Предположим, в ваши обязанности входит подготовка квартального бюджетного отчета. Поскольку делать это приходится уже не первый раз, то имена всех, кто даст необходимую информацию, распечатает документ и утвердит его, вам наверняка известны. Составьте их список и пользуйтесь им раз в квартал, внося при необходимости коррективы.
Шаблоны не только экономят время, но и снижают вероятность ошибки, если работать с ними правильно. Однако излишне доверившись, казалось, отшлифованному шаблону, можно подвести и себя, и людей.
Некоторые советы по применению шаблонов.
• Следует разрабатывать шаблоны как для проекта в целом, так и для отдельных его задач. Например, кроме шаблонов проведения Дня донора или утверждения нового лекарства в соответствующих органах неплохо также иметь шаблон процедуры подписания контракта. Шаблоны частных задач удобно держать в папке с шаблоном всего проекта.
• Гораздо важнее должность, а не имя исполнителя. В списке сначала должна быть указана должность, например "бухгалтер", а не "Билл Миллер". Билл Миллер может уволиться или получить другую должность, а вам будет понятно, какого кандидата искать.
• Основой дня шаблона должен быть опыт успешно проведенного проекта, а не кажущиеся удачными умозаключения. Нужно постоянно работать и со списком аудитории в ходе работ, и с его шаблоном от проекта к проекту, внося при необходимости изменения, отражающие накопленный опыт.
• Шаблон — это только основа списка. Проекты могут быть только похожими, рабочая обстановка тоже меняется. Поэтому основанный на шаблоне список следует основательно прорабатывать с самого начала до конца проекта, чтобы не повторять ошибок.
Сюжеты о наглядности
Однажды две работницы одной компании одновременно готовили свои списки аудитории по схожим проектам на поставку вычислительной техники. Контракты уже были подписаны, и женщины, понимая, как важно сразу выявить и привлечь всех нужных людей, принялись за работу.
Первая распечатала имена чернового варианта списка на презентационных картонках с применением разнообразной графики и в таком виде представила их на встрече с персоналом заказчика. Впечатление она произвела, но ни одного дельного предложения не добилась, как ни старалась. В процессе работ проекта предложения, конечно, стали поступать, хотя из-за их несвоевременности часто возникали пробуксовки. В результате сроки были сорваны и бюджет перерасходован.
Вторая руководительница проекта принесла на встречу несколько исписанных листов, которые тут же пошли в работу. Общими усилиями список участников был быстро и основательно переработан. Его соответствие было подтверждено успешным выполнением проекта в срок и в пределах бюджета
Почему результаты оказались столь разными, несмотря на старание обеих руководительниц? Дело, очевидно, в несоответствии формы содержанию: первый список имел слишком завершенный вид, а второй явно побуждал собеседников что-то вписывать и зачеркивать
Распорядители, соисполнители и наблюдатели проекта
Выяснив, из кого состоит список аудитории проекта, разделим их на три основные группы.
• Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
• Соисполнители — помогают выполнять работы проекта. К ним относятся как непосредственные исполнители этих работ, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов.
• Наблюдатели — люди, которые интересуются вашим проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может на что-то повлиять в будущем.
Допустим, перед отделом информации поставлена задача усовершенствовать форму и содержание ежемесячных отчетов о продажах всех торговых представителей. Проект инициирован заместителем президента по сбыту и одобрен главой службы информации.
