Итак, теперь вся почта лежит в определенном месте. Хорошо. Наконец-то случайные кипы конвертов, каталогов, журналов и рекламных листовок воссоединились. Это был их прощальный тур. Больше вы не увидите такого количества запечатанных конвертов, разбросанных по всему дому. Вздохните с облегчением. Насладитесь этим моментом! Вы только что сделали нечто весьма существенное.
Время отдыха закончилось.
Анализ накопившейся почты и алгоритм работы с ней
Начиная с завтрашнего дня вы работаете с почтой следующим образом. Приносите ее в дом и сразу кладете на место. Не нужно выискивать в письмах что-то интересненькое. (Сожалею.) Если у вас нет времени на сортировку, оставьте письма на своем месте, пока не будете готовы и займитесь другими делами. Вы почувствуете, когда придет наиболее подходящее время для работы с корреспонденцией. Возможно, вы получили много писем, а может, и не получили вовсе. В любом случае нужно учиться планировать время на их сортировку и вскрытие.
Вам потребуется корзина (пакет, емкость) для каждой из предлагаемых категорий, а также шредер и мусорное ведро (коробка для макулатуры).
Каталоги
Реклама
Счета
Запросы
Приглашения (имеют крайний срок)
Прочитать и сохранить (включает личную переписку)
Актуальные вопросы (нуждаются в решении)
Журналы и периодика
Теперь мы рассортируем и обработаем накопившуюся корреспонденцию. Все это вы станете проделывать каждый раз, получив почту. Надеюсь, у вас больше не будет такого количества писем, в котором можно утонуть, и это повод праздновать успех. Не дуйтесь, не жалейте себя, не считайте себя глупцом или еще кем-нибудь похуже из-за необходимости так последовательно и механически сортировать почту. Кого это волнует? Все, чего мы действительно хотим, — это последовательно и регулярно работать с корреспонденцией. Почему вы этого не делали прежде или как это характеризует ваш характер, не имеет никакого значения. Неприятные разговоры нам не нужны. Сегодня мы вырабатываем новый навык. Сосредоточьтесь на этом.
А теперь начнем сортировать корреспонденцию по корзинам.
Каталоги
Переройте все стопки и вытащите каталоги. Они большие, и их легко найти. Доставайте все. Если в ближайшее время вы не собираетесь делать по ним покупки, бросайте их сразу в мусорное ведро. Если вы больше не хотите получать какие-то каталоги, оторвите последнюю страницу со своим адресом, клиентским кодом и бесплатным номером для справок и сохраните, чтобы исключить себя из списка рассылок. Если собираетесь делать покупки, сохраняйте только нужные каталоги. Они отправляются в корзину для каталогов, а оторванные последние странички кладите в корзину актуальных вопросов.
Не сто́ит хранить каталоги дольше указанного на них срока. У каждого из них есть номер выпуска или название (например «Июль — август»), поэтому выберите актуальные, а от остальных избавьтесь. Если вы присмотрели конкретную вещь для покупки в более раннем каталоге, удостоверьтесь, что товар доступен в новом выпуске, и выбрасывайте старый.
Переходим к рекламе.
Реклама
То же самое. Выберите из кипы почтовый спам. Предложения открыть кредитную карту и все, что попахивает кражей личных данных, отправьте в шредер. Остальной почтовый мусор выбросьте. Запустите шредер прямо сейчас. Я подожду.
Хорошо. Заметьте, мы еще не открыли ни одного письма. Вы обнаружите существенную экономию времени, если будете делать это регулярно, а не разбирать почтовые завалы.
Подошел черед специальных писем, с которыми вы уже свыклись. Прежде чем открыть любое из них, рассортируем то, что осталось.
Типы полезных писем
Счета. Здесь все понятно. Вы воспользовались некой услугой или взяли на себя финансовое обязательство, и теперь вас просят заплатить за это. Справедливо.
Просьбы. Вы (и (или) ваши друзья) поддерживаете различные благотворительные организации, и вас попросили о помощи.
Приглашения и события. Двадцать пятая годовщина свадьбы Ральфа и Сабины, помолвка Сьюзен и Джона, ежегодный визит к стоматологу и так далее.
Прочитать и сохранить. Письма от друзей, поздравительные открытки и т. п.
Актуальные вопросы. Это письма, требующие вашего ответа и имеющие крайний срок, например уведомление о школьной экскурсии в Вашингтон, требующее вашего согласия, или запрос от страховой компании с разъяснением по неудовлетворенному иску.
Периодика. Журналы и другие печатные материалы, обычно содержащие актуальную информацию, на которые вы подписываетесь или которые вам регулярно приносят.
Теперь, когда мы идентифицировали различные типы корреспонденции, пожалуйста, распределите ее по предложенным категориям. (Заметьте: конверты по-прежнему не вскрыты.) Давайте для начала займемся счетами.
Счета
Пришла пора вскрыть конверты. Выбрасывайте их немедленно: мы не будем вкладывать письма обратно в конверты, это пустая трата времени. Выбрасывайте также постороннюю информацию или рекламу. Любые приглашения на презентации или другие предложения сразу отправляются в мусорное ведро. Если вы оплачиваете счета в электронном виде, выбрасывайте и конверты для ответа. Если квитанция состоит из нескольких страниц, пожалуйста, скрепите их в верхнем левом углу. Когда с этой категорией будет покончено, перед вами должна лежать аккуратная стопка счетов с обратными конвертами (или без таковых), скрепленных в нужных местах.
