• не посещать собрания, не имеющие особого значения для вашего участка работы (позднее можно ознакомиться с протоколами);
• не пытаться детально изучить все бумажные документы, а быстро их просматривать по важным пунктам;
• быстро разбираться со срочными делами и планировать рассмотрение остальных дел;
• планировать выполнение самых сложных задачи в наиболее продуктивное для вас время дня;
• отсекать постоянно отвлекающие факторы: установите для себя периоды «бесперебойной» работы и «работы с перерывами».
4. Участники проекта
В проекте, как правило, задействовано множество участников, включая спонсора (инициатор проекта или финансирующая сторона), руководителя и членов проектной команды. Если реализуется ряд взаимосвязанных проектов, то назначают вспомогательного программного менеджера.
Ключевые управленческие отношения в рамках проекта складываются между спонсором проекта, который отвечает за успех, поскольку это «его» проект, и руководителем/менеджером проекта, который несет ответственность за его реализацию в интересах спонсора и должен обладать необходимыми полномочиями, чтобы эффективно выполнять свои обязанности.
На спонсора проекта возлагаются следующие обязанности:
• определение приоритетных аспектов проекта;
• выбор и утверждение руководителя проекта;
• обеспечение ресурсов (например, человеческих, финансовых, производственных) и направление их на проект;
• утверждение произведенных руководителем проекта расчетов, касающихся затрат, графика и масштаба работ;
• утверждение ключевых членов проектной команды и обеспечение условий их работы;
• ограждение команды от внутриорганизационной политики и возможных упреков в экономической неэффективности со стороны влиятельных лиц;
• решение различных вопросов;
• выяснение и доклад о текущем состоянии дел в проекте;
• оказание поддержки руководителю проекта и команде.
В обязанности руководителя проекта входит:
• вести переговоры со спонсором проекта (и, если необходимо, программным менеджером) по поводу предполагаемого масштаба работы, графика работ и необходимых ресурсов;
• действовать в качестве «центрального узла» проекта;
• обеспечить приверженность проекту членов проектной команды;
• осуществлять коммуникацию со всеми участниками проекта касательно его целей и требований;
• соблюдать потребности клиента в течение реализации проекта;
• контролировать успешность реализации проекта; инициировать и корректировать действия, чтобы работа велась согласно плану;
• осуществлять коммуникацию по вопросу статуса проекта с его спонсором, участниками проектной команды и заинтересованными клиентами;
• поднимать вопросы, когда это необходимо;
• поддерживать проектную команду.
В обязанности членов проектной команды входит:
• работать под началом руководителя проекта, поддерживать позитивный настрой и энтузиазм;
• участвовать в планировании проекта, выработке проектных требований, обеспечивать поступление информации от отделов и клиентов;
• участвовать в выработке основных правил ведения проекта и придерживаться этих правил;
• вносить творческие предложения на командных совещаниях (понимая, что не все они обязательно будут приняты);
• поддерживать решения команды;
• участвовать в оказании взаимопомощи членам проектной команды;
• нести ответственность за свои действия и решения;
• контролировать собственную деятельность и укладываться в график работ;
• отчитываться перед руководителем проекта;
• заблаговременно информировать руководителя проекта о любых рисках, перерасходах и простоях.
5. Пожинаем плоды
От участия в проекте выигрывает не только работник, но и его основная работа, а также организация в целом. Однако следует хорошо понимать, в чем заключаются эти выгоды. Участие в проектах дает ценнейший опыт, это очень интенсивное обучение: в ходе проектной работы человек регулярно сталкивается с необходимостью решать новые задачи, приобретает новые умения, которые впоследствии может задействовать на основной работе. Если вам довелось участвовать в проекте, рекомендуем использовать схему непрерывного профессионального развития, ведя записи обо всех методах работы на протяжении реализации проекта.
Вы получите максимальную пользу от участия в проекте, если:
• посредством кратких регулярных отчетов будете информировать непосредственного начальника и руководителя проекта о своих успехах;
• поделитесь новыми знаниями, став наставником: это пригодится и вам, и вашим подопечным;
• подготовите презентацию для коллег с рассказом о целях и результатах проекта (тем самым вы укрепите свою репутацию);
• проявите инициативу в отношении участия и в других проектах.
Как менеджер старайтесь:
• не соглашаться на то, что невозможно исполнить;
• не отдавать все силы проекту и не предлагать настойчиво делать это другим, даже если вы полны энтузиазма и энергии;
• не увлекаться проектом настолько, чтобы забывать об основной работе;
• не пытаться скрыть проблемы, возникающие в проектной или основной работе.
Создание сети контактов
Создание сети контактов подразумевает налаживание, развитие и поддержание формальных и неформальных деловых отношений с имеющимися и потенциальными коллегами, клиентами, поставщиками и другими лицами. Формируя систему связей, человек понимает ценность взаимоотношений как для себя, так и для других. Персональные сети частично совпадают А и Б могут быть включены в одну сеть, при этом каждый из них будет поддерживать контакты в других сетях.
Организованный и проактивный подход к созданию системы контактов приносит несомненную пользу. Он помогает улучшить и расширить связи, обеспечить доступ к потенциальным клиентам и поставщикам, наладить взаимодействие, которое в дальнейшем будет способствовать развитию бизнеса и карьеры. Сеть контактов также открывает доступ к важным источникам информации или сама становится источником возможностей, поддержки и влияния.
Эти выгоды зависят от того, сколько времени и энергии вы вкладываете, участвуя в событиях, поддерживая связи с людьми и по возможности содействуя их интересам. Многие люди с удовольствием посвящают себя такой деятельности, она становится органичной частью их личной и деловой жизни. Тем же, кому поддержание контактов дается с трудом, нужно прилагать больше сознательных усилий к развитию персональных коммуникативных навыков, расширению спектра связей. Системы контактов не статичны они могут развиваться, расширяться или сужаться в зависимости от воспринимаемых потребностей и действий их создателей.
