Если совещание действительно важное, имеет смысл позаботиться о том, чтобы выглядеть должным образом.
Приветствие: крепкое рукопожатие
Рукопожатие имеет ключевое значение для авторитета, потому что оно свидетельствует о том, насколько вы спокойны и уверены в себе. Ниже приводятся некоторые советы. Прежде чем применять их в ответственных рабочих ситуациях, попрактикуйтесь сначала в повседневном общении. Лучше отработать эти навыки до автоматизма, чтобы сфокусироваться не на руках, а на общении с людьми.
Поскольку контакт с вашей рукой несет о вас определенную информацию, перед совещанием важно успокоиться и сосредоточиться. Придите немного пораньше, чтобы не суетиться. Убедитесь в том, что вы не перегружены сумками и бумагами. И, конечно же, вы должны стоять, а не сидеть.
Помните, что авторитет – это баланс сил. Ваше рукопожатие должно быть спокойным, уверенным и энергичным. Оно длится какие-то доли секунды, но несет в себе огромное количество информации. Избегайте присущего многим политикам рукопожатия «ладонь сверху», чтобы утвердить свое влияние и превосходство. Авторитет не нуждается в таких играх власти. Смотрите на другого человека как на равного и протягивайте ему открытую ладонь, повернутую большим пальцем вверх. И, как ни странно это может звучать, расслабьте дыхание. Это успокаивает нервную систему и делает ваше рукопожатие спокойным и непринужденным.
Вы должны на 50 процентов осознавать свое состояние спокойствия. Подумайте о своем статусе. Но, как вы помните, статус должен быть уравновешен с отношениями. (Если этого нет, глубоко подышите и расслабьте плечи. Можно вернуться к принципу 1 и вспомнить упражнения СНСННП и «Хвост дракона».) Физическое спокойствие и уравновешенность передаются в вашем рукопожатии, потому что, перефразируя известную песню, рука соединена с позвоночником, позвоночник – с тазом, таз – с ногами и т. д. В итоге создается общая картина.
Установление контакта
Уделите внимание каждому участнику и настройтесь на их волну. Искренний, неподдельный интерес и 50 процентов осознанности – вот что вам нужно. Вспомните об отношениях (принцип 2). Добавьте в свой стиль общения искреннюю теплоту и участие, чтобы уравновесить свой авторитет. Это производит благоприятное впечатление и помогает разрядить обстановку. Улыбнитесь человеку так, как будто он ваш старый приятель, с которым вы не виделись сто лет (всегда нравятся те люди, которые искренне рады нас видеть). Если человек социально адекватен, он улыбнется вам в ответ, и первоначальный контакт будет установлен.
На этом этапе вы можете настроиться на энергетику и настроение присутствующих в зале. Если вы добросовестно проделали домашнюю работу, то распознаете их скрытые интересы или страхи. Если же люди испытывают волнение или стресс по другим причинам, скажем, опоздал поезд или заболел ребенок, выясните это и помогите им избавиться от эмоционального багажа. Когда вы знаете ситуацию, то можете ее контролировать. Позвольте людям уйти раньше или держать телефон включенным. Это поможет им сосредоточиться и почувствовать ваше участие, а эмпатия играет существенную роль для авторитета.
Затем следует приглашение занять свои места (если это ваше совещание, то вы приглашаете это сделать). Главное – сохранять чувство тихого достоинства и присутствия. Не спешите. Двигайтесь медленно. Это и есть тот самый момент – кайрос, – когда нужно ловить удачу за хвост. Для этого вы должны быть в настоящем (см. принцип 7). Осознавайте каждое свое движение и грациозно займите свое место. Ведите себя легко и непринужденно.
Сидите правильно
Тщательно подойдите к выбору своего места. Самое влиятельное расположение – лицом к двери и спиной к окну. Если вы не ведете совещание, но хотите оказывать влияние, сядьте по правую руку от председательствующего. Чтобы избежать конфронтации с кем-либо из участников, не садитесь напротив этого человека, займите место рядом с ним или под углом к его позиции.
Вперед
Совещание начинается с постановки общей цели, после чего нужно следить за тем, чтобы прийти к желаемому результату (о чем мы говорили в принципе 7).
Уважайте время
Если вы ведете совещание, контролируйте ход обсуждения. Следите, чтобы участники укладывались в регламент и не отклонялись от темы.
С самого начала огласите повестку дня. Заверьте всех в том, что совещание закончится в обозначенное время, и вы намерены неукоснительно следовать регламенту. Если время ограничено, определите продолжительность обсуждения каждого пункта. Если обсуждение затягивается, напомните присутствующим о необходимости перехода к следующему пункту повестки дня, чтобы они могли вовремя разойтись. Даже если совещание закончится раньше, никто не будет против.
Если вы знаете, что имеете тенденцию терять чувство времени (вы больше относитесь к типу «кайрос», чем «хронос»), тогда попросите кого-нибудь из присутствующих вас «подстраховать». Я сама предпочитаю так делать, потому что, как оратор, отношусь к типу «кайрос». Такая стратегия помогает мне придерживаться установленного регламента, что люди типа «хронос» очень ценят.
Будьте бдительными в отношении «пожирателей эфирного времени». Если вы видите, что кто-то пытается монополизировать совещание, вежливо, но твердо вернитесь к повестке дня. Поощряйте – но не заставляйте – более молчаливых участников высказывать свое мнение. Позвольте каждому из присутствующих высказаться и дайте всем одинаковое время для выступления. Это сглаживает культурные различия в том, как люди говорят и насколько они ощущают потребность высказаться. Даже любители поговорить иногда делают это, потому что боятся тишины. Устраните этот страх.
Основная часть: определите общую цель
«Основная задача совещаний, – говорила Элеонора Рузвельт, – найти общий интерес, что позволит всем присутствующим ощутить себя частью одного целого, и стимулировать каждого участника внести конкретный вклад в общее дело». В этом вам поможет одна простая максима – изобретение журналиста Гэвина Эслера: «Кто я? Кто мы? Какая у нас общая цель?»
Цель, как мы уже выяснили, является залогом успешного планирования совещаний. Ее нужно не только определить и сформулировать, но и донести до других. Только тогда вы создадите атмосферу «мы».
Один из способов это сделать – отметить и оценить общие достижения. Это создает позитивный настрой, который сохранится на протяжении всего совещания. Не зацикливайтесь на цели настолько, чтобы позабыть об успехах.
Да, и не забудьте, что цель нужно озвучивать в самом начале заседания. Вы можете думать, что люди и так знают, зачем они собрались, но в суматохе нашей повседневной жизни будет не лишним еще раз им об этом напомнить и вдохновить их на новые свершения. В частности, заново обрисуйте им видение будущего – как будет выглядеть успех. Или, если они склонны к излишней осмотрительности и осторожности – чего им следует избегать.
