2. Управляйте своим временем
Если вы постоянно перегружены поступающей информацией, регулярно выделяйте время на ее анализ. Придерживайтесь установленного графика.
Оцените:
• сколько времени есть в вашем распоряжении;
• насколько гибко вы можете его использовать;
• сколько времени может быть потрачено на обработку информации;
• как вы работаете отрывает ли вас от работы каждый раз поступление электронных сообщений.
3. Сконцентрируйтесь на целях
Сосредоточьтесь на текущих задачах, иначе просто утонете в море информации, которую вы накапливаете и храните «на всякий случай». В информационной политике очень важно определить цели и приоритеты: рассортируйте информацию на категории «нужно иметь», «желательно иметь» и «иметь не обязательно». Сконцентрируйтесь на том, что надо знать, а не на том, чего хотелось бы. При нехватке времени количество информации следует сократить; впоследствии можно будет его увеличить.
Информация, которую «надо иметь», должна:
• соответствовать намеченным целям;
• быть ориентирована на задачи;
• иметь отношение к потребностям;
• соответствовать конкретной поставленной задаче;
• обеспечивать знания и понимание в целях успешного продвижения дел.
Информация, которую «желательно иметь», должна:
• оказаться полезной хотя бы в течение одного дня;
• быть интересной, пусть и не имея непосредственного отношения к делу.
Информация, которую «иметь не обязательно»:
• без труда найдется по запросу;
• не нанесет никакого вреда в случае утери.
4. Выберите способы доступа к информации и ее распространения
Существенное значение на каждом этапе контроля информации имеет выбор способов доступа к ней и ее распространения. Невнимательное отношение к источнику информации может стать причиной искажения или переизбытка данных. Все источники информации расходуют ваше время по-разному:
• библиотеки требуют время на разбор и сортировку печатных материалов;
• базы данных и поисковые интернет-службы предоставляют сотни ссылок, из которых надо выбрать соответствующие, на что требуется немало времени;
• интернет-порталы и сообщества обещают дать все необходимое по теме, но в результате вы сталкиваетесь с валом неотредактированной информации;
• сообщение в сотни страниц, ради удобства посланное по электронной почте, придется распечатать на принтере.
Преимущество библиотек состоит в том, что информация в них систематизирована. С осторожностью относитесь к источникам, в которых отсутствует системная организация.
С осторожностью подходите к выбору источника, иначе придется иметь дело с массой низкокачественной информации, которую потом будет трудно отсортировать. Помните о своей цели и твердо придерживайтесь критериев отбора. Изучите источники и определите, как их использовать. Впоследствии вам будет легче найти нужную информацию.
5. Установите критерии отбора
Мы либо имеем дело с информацией сразу же после ее поступления, поскольку должны действовать на ее основе, либо:
• передаем ее кому-то еще, в том числе чтобы переложить проблему на другие плечи вместо ее решения (если только получатель действительно не нуждается в этой информации);
• оставляем на потом: это означает, что вы заняты разбором огромного объема неупорядоченной информации и не можете получить немедленную пользу от затраченных усилий (ведь не всю нужную информацию можно найти даже в крупнейших электронных библиотеках);
• избавляемся: как правило, руководствуясь здравым смыслом и практической целесообразностью.
Ответы на изложенные ниже вопросы должны помочь в определении правильного курса действий.
• Нужны ли мне эти сведения сейчас? Можно ли их использовать в текущем проекте?
• Из какого источника они поступили? Является ли этот источник авторитетным, надежным и заслуживающим доверия?
• Можно ли запросить их? Если сведения не получили, можете ли найти их сами?
• Эти данные предполагаемые, доказанные или сомнительные? Имеют ли они прямое отношение к делу?
• Надо ли их сохранить? Смогу ли я получить их снова в случае необходимости?
• Стоит ли передавать их кому-либо еще?
6. Доверяйте своим знаниям
Мы не знаем, чего мы не знаем. Изучая новые материалы в надежде отыскать новые идеи, вы вдруг обнаруживаете, что все это уже известно и не может добавить ничего нового к сумме имеющихся знаний, хотя, возможно, и позволяет убедиться, что вы в курсе всех новинок.
Важно понять, как часто это происходит и как часто вам попадается достойная внимания и ценная информация. В результате вы сможете разработать собственные правила 80/20. Опираясь на свои проверенные/лучшие/надежные/передовые источники, вы сможете отсекать кучу ненужной или дублирующейся информации.
7. Советуйтесь
Часто разговор лицом к лицу полезнее тысячи служебных записок и отчетов и позволяет сэкономить массу времени. Возможно, именно ваши коллеги наилучший источник информации. Но и их сведения следует подвергать надежным экспертным проверкам. Экспертами могут выступать специалисты, специализированные библиотеки, данные государственных или финансируемых государством учреждений, справочные службы. Если вы хотите разобраться в новой теме, раздобудьте итоговый отчет, дайджест или список из заслуживающего доверия источника. Это поможет вам добраться до того, в чем вы действительно нуждаетесь.
Во многих организациях есть «стражи» хорошо информированные люди, обладающие прирожденным талантом налаживать связи. Они помогут отобрать и отфильтровать информацию. Если у вас нет своего «привратника» заведите такое знакомство.
8. Решительно разбирайтесь с бумажными документами
• отпишитесь от ненужных внешних и внутренних почтовых рассылок;
• попросите коллег готовить только краткие отчеты и только по неотложным вопросам, например, в виде одностраничных коммюнике;
• отправьте ненужные послания обратно или в корзину;
• проследите, чтобы те, кто помогает вам в отборе информации, также не были перегружены.
9. Безжалостно фильтруйте электронную информацию, особенно из Интернета
• выработайте собственные процедуры сканирования, например отбор информации по источнику;
• не тратьте время на изучение сотен страниц документов, используйте специальное программное обеспечение для сортировки содержания по степени значимости;
