Ошибка 34
Не управляет своим временем
Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем!
Гесиод
Стыдно не идти, а нестись по течению и в водовороте дел спрашивать, опешивши: «Как же я сюда попал?»
Луций Анней Сенека
Думаю, большинству из вас эта ситуация покажется знакомой.
Начинается новый рабочий день. С утра или с вечера вы записали себе в бумажный ежедневник или в электронный календарь (кому как нравится) план своего дня и список дел. Вы приезжаете в офис, включаете компьютер, открываете свою электронную почту. Начинаете читать письма и отвечать на них.
Параллельно звонят офисный и мобильный телефоны, к вам подходят коллеги и сотрудники с вопросами. Вы даже не успеваете заметить, как наступает обеденное время. Наконец вы можете сделать передышку, а после обеда заняться решением тех срочных дел, которые у вас возникли в результате встреч, писем и звонков, сделанных сегодня в первой половине дня.
В конце дня вы смотрите на свой список дел и понимаете, что из всего этого сделано совсем немного или вообще ничего.
Не волнуйтесь, не вы один такой. По статистике, большинство управленцев успевают сделать за день максимум 30 % запланированных ими дел.
Работа предпринимателя не в том, чтобы проводить свои дни в режиме реагирования на внешние раздражители.
Многие мне скажут: но это же и есть работа.
Нет, дорогие мои!
Работа предпринимателя не в том, чтобы проводить свои дни в режиме реагирования на внешние раздражители – письма от сотрудников, звонков от клиентов и партнеров.
Работа предпринимателя – это организовывать работу и управлять изменениями в компании, которые направлены на достижение успеха фирмы и вашего лично.
Да, в начале предпринимательского пути, при построении и развитии компании, вам придется все делать самому. Ответов на электронные письма, звонков и встреч с клиентами не избежать. Стремитесь как можно быстрее вырваться из ежедневного водоворота. Проблема в том, что даже когда в компании уже есть сотрудники, владелец бизнеса продолжает неэффективно тратить свое время и занимается не своей работой.
В чем заключается работа предпринимателя? Как достичь эффективности?
Может быть, мы слишком много себе планируем и надо меньше ставить задач на день?
Есть несколько основных элементов работы, которые поглощают практически все наше время: встречи, звонки и электронная почта.
Давайте разберем каждый из них по отдельности. Познакомьтесь с ними получше – это враги вашей предпринимательской эффективности.
Чем меньше писем вы пишете, тем меньше получаете.
Электронная почта
Электронная почта – самый главный враг предпринимателя. Никогда не отвечайте на почту в режиме онлайн. Каждый раз, когда вы реагируете на сообщение о приходе письма и начинаете его читать, вы отвлекаетесь от другой работы и теряете минимум 10 минут. Потом вам приходится снова вникать в суть вопроса, с которым разбирались перед приходом письма.
Отводите на проверку почты и ответы на письма четко определенное время в течение дня. Я делаю это три раза. С 11 до 12 часов, в 16 часов и последний раз – перед уходом с работы – в 19 или 20 часов.
Хорошее правило для работы с почтой: чем меньше писем пишете вы сами, тем меньше получаете. Прежде чем садиться за письмо, подумайте, а надо ли его вообще писать.
Может быть, просто подойти и решить вопрос в процессе разговора, или написать sms, или сделать звонок?
Это намного быстрее.
Если вы снизите объем вашей переписки хотя бы на 20 %, то получите большое количество дополнительных рабочих дней в год.
Например, если вы пишете в день около 50 писем, то это 10 дней. А если – 100, то целых 20. Это практически один дополнительный месяц в год!
И вы не обязаны его тратить на работу. Можно просто отдыхать в эти дни:).
Чтобы получатели ваших писем лучше понимали, чего вы от них хотите, измените качество ваших писем, используя следующие простые правила:
– Заголовок письма должен отражать главную тему сообщения. Никогда не отправляйте письма без темы.
– Если в результате переписки смысл письма меняется, изменяйте тему в ответе.
– Будьте кратки. Люди не читают длинных писем.
– В первых строчках должна быть раскрыта тема письма и то, чего вы хотите от получателя.
– В конце письма, перед вашей подписью, всегда должен быть призыв к действию.
– Прежде чем ставить в копию человека, хорошо подумайте, зачем вы это делаете, нужно ли ему быть в курсе этого письма.
– Перед тем как отправить письмо, всегда проверяйте текст на предмет ошибок и неточностей.
Помните, вы прежде всего предприниматель, а не оператор электронной почты.
Встречи
Соглашайтесь только на те встречи, которые действительно продвинут вас вперед к достижению ваших целей. Лучше отводить на встречи определенные дни в неделю и настаивать, чтобы встречались с вами именно в эти дни.
Например, понедельник у меня – день встреч со всеми сотрудниками. Среда и утро четверга – с партнерами во всех компаниях, а вторая половина дня – с клиентами.
Перед каждой встречей всегда формулируйте ее цель. Задайте себе вопрос: «Какого результата я хочу добиться в результате этой встречи?»
После встречи задавайте себе вопрос: «Я достиг того, чего хотел?»
Соглашайтесь только на те встречи, которые действительно продвинут вас вперед к достижению ваших целей.
Телефонные звонки
Если вам позволяет ваша текущая работа, рекомендую не отвечать на звонки по вашему мобильному и держать телефон в режиме «без звука». Раз в час или в два проверять, кто вам звонил, и отвечать на пропущенные вызовы, выделяя на это определенное время. Таким образом, как и при работе с почтой, вас не будут прерывать. Вы сможете делать важные дела, не отвлекаясь. И сэкономите уйму времени.
Предпринимателю так же важно знать, чего ему делать не стоит, как и то, на что необходимо тратить время и силы.
Прежде чем взяться за любое дело, согласиться на встречу, отвечать на письмо и звонок, задайте себе вопрос: «То, что я собираюсь сейчас сделать, приведет меня к реализации моих целей?»
