Начинайте формировать этот список с первых минут проекта. До самого его завершения вы будете с ним работать и вносить коррективы. Для удобства систематизируйте его, например, по категориям, чтобы не искать потом бухгалтера среди сотен имен.
Как-то слушатель моих лекций показал мне свой список аудитории проекта и попросил проверить, никого ли он не упустил. Посмотрел я и кроме трехсот имен в алфавитном порядке ничего не увидел. Кто они такие, зачем туда вписаны, какая роль им отведена?
Вот примерная иерархическая структура списка аудитории проекта.
• Внутренние — штатные работники вашей организации.
• Высшее руководство — руководители верхнего звена управления, несущие полную ответственность за деятельность организации.
• Источник идеи — лицо, подавшее идею вашего проекта, а также все те, через кого она прошла до вас.
• Руководитель проекта — полностью отвечает за проект.
• Участники проекта — подчиненные руководителя проекта.
• Подразделения, штатно вовлеченные в проект — например, отдел кадров, бухгалтерия.
• Подразделения, привлеченные в проект по необходимости — подразделения, направившие специалистов для участия в проекте.
• Внешние — люди, не состоящие в штате вашей организации.
• Клиенты и потребители — частные лица или организации, покупающие изделия или услуги вашей фирмы.
• Сотрудничающие лица и организации — привлечены для выполнения работ в силу той или иной необходимости.
• Продавцы, поставщики и подрядчики — организации, предоставляющие трудовые, материальные и финансовые ресурсы для работ проекта.
• Разрешительные органы — государственные организации, от которых требуются особые разрешения на определенные виды деятельности.
• Профессиональные общества — при некоторых обстоятельствах могут оказать влияние на успех проекта.
• Общественные организации — местные, национальные и международные общественные организации, которые могут оказать влияние на проект.
Реалии как таковые
Много лет назад я столкнулся на своем семинаре по обучению управлению проектами с женщиной, которая уже была на нем несколько месяцев назад. После обычных приветствий она рассказала, как ей помогли на практике полученные знания и, в частности, список участников проекта.
Поначалу ее удивило, что для двухмесячного проекта количество имен в этом списке превысило полторы сотни. Но вопреки ее сомнениям оказалось, что ни одно имя не было вписано напрасно. А то, что это было сделано вовремя, позволило ей заблаговременно:
• запланировать, кого и как привлекать к проекту;
• подумать, как отразится непривлечение отдельных лиц;
• посоветоваться с шефом по этим вопросам.
Полагаю, вы самостоятельно сможете продолжить разработку предложенной структуры списка аудитории проекта исходя из особенностей вашей организации.
Не пропустите возможных кандидатов.
Службы обеспечения. По штату они в любом случае участвуют в проекте. Лучше заранее проинформировать их о готовящемся проекте, узнать, какие ресурсы они смогут вам предоставить, и согласовать графики. Перечислим их:
• отдел кадров;
• ОТК;
• юридический отдел;
• отделы сбыта, снабжения и договоров;
• бухгалтерия;
• служба охраны;
• служба материального обеспечения;
• информационные службы.
Потребители или конечные пользователи результата работ проекта. Не всегда возможно внести их в список (например, покупателей товаров широкого потребления), но информацию об их потребностях следует иметь, хотя бы через каких-то представителей.
Как-то крупный американский транснациональный банк проводил многомиллионную модернизацию своей информационной системы. Хотя специалисты плотно работали с европейскими представителями конечных пользователей, работа новой системы закончилась провалом, поскольку вся документация системы велась на английском языке, который был непонятен 90 % банковских пользователей в Европе. Тут сказались и подбор говорящих на английском представителей, и непонимание последних, что они представляют всех своих европейских коллег, не говорящих по-английски.
Люди, обеспечивающие внедрение и эксплуатационную поддержку результирующего продукта. Им предстоит обеспечивать успех проекта после того, как вы умоете руки. Пока есть возможность, привлекайте их к работе, чтобы они смогли заранее изучить то, что будут внедрять, и заодно дать вам дельные советы.
Предположим, вам предстоит организовать ежегодную сдачу крови.
Таблица 7.1. Список участников Дня донора (частичный)
Категория Подкатегория Участники
Внутренние . . . Высшее руководство • Центральная администрация; • Зам. по сбыту и маркетингу; • Зам. по производству; • Главный заместитель. . Члены коллектива • Представитель сервисной службы; • Представитель отдела связи с общественностью; • Административный помощник. . Службы обеспечения • Бухгалтерия; • Склады; • Юридический отдел. . Специальные службы • Руководитель проекта и участники прошлогоднего Дня донора
Внешние . . . Клиенты, потребители • Доноры предыдущих лет; • Потенциальные доноры. . Разрешительные органы • Местное бюро здравоохранения . Поставщики, подрядчики • Медсестры; • Поставщики пищи; • Руководство станции переливания крови . Профессиональные сообщества • Американская медицинская Ассоциация; • Американская Ассоциация банков крови. . Общественность • Местный комитет; • Местные газеты; • Местные теле- и радиостанции.
Проверка укомплектованности списка аудитории проекта
Полностью укомплектовать список участников проекта поможет предлагаемая инструкция.
