежемесячно для гарантии того, что вы удалены изо всех списков и не занесены в новые. За три месяца регистрации на LifeLock объем моих входящих писем сократился примерно на 70 %.
Некоммерческий сервис TrustedID сотрудничает с компаниями и проверяет рассылку каталогов правильным адресатам. Можно воспользоваться функцией поиска по огромной базе и удалить свое имя из любых списков.
Устройство Square Reader позволяет проводить платежи кредитной картой с iPhone по низкой ставке и без ежемесячных комиссий. Платежи одобряются мгновенно, а вы и продавец получаете копии чеков по электронной почте. Необязательно носить с собой кардридер, номер карты можно забить вручную, но тогда процент, правда, будет выше.
HelloFax предоставляет вам номер факса, а документы, отправленные на него, пересылает на ваш электронный адрес. Вы легко заполняете формы, подписываете документы и запрашиваете подписи у других людей, а потом отправляете документы по факсу. Я уже три года не держал в руках бумагу для факса.
С помощью SignNow вы без труда перешлете документ с любого устройства, включая iPhone. За считаные минуты вам придет электронное письмо, которое поможет зарегистрироваться, заполнить формы и переслать документ на подпись. Сервис похож на HelloFax, только не работает с факсами, зато он бесплатный и хорошо совместим с мобильными устройствами.
Doxie – это маленький портативный сканер, который оцифрует ваши документы и отправит их в «облако» Dropbox или Google Docs. Модель с Wi-Fi не требует для работы компьютера, так что можно сканировать откуда угодно, а потом синхронизировать электронные бумаги.
Если у вас еще есть необходимость в отправке обычных писем, то PostalMethods позволяет загрузить документ через свой интерфейс или по электронной почте. Компания распечатает его, положит в конверт, проштампует и отправит по почте. И не надо больше облизывать марки.
Для оставшейся корреспонденции подойдет виртуальный почтовый ящик: сервис Virtual Post Mail предоставит вам абонентский ящик и будет показывать все поступающие письма. Вы можете оставить этот ящик открытым, и тогда для вас будут сканировать содержимое, выбрасывать ненужное или пересылать корреспонденцию на любой адрес. Также можно настроить автоматическое действие на письма конкретных отправителей. Таким образом вы сможете проверить свою почту, загрузить и переслать изображения и PDF-файлы, загорая на пляже в Таиланде, или поручить помощнику сортировать все сообщения за вас. Virtual Post Mail предлагает опцию управления счетами. Это прекрасно, особенно если вы сдаете недвижимость в аренду или имеете дело со множеством чеков и квитанций. Можно отсылать их сразу же на адрес Virtual Post Mail, и сотрудники компании будут оплачивать их в банке: комиссия составляет доллар за каждый счет.
