настроение;
— не отшучивайтесь, не меняйте тему разговора;
— не приписывайте партнеру того, чего он не говорил;
— если критическое замечание высказано нестрого, не используйте это для полемики, а постарайтесь вопросами уточнить, что имел в виду ваш партнер;
— не приписывайте критикующему скрытых враждебных мотивов;
— дайте понять партнеру, что вы его критику поняли.
При засекречивании информации надо исходить из принципа экономической выгоды и безопасности фирмы. Объявляя ту или иную информацию коммерческой тайной, важно соблюсти «золотую середину». Чрезмерное засекречивание деятельности фирмы способно вызвать потерю прибылей. Те же результаты может вызвать пренебрежительное отношение к коммерческой тайне.
Информация типа «ноу-хау» должна быть отнесена к разряду коммерческих тайн. Здесь существует один аспект — охрана таких сведений от персонала своей фирмы, т. к. всегда существует опасность, что тот или иной сотрудник уволится и перейдет работать в конкурирующую фирму. Существует прием, при помощи которого работодатель может застра-ховать себя от разглашения коммерческой тайны. Предприниматель заключает с сотрудником соглашение о запрещении конкуренции по истечении срока договора найма. Этим соглашением сотруднику после увольнения запрещается какая-либо деятельность в конкурирующей фирме. Такого рода ограничения могут действовать лишь в течение определенного срока после расторжения договора найма. Кроме того, в период осуществления подобного ограничения лицу должно выплачиваться вознаграждение.
Информация, которая попадает под понятие рационализаторского предложения, изобретения и т. п., на стадии разработки должна быть отнесена к коммерческой тайне. Принятие решения не подавать заявку на изобретение на патентоспособное техническое решение возможно только по договоренности с автором, т. к., по общему правилу, если работодатель в течение трех месяцев с даты уведомления его автором о создании изобретения не подаст заявку на него, автор вправе сам подать заявку и получить патент на свое имя.
Особое внимание надо уделять охране договоров, заключаемых фирмой. В определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения. Их следует хранить в одном месте у одного ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лиц, ответственных за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.
Коммерсанту, начинающему создавать систему безопасности на своей фирме, можно порекомендовать следующее:
— необходимо отказаться от мысли, что это будет малозатратное, дешевое мероприятие;
— надо смириться с мыслью о том, что руководитель службы безопасности будет посвящен во все тонкости и тайны бизнеса;
— придется согласиться с тем, что в сфере производства и его обеспечения будут введены особые защитные механизмы работы с информацией;
— систему безопасности фирмы должны создавать профессионалы, а сотрудничество с ними может быть плодотворным, только если оно долгосрочное.
План по защите коммерческой тайны может предусматривать:
— предотвращение кражи секретной информации фирмы;
— придание коммерческим секретам фирмы максимально значащего внешнего вида;
— создание условий для предотвращения утечки секретной информации через персонал фирмы.
Для анализа коммерческой информации фирмы и создания программ ее защиты необходимо:
— определить, какая коммерческая информация фирмы является ее секретом;
— установить места ее накопления;
— выявить потенциальные каналы ее утечки;
— получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;
— проанализировать соотношение затрат и доходов по использованию различных технологий, обеспечивающих защиту секретной информации;
— назначить сотрудников фирмы, ответственных за каждый участок системы обеспечения безопасности;
— подготовить график проверки состояния дел на участках.
Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя работу по следующим направлениям:
— контроль сооружения и оборудования фирмы (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль помещений фирмы);
— работа с персоналом фирмы (беседы при приеме на работу, инструктаж вновь принятых с правилами и процедурами охраны информации на фирме, обучение служащих вопросам сохранения коммерческой информации фирмы, стимулирование соблюдения коммерческий тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении информации фирмы, беседы с увольняемыми);
— организация работы с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за секретными документами, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана чужих секретов);
— работа с конфиденциальной информацией, накопленной в ПК фирмы;
— учет и проверка наличия конфиденциальной информации на различного рода носителях;
— защита коммерческой тайны фирмы в процессе заключения контрактов. Важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе.
Правила работы с документами, содержащими секретную и конфиденциальную информацию, предусматривают:
— строгий контроль за допуском персонала к секретным документам фирмы;
— точное установление того, кто конкретно из руководства и служащих фирмы организует и контролирует секретное делопроизводство фирмы, наделение их соответствующими полномочиями;
— разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников фирмы;
— контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;
— введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих доступ к ее секретам;
— внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;
— личный контроль со стороны руководителя фирмы за работой службы внутренней безопасности и секретного делопроизводства.
Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники фирмы, не имеющие разрешения на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери с патентованными замками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц.
Черновики секретных документов фирмы должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики должны уничтожаться уполномоченными на то служащими. Число копий секретных документов фирмы должно строго учитываться, а копировальные машины снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин могут стать источником утечки информации и должны быть предметом особых забот. Использованная копировальная бумага и лента должны уничтожаться под контролем ответственных лиц.
Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Доставку секретных документов и ценностей надо организовать собственными силами с привлечением охранников фирмы, или обращаться в те фирмы, которые за плату оказывают такие услуги. Служащие фирмы, отвечающие за сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы хорошей платой за работу. В процессе хранения и пересылки секретных документов фирмы могут быть применены средства защиты и сигнализации о несанкционированном доступе к ним. Одна из новинок — невидимое светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявляться под воздействием света, указывая тем самым на факт несанкционированного ознакомления с документами или их фотографирования.
Использование качественных замков и разнообразных средств сигнализации, хорошая звукоизоляция стен, дверей,
