Оптимизируйте с помощью дневника навыков
Мы стремимся работать меньше, поэтому было бы глупо учить один и тот же урок больше одного раза. Делать что-либо больше одного раза раздражает меня, даже если «что-либо» – такая приятная вещь, как учеба. Ошибся однажды – позор мне. Ошибся дважды – что ж, снова позор мне. А я не люблю навлекать на себя позор дважды.
Марла, очень успешная женщина, была моим наставником в школе. Она сказала мне мудрые слова: «Веди дневник». Каждый вечер записывайте, чему научились за этот день. Размышляйте и извлекайте уроки из своей жизни. Когда в один прекрасный день вы захотите оптимизировать свою жизнь, то сможете просмотреть свой дневник навыков и обнаружить, что уже выучили десятки уроков, которые могли бы помочь вам достичь целей и которые всего лишь нужно было вспомнить.
Не забывайте, что эксперты не всегда правы, и в таком случае вы единственный эксперт. Записывая урок, будьте придирчивы. Спросите себя: «Можно ли применить это где-либо в моей жизни? Или это был единичный случай?» Фиксируйте свое знание, но, прежде чем сделать это, убедитесь, что оно может применяться на протяжении жизни.
Я записываю свои уроки в дневник, который веду в форме электронной таблицы. Первая колонка – это выученные уроки, поэтому я могу прочитать их, пробежав глазами. Я просто пишу в ней: «Всегда держать муравьеда за задние конечности, когда расчесываешь его морду». Однако после многих десятков накопленных советов быстро находить их становится все труднее.
На помощь приходит вторая колонка. В нее я добавляю фразы и слова, которые освежают память. Например, в ячейку рядом с советом по поводу муравьеда я могу записать: «Муравьед, животное, поведение домашних животных, уход за шерстью и случай с пришиванием большого пальца».
Чтобы найти урок, просто ищите по самым ожидаемым и подходящим ключевым словам. Если ключевые слова не присутствуют в формулировке самого совета, они чаще всего могут оказаться в колонке с напоминаниями. Например, если вы приводите в коллектив нового сотрудника, то ищете по словам «адаптация» или «тимбилдинг». Тогда поиск показывает советы о том, как определять роли и обязанности, помогать кому-то чувствовать себя комфортно, вводить в коллектив нового члена команды и так далее. Вместо того чтобы заново изобретать процедуру адаптации каждый раз, когда кто-то приходит в коллектив, вы обращаетесь к дневнику уроков, который дает вам мгновенный, не требующий усилий доступ ко всему, что вы узнали о том, как принимать нового члена команды.
В те дни, когда вам не удалось ничему научиться, звоните другу, чтобы узнать, чему научился он. Кто сказал, что учиться можно только на собственном опыте? Извлекайте уроки из чужих промахов – это гораздо приятнее. Кроме того, вы окажете другу услугу, дав повод проанализировать, как прошел его день.
Оптимизируйте с помощью списка дел
К настоящему моменту вы уже применяете на практике то, чему научились. Если вы хотите работать еще меньше, то можете прибегнуть к уже существующим системам, которые помогают учиться на ошибках, или заставить задачи выполняться волшебным образом. Ваши существующие системы могут стать способом делегировать большую часть того, что вы делаете, тем людям, которые еще не научились говорить «нет».
Самый чудесный способ работать меньше – позволить кому-то другому делать работу за вас. Но это трудно, потому что вам нужно придумать, что ему поручить. Позвольте вашему списку дел решить это за вас. Обычно мы воспринимаем списки дел как инструмент для контроля будущего, но это также и удобный дневник.
Следующую неделю собирайте свои списки дел. Если вы занимаетесь тем, чего нет в списке, добавьте это и поставьте напротив галочку.
Все эти галочки дадут вам почувствовать глубокое удовлетворение сделанным, но, что еще важнее, у вас будет список всего, чем вы занимались в течение недели. Теперь у вас имеется информация обо всех задачах, на которые вы тратите время.
Рядом с каждым делом отметьте, сколько времени за неделю ушло на его выполнение. Также запишите, какие навыки или знания понадобятся другому человеку, чтобы выполнить задачу вместо вас.
Теперь подумайте, как вы можете делегировать максимальное количество позиций из своего списка. В шестой главе вы узнали, что делегирование – это то, как вы справляетесь со своими прежними обязанностями, когда работа меняется. Оптимизируя трудозатраты, вы еще на один шаг улучшаете делегирование: всякий раз, когда это возможно, вы используете его как инструмент распределения текущих задач между другими людьми, которые сделают это наилучшим образом. Необязательно делегировать только тем, кто работает на вас. Вы можете делегировать подросткам, консультантам и тому милому молодому поэту, который отчаянно добивается вашей руки и готов сделать что угодно, чтобы заслужить вашу благосклонность. Найдите кандидатов на делегирование и делегируйте, делегируйте, делегируйте! Ваш список дел, который уже далеко не ваш надзиратель, теперь способ вашего освобождения.
Ваш список дел способен пойти еще дальше. Со временем он может стать умнее. Когда вы занимаетесь задачей, требующей прохождения множества этапов, например разработкой нового канала сбыта для вашей линейки жевательных конфет в виде землеройных машин, составьте список всех этапов и отмечайте галочкой те, что уже пройдены. Такой список дел становится шаблоном для будущих задач. В следующий раз, когда вам нужно будет сделать то же самое, вы не станете тратить время, пытаясь вспомнить все с азов, не забудете самый важный этап и вам не придется нейтрализовывать последствия. Вместо этого, если ваш список основан на реальном опыте, вы просто уляжетесь на диван, потягивая «Маргариту», в то время как ваш список будет становиться все умнее и умнее.
Чтобы составить список дел, который станет контрольным листом, создайте исходный экземпляр на компьютере. Для начала напечатайте все, что, по вашему мнению, может понадобиться для завершения проекта:
• обзвонить десяток крупных дистрибьюторов;
• пошутить на тему землеройных машин;
• предложить им купить ваши новые конфеты.
Сделайте из этого список с буллитами, распечатайте и повесьте над рабочим столом. Когда вы решите, что вам нужно заняться определенной задачей в процессе работы над проектом, перечеркните наискосок кружок напротив соответствующей позиции, чтобы увидеть, что работаете над этим.
Если появится задача, которая требует выполнения, но отсутствует в списке, допишите ее, нарисуйте рядом кружок и так же его перечеркните.
