Проект это тщательно продуманная, нацеленная на выполнение заранее определенных задач и поддержку бизнес-целей деятельность с использованием ресурсов (время, деньги, энергия, производственные площади, оборудование и т.д.); обычно осуществляется в рамках оговоренных дат начала и окончания работ.
Участие в проектах обогащает опыт человека, расширяет его контакты с различными подразделениями компании, развивает навыки командной работы, коммуникации, влияния на окружающих, проектного планирования и контроля над проектом. Участие в проектах стимулирующий, мотивирующий и обучающий опыт. В конечном итоге оно может привести к карьерному росту. Привлекая работников к участию в проектах, компания содействует развитию критически важных навыков и знаний (на любом уровне организации) и делает работу более интересной. Проекты улучшают взаимопонимание между разными подразделениями компании, обучают командной деятельности, стимулируют эффективную и результативную работу в организации.
Предлагаемый чек-лист действий обращает внимание на то, как менеджеры могут совмещать участие в проектах с выполнением своих повседневных обязанностей.
Чек-лист
1. Приоритезация проектов в организации
На организационном уровне нужно отдавать приоритеты тем или иным проектам. Ресурсы организации небезграничны, и нужны гарантии, что они будут направлены на деятельность, которая обеспечит максимальный возврат инвестиций. Поскольку реализовать все проектные идеи невозможно, их фильтруют с помощью специального процесса оценки. Для каждого проекта составляется рамочный документ, бизнес-обоснование, которое должно быть рассмотрено, согласовано и утверждено прежде, чем на проект будут выделены ресурсы. Такие оценки могут проводиться на регулярной основе на уровне старших менеджеров или высшего руководства ежемесячно, поквартально, ежегодно или раз в два года, в зависимости от масштаба организации.
2. Сбалансируйте рабочие приоритеты
У каждого человека имеется ограниченный запас времени и энергии, и нам нужно найти способ расставить приоритеты между проектной и основной работой. Избыточная нагрузка ведет к стрессам, неудовлетворенности, ошибкам и потере энтузиазма и мотивации. Поэтому в случае необходимости будьте готовы скорее отказаться от проекта, чем взяться за него и в итоге провалить и проект, и/или остальную работу. Перед тем как приступить к реализации проекта, тщательно проанализируйте свои приоритеты, а также выясните, какого вклада от вас ожидает руководитель проекта. Обсудите возможные результаты с непосредственным начальником и лидером проекта, предпочтительно и с тем и с другим. Подумайте над следующими вопросами:
• сколько дней (неделю, месяц или это единовременное участие) вам придется посвятить проекту;
• где именно вы должны находиться, чтобы выполнять работу по проекту;
• как эти требования повлияют на вашу основную работу;
• что случится, когда (если) наступит конфликт приоритетов;
• что случится, когда (если) ситуация изменится;
• какие дополнительные ресурсы вы можете выделить, если потребуется;
• можно ли отложить выполнение какой-то регулярной работы или временно отклониться от обычных стандартов;
• как часто ситуация будет нуждаться в пересмотре.
Документально зафиксируйте свое понимание проектных требований и соглашений, отправьте копии документа своему начальнику и руководителю проекта. Это будет вашим официально утвержденным мандатом на участие в проекте (даже если в процессе его реализации ситуация поменяется). Иногда приходится справляться с увеличенным объемом работы, но не выпускайте ситуацию из-под контроля. В случае возникновения конфликта приоритетов обсудите его с непосредственным начальником и руководителем проекта.
3. Коррекция и управление временем
Обсудите с руководителем возможные способы корректирования некоторых аспектов основной работы или более эффективного управления временем. Например, можно:
• делегировать некоторые регулярные обязанности тем, кто будет рад воспользоваться такой возможностью;
• скорректировать рабочие графики, чтобы высвободить время для работы над проектом;
• нацелиться на «достаточно хороший» результат, где это возможно: будьте реалистом, а не перфекционистом;
• проводить посвященные проекту собрания с запланированной повесткой дня, докладами о состоянии дел и протоколированием предложений по проекту;
