Когда работа над проектом подходит к концу и наступает запланированное время для компьютерных дел, допечатайте все позиции, которые вы добавили в список от руки и которых не было в изначальном варианте. Затем распечатайте свежий, обновленный список. Весь процесс начнется заново, когда стартует новый проект.
Постепенно список дел станет планом всего, что вам нужно сделать, чтобы закончить определенный проект. Вы можете использовать его в следующий раз, когда этот проект снова станет актуальным, или отдать тем, кому делегировали дела, в качестве инструкции, или оставить для сотрудника, который заменит вас, когда вы уйдете с этого места ради работы своей мечты – дегустации тортов из шоколадного мороженого (подождите, или это работа моей мечты?).
Оптимизируйте шопинг
Тот же принцип, с помощью которого список дел превращается в контрольный лист, может быть использован вне офиса, для таких задач, как шопинг.
Представим, что вы ненавидите ходить за продуктами. Вы идете, только когда голодны, и даже не думаете о том, чтобы составить список. Вы просто берете то, что привлекательно выглядит, например маринованные оливки. В холодильнике у вас всегда стоят две сотни полупустых банок с оливками и лежит даже не начатый сыр-«косичка». Вам необходимо создать список, основанный на реальном опыте.
Возможно, ваши домочадцы каждую неделю ходят в магазин за тем же самым. Не исключено, что вы лишь поменяете производителей. На этой неделе вы купите блок из 16 упаковок салфеток Kleenex, на следующей – из 16 упаковок салфеток Scott. Через некоторое время вы поймете, что в еженедельный шопинг-лист нужно включить блок из 16 упаковок бумажных платков, и осознаете, что должны проконсультироваться по этому поводу у отоларинголога. Потому что это ненормально.
Вы повесите список на холодильник. Все в доме будут знать, что необходимо наискосок перечеркнуть кружок напротив нужной позиции. Возьмите с собой бумажный список, когда направитесь в магазин, и купите все помеченные позиции. Если вы увидите банку с порошком для оживления зомби и вспомните, что он вам нужен, просто бросьте банку в тележку. Если это уже было в списке, но без пометки, перечеркните кружок крестиком. А когда вернетесь домой, выясните, кто использовал последнюю банку с порошком, и превратите его существование в ад, за то что он не пометил эту позицию в списке. Жизнь слишком коротка, чтобы не использовать ее для третирования любимых людей, добиваясь, чтобы они делали вашу жизнь удобнее. Конечно, если порошка даже не было в первоначальном списке, когда окажетесь дома, добавьте его и все остальные товары, которые вы купили. Затем распечатайте свежий, обновленный список и повесьте его на свою магнитную доску. Весь процесс начнется заново.
Секрет этого способа в том, что список постепенно накапливает практически все, что вам бывает нужно. И потом обязанностью каждого станет замечать, что вам действительно нужно что-то. Если кто-то из любимых людей донимает вас тем, что вы забыли что-то купить, можете возложить ответственность за это на него. Мило улыбнитесь и скажите: «Ты не добавил это в список», после чего немедленно отправьте провинившегося родственника в магазин. Вскоре все поймут, что куда легче обновлять маркированный список, чем каждый раз бегать за порошком для оживления зомби. Дни, когда вы бесцельно бродили между магазинными стеллажами, останутся далеко в прошлом.
Для большего удобства сгруппируйте позиции списка согласно отделам супермаркета. Если вы столь же безнадежны, как и я, то можете даже расположить отделы на бумаге в том порядке, в каком они следуют в магазине. Когда вы окажетесь в супермаркете, вам останется лишь пробегать глазами список и брать с полок то, что нужно.
И это превращает шопинг в удовольствие. Ну хорошо, не в удовольствие. Но это уменьшает душераздирающие муки, которые вы испытывали, вспоминая, что нужно купить, и управляя тележкой, временем, местом и телепортацией в многомерном пространстве.
Оптимизируйте любую задачу с помощью справочной книги
Теперь мы совместим пополняемый список дел и дневник навыков. Список дел отображает только задачи, а дневник навыков – только уроки, которые вы вынесли, глубоко анализируя каждый прожитый день. Когда вы делаете что-то впервые, используйте это как шанс записать, запомнить и автоматизировать все связанное с этой задачей в справочной книге.
Если вы берете на себя новое обязательство, например контролировать организованную вашей компанией операцию по сбору меда, начните оптимизировать с самого первого дня. Возьмите блокнот, который станет вашей справочной книгой, и записывайте все, что делаете, минута за минутой, пока не познаете секреты ремесла. Также фиксируйте уроки, которые извлекаете, и ресурсы, к которым будете прибегать. Если вам нужно позвонить в службу аварийного извлечения меда, запишите ее в книгу. Если вам требуется определенная информация – скажем, скорость полета ласточки, питающейся европейскими медоносными пчелами, – запишите это в книгу. Кроме того, сохраняйте контактные данные людей, которых встречаете, пока бежите по улице, преследуемые роем пчел. Ваша справочная книга становится списком дел и ресурсов для следующего рабочего дня (который наступит, как только спадет отек от пчелиного укуса). Это похоже на дневник навыков, но вы не просто записываете уроки, а фиксируете все ресурсы, имена, номера счетов и все, что нужно для завершения задачи.
Создайте такую справочную книгу, когда впервые возьметесь за какое-то дело, а потом обращайтесь с ней как с пополняемым списком дел. Продолжайте работать над задачей и обновляйте информацию в книге, если меняются номера телефонов или добавляются новые этапы работы (например, когда вы осознаете, что стоит добавить шаг 3а: «надеть защитный костюм, прежде чем полезть в улей»). Ваша справочная книга превратится в собрание жизненного опыта и инструкцию по выполнению работы. И это не только руководство для вас самих, но и готовый инструмент делегирования, чтобы обучить кого-то еще.
Ваша справочная книга может стать даже рекламным продуктом! Когда я впервые занялся подкастами, то одержимо записывал каждую настройку на своем звукозаписывающем оборудовании, каждый этап обработки звука, удаления посторонних шумов и доведения звука до хорошего уровня. В конце концов моя справочная книга по записи подкастов превратилась в постоянную страницу на сайте, потому что многие спрашивали, как мне удалось добиться такого хорошего звучания в домашних условиях. Секрет ценности справочной книги в том, что она содержит не только этапы выполнения задачи, но и всю дополнительную информацию, необходимую в процессе работы.
Практика создания такой книги, направленной на решение конкретной задачи, – одна из самых полезных привычек, которые я когда-либо приобретал. Это чрезвычайно легко, и, каждый раз узнавая что-то новое, вы в конечном счете получаете все необходимое, чтобы выполнить задачу снова, делегировать ее или написать о ней книгу. А как, по-вашему, я накопил такой огромный пласт информации о создании армии зомби?
