В центральном аппарате министерства существовали должности, соответствовавшие петровским чиновничьим рангам: канцлер соответствовал I классу (генерал-фельдмаршал в армии), действительный тайный советник — II классу (генерал от инфантерии, кавалерии или артиллерии), тайный советник — III классу (генерал-лейтенант), действительный статский советник — IV классу (генерал-майор), статский советник — V классу (без армейского соответствия), коллежский советник — VI классу (полковник), надворный советник — VII классу (подполковник), коллежский асессор — VIII классу (майор), титулярный советник — IX классу (капитан), а коллежский секретарь — X классу (штабс-капитан), в то время как в посольствах, миссиях и консульствах были должности послов, посланников, консулов, советников, секретарей и атташе.
Отсутствие единого кадрового расписания для центрального аппарата Министерства иностранных дел и для его заграничных учреждений было большим неудобством, оно не позволяло правильно планировать использование кадров и осуществлять их ротацию, не говоря уже о том, чтобы соблюдать в отношении них хотя бы видимость социальной справедливости. Петровские ранги начнут исчезать из дипломатического обихода лишь при А. П. Извольском.
Послы и посланники назначались из чиновников первых четырёх классов, к V классу обычно принадлежали министры-резиденты, советники посольств и миссий, 1-й драгоман[14] в Константинополе, генконсулы на Востоке, младшие советники и вице-директора департаментов МИД; к VI классу — старшие секретари посольств, прочие генконсулы (в Европе, Латинской Америке), начальник Учебного отделения восточных языков МИД; к VII классу — младшие секретари посольств, старший драгоман в Персии; к VIII классу — вице-консул в Османской империи, 3-й секретарь канцелярии МИД, врач Московского Главного архива; к X классу — секретари консульств в Европе, к XII классу — лекарский помощник.
При Н. К. Гирсе особых изменений в порядке работы Министерства иностранных дел сделано не было, если не считать упразднение, по распоряжению Александра III, французского языка во внутренней политической переписке и переход на русский язык и введение регулярного курьерского сообщения Центра с загранучреждениями (1888). Кроме того, царь навёл кое-какой порядок с баронами. Их последнее время в России и особенно в МИД набралось столько, что они обратили на себя особое внимание венценосца, тем более что большинство из них не смогли подкрепить свои баронские титулы достоверными генеалогиями. Император одним росчерком пера уничтожил всё фальшивое «баронское племя», сделав, по воспоминаниям И. Я. Коростовца, исключение для одного лишь посла Моренгойма.
В конце XIX — начале XX века Министерство иностранных дел Российской империи состояло из канцелярии и трёх департаментов: упомянутого Азиатского, внутренних сношений и кадрово-хозяйственного — ДЛСиХД. И всё. «Где же департаменты, занимавшиеся другими частями света, к примеру, Европой, Америкой и т. п.?» — спросит знающий читатель. А нигде. Европейского или Американского департаментов в структуре МИД России долгое время просто не было, и все политические дела, касавшиеся Европы, Америки, Африки или Австралии, сосредоточивались в… канцелярии! Канцелярия была святая святых МИД, куда доступ молодым и неопытным сотрудникам был заказан и куда дипломат мог попасть лишь после двух лет службы в каком-нибудь департаменте или, как шутил И. Я. Коростовец, чиновник, имеющий в фамилии частицу «фон».
Канцелярией при В. Н. Ламздорфе управлял русский князь с длинной и нелепой фамилией, недалёкий и твердолобый бюрократ В. С. Оболенский-Нелединский-Мелецкий, будущий его товарищ (заместитель) и близкий друг. Князь страдал нервным тиком, передёргивавшим его лицо, ввиду чего при приёме в своём кабинете людей закрывал нижнюю часть лица платком.
При канцелярии находились две экспедиции: первая ведала шифрами, а вторая — газетами (позже преобразована в бюро печати — то, что теперь называют пресс-отделом министерства). Но на самом деле канцелярия была похожей на настоящее разведывательное подразделение. В её составе находился так называемый «старший чиновник» или начальник «чёрного кабинета», в обязанности которого входили перехват и перлюстрация почтовой корреспонденции и секретных телеграмм иностранных представителей в Петербурге. Этот чиновник сидел в своём «чёрном кабинете» и заботился о том, чтобы секретные депеши аккредитованных при его императорском величестве Николае II иностранных послов и посланников непременно попадали на стол к русскому министру иностранных дел раньше, чем к адресату. Как вспоминают очевидцы, справлялся «чёрный кабинет» со своими обязанностями превосходно.
Попутно отметим, что удачно решать свои разведывательные задачи помогал ему сам способ передачи дипломатических депеш. Радио тогда ещё не было изобретено, но зато существовал телеграф. Собственными телеграфными станциями посольства не располагали — слишком дорого, и дипломаты, естественно, были вынуждены прибегать к услугам общегородских, разумеется центральных, телеграфных станций. Например, посол Великобритании или Франции, зашифровав текст послания своему министру иностранных дел, запечатывал его в конверт и отправлял с курьером на Центральный Петербургский телеграф. Там конверт с депешей ждал и перехватывал специальный чиновник «чёрного кабинета», он аккуратно его вскрывал и тщательно переписывал всю зашифрованную часть послания — цифирь. После этого он также аккуратно запечатывал конверт с текстом, отправлял его по назначению почтовому оператору, а копию шифрованного текста со срочным курьером переправлял криптографам канцелярии Министерства иностранных дел. Если шифр был уже взломан, то криптографы быстро переводили цифирь на понятный русский язык и доставляли текст непосредственно министру иностранных дел России. Если шифр был новый, то они приступали к его расшифровке. Тогда, чтобы облегчить задачу, их снабжали как можно большим количеством открытых исходных текстов из того же источника. Впрочем, шифры тогда были не такими уж и сложными, а русские математики всегда славились своими способностями. Примерно так же, по принципу взаимности, поступали и в Берлине, и в Париже, и в других европейских столицах, так что секретные депеши русских дипломатов тоже могли вскрываться и расшифровываться.
Департаменты делились на отделения и столы, возглавляемые столоначальниками и занимавшиеся дипломатическими отношениями с конкретными регионами или странами. Азиатский департамент, переименованный при Ламздорфе в 1-й, состоял из двух отделений: Ближнего и Дальнего Востока. Начальником первого был Д. К Семёновский-Курило, а второго — М. Г. Жданов. В отделении Ближнего Востока было четыре стола: турецкий, славянский, греческий и политический, в которых работали по два-три сотрудника. За громким названием политического стола скрывалась шифровальная служба департамента.
Департамент внутренних сношений ведал консульскими и юридическими вопросами, во главе его стоял опытный человек — барон Ф. Р. Остен-Сакен, привлекавший к себе всеобщее внимание тем, что не ходил в здании министерства, а бегал трусцой.
