в моей манере цифрового общения?
Перечислите лучшие примеры использования цифрового языка тела, с которыми вы сталкивались при общении в каждой категории:
Электронные письма
Групповые чаты
Конференции
Перечислите худшие примеры использования цифрового языка тела, с которыми вы сталкивались при общении в каждой категории:
Электронные письма
Групповые чаты
Конференции
Попросите членов команды обменяться своими ответами, чтобы все знали предпочтения друг друга. На сайте ericadhawan.com/digitalbodylanguage вы можете провести более полную оценку своей команды сотрудников.
На пути к полному доверию
Ниже приведены приемы, которые помогают заложить фундамент, необходимый для достижения оптимальной ясности в корпоративном общении. Приведенные ниже вопросы разделены на четыре категории: «Цифровая коммуникация», «Инструменты сотрудничества», «Командный дух» и «Культура проведения собраний». В каждом разделе рассматриваются четыре закона, которые мы с вами уже обсуждали: «Демонстрируйте уважение», «Общайтесь внимательно», «Сотрудничайте уверенно» и «Доверяйте полностью».
Цифровая коммуникация
Основные правила
♦ Демонстрируйте уважение: не торопитесь, вычитывайте свои сообщения, как если бы они были презентациями. Перечитайте то, что вы написали, убедившись, что в вашем сообщении нет опечаток и путаных формулировок. Одновременно проверьте текст на ясность и убедитесь, что ваш получатель сможет понять, чего вы ожидаете в ответ.
♦ Общайтесь внимательно: не увлекайтесь сокращениями и не отправляйте слишком общие сообщения. Если вам нужна краткость, согласуйте и примите набор сокращений для всей команды, чтобы повысить эффективность и ясность цифровой коммуникации.
Пример: НЗЧ: Не за что
Пример: ННО: Нет необходимости отвечать
Пример: 4Ч: Мне это нужно через 4 часа
♦ Сотрудничайте уверенно: читая сообщения, исходите из того, что у отправителя наилучшие намерения. Помните: нам не хватает сигналов языка тела и интонации, из-за чего мы можем неправильно истолковывать прямоту или скорость, принимая ее за грубость.
Вопросы для размышления
1. Какие неудачи в области цифровой коммуникации за последнее время имели место в вашей команде?
2. Можно ли отнести большинство сотрудников в вашей команде к цифровым аборигенам или цифровым иммигрантам или в ней поровну и тех, и других? Как это отражается на вашей цифровой коммуникации?
3. Вспомните, когда в последний раз рабочая переписка вызывала у вас беспокойство, замешательство или гнев. Почему? Оказались ли ваши чувства обоснованными, или ситуация была недоразумением?
4. С каким самым большим препятствием или раздражением вы сталкиваетесь ежедневно при цифровой коммуникации с другими членами команды?
Инструменты сотрудничества
Основные правила
♦ Общайтесь внимательно: создайте рекомендации по выбору канала, исходя из длины сообщения, ожидаемого времени отклика и объема передаваемой информации. Убедитесь, что эти рекомендации доступны для всей команды, особенно для новых сотрудников.
Пример: При обсуждении конфиденциальной информации о клиентах мы используем только наши корпоративные учетные записи электронной почты. Мы не передаем этот тип информации друг другу с помощью СМС, мгновенных сообщений или любых других цифровых каналов общения.
♦ Сотрудничайте уверенно: сформулируйте четкие ожидания в отношении временных рамок для каждого канала общения, включая время отклика, а также определите, можно ли использовать те или иные каналы общения в нерабочее время.
Пример: Отвечайте на все электронные письма по работе в течение 24 часов. Если вы не получили ответа в течение этого времени, свяжитесь с получателем по телефону или напишите СМС.
Пример: Не отправляйте текстовые сообщения, касающиеся работы, в период с 20:00 до 5:00, независимо от дня недели. Руководствуйтесь здравым смыслом, чтобы определить, является ли сообщение достаточно срочным, чтобы сделать исключение из этого правила.
♦ Демонстрируйте уважение: для каждого канала общения найдите несколько человек, которые лучше всего им владеют. Эти люди могут помочь вам создать рекомендации и правила, а также выступать в качестве своеобразных модераторов этого канала, мягко корректируя курс членов команды, которые выходят за рамки его надлежащего использования.
Вопросы для размышления
1. Сколько инструментов сотрудничества ваша команда использует ежедневно?
2. По вашему личному мнению, какие инструменты сотрудничества помогают лично вам добиваться успеха в работе? Подумайте о потенциальных причинах этого (многие из инструментов мы уже обсудили в этой книге). Они могут варьироваться от уровня знакомства с тем или иным инструментом до того, насколько вы склонны к официальности в общении.
3. Каких инструментов сотрудничества вы избегаете?
4. Есть ли в вашей организации кто-нибудь, кто особенно хорошо использует инструмент сотрудничества X или Y? Что они делают такого, чего не делаете вы?
5. Есть ли у вашей команды установленный набор правил относительно того, когда должен использоваться каждый из инструментов?
6. Какие каналы общения вы чаще всего используете в команде и каким образом это характеризует вашу культуру командной работы?
Командный дух
Основные правила
♦ Общайтесь внимательно: оставляйте пространство для неформального общения. Перед началом собрания давайте участникам немного времени для разговоров на бытовые темы или создавайте групповые чаты, специально предназначенные для общения, выходящего за рамки рабочих задач.
♦ Доверяйте полностью: создавайте возможность для обсуждения чего-то нового и интересного. Делитесь вдохновением со своей командой в виде интересных статей, подкастов или книг.
♦ Демонстрируйте уважение: поощряйте членов своей команды признавать заслуги друг друга, выражая благодарность или начиная собрания с объявления «достижения недели» или «лучшего работника недели». Вы можете найти свой собственный уникальный способ создания пространства для общения в своей команде сотрудников. Как вы это делаете, не так уж важно. Важно, делаете вы это или нет.
Вопросы для размышления
1. Есть ли внутри вашей команды отдельные группировки? Как можно преодолеть разрыв между этими группами и сформировать более прочные отношения, связывающие команду в единое целое?
2. Есть ли в команде кто-то, кто почти всегда высказывается активнее всех? Этот человек полезен или раздражает? Какими способами вы можете заставить других членов команды высказывать свое мнение активнее?
3. Есть ли в команде кто-то, кто почти всегда отмалчивается? Как вы можете побудить этого человека высказывать свое мнение активнее?
4. Как ваша команда справляется с конфликтами? Есть ли какие-либо проблемы с пассивно-агрессивным поведением? Какие советы из этой книги могут помочь избавиться от ненадлежащего поведения и/или негативных настроений?
Культура проведения собраний
Основные правила
♦ Общайтесь внимательно: каждую встречу необходимо проанализировать по пяти параметрам, которые мы назовем «5П»[160]:
♦ Цель: имеет ли встреча четко определенную цель?
♦ Участники: все ли заинтересованные лица (и только ли заинтересованные лица) приглашены на встречу, а также смогут ли они присутствовать?
♦ Вероятные проблемы: какие проблемы могут возникнуть?
♦ Продукт: что мы хотим получить на выходе?
♦ Процесс: какие шаги мы должны предпринять во время встречи для достижения нашей цели, учитывая желаемый продукт и потенциальные
