Когда мой проект достиг определенной зрелости, ко мне в почтовый ящик как из рога изобилия посыпались электронные сообщения, и я открывал электронную почту десятки раз в день. Но постепенно я стал проверять ее все реже. Сейчас я просматриваю электронную почту три раза в неделю.
Каждый понедельник, среду и пятницу в 15:00 – в это время моя работоспособность снижается – я переключаюсь из созидательного режима в менеджерский, запускаю электронную почту и просматриваю входящие сообщения.
Я придерживаюсь такого графика уже достаточно долго. Я ценю свое время и хочу направлять его на решение задач, которые обеспечивают получение максимальных результатов. У меня есть второй приоритетный почтовый ящик, известный примерно 10 контактам, и этот ящик я проверяю несколько раз в день. Это дает возможность самым близким мне людям и наиболее важным профессиональным контактам связываться со мной достаточно быстро. Как и большинство из нас, я все равно получаю слишком много электронной почты. Но организовав работу с электронной почтой как описано выше, я научился направлять больше времени и внимания на наиболее важные задачи.
В одном красноречивом исследовании было продемонстрировано, что «в большинстве случаев пользователи проверяют свою электронную почту, ничего при этом не предпринимая». Не проверяйте электронную почту, если у вас нет достаточно времени, внимания и энергии, чтобы ответить на входящие сообщения.
Скорее всего, вы не располагаете возможностью сократить частоту просмотра электронной почты до трех раз в неделю; и все же стоит щадить свое внимание и проверять почтовый ящик реже, чем это делается сегодня. Если вы хотите достигать выдающихся результатов, очень важно сохранять незадействованные резервы внимания. Когда вы отвечаете на каждое письмо в течение нескольких минут после его получения, то, скорее всего, вы распоряжаетесь своим вниманием недостаточно разумно.
Под конец «Года продуктивности» я стал испытывать гораздо меньше угрызений совести, если отказывался от встреч и совещаний, хотя это было не так легко. В случае, если у встречи или совещания не было четкой цели или повестки дня или мое участие было необязательным, я делал все, чтобы не терять время впустую. Это не всегда легко. Но всякий раз, когда я объяснял причину, почему не хочу участвовать, люди меня, как правило, понимали. Если мое участие абсолютно необходимо, я, скорее всего, предложу несколько сократить продолжительность совещания – это побуждает каждого участника прилагать больше энергии и внимания на единицу времени и тем самым быстрее продвигаться по повестке дня. Поскольку в Outlook предусмотрена продолжительность совещаний 15, 30, 45 или 60 минут, многие по умолчанию проводят совещания именно такой продолжительности. Но почему бы не закончить на 10 минут раньше? А если вы можете попросить кого-то из участников совещания в течение минуты рассказать вам, что там происходило, то высока вероятность, что такое совещание не стоит вашего времени. Если быть вежливым и указывать убедительные причины, почему вы не хотите участвовать, люди, как правило, проявляют понимание.
Безусловно, электронную почту и совещания нельзя полностью исключить из жизни, но вполне можно контролировать, насколько разумно вы расходуете на них время и внимание. Сжатие поддерживающих задач, имеющих низкую отдачу, является лучшим способом, который мне удалось найти, чтобы этого добиться. (Или по крайней мере это один из двух лучших способов, но я вернусь к этой теме отдельно.)
ЗАДАНИЕ: СЖИМАЕМ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА
Расчетное время на выполнение задания: 15 минут.
Необходимые энергия/концентрация: 7/10, хотя это зависит от того, насколько сильна ваша лимбическая система.
Ценность: 8/10.
Удовольствие от выполнения задания: 4,5/10.
Практический результат: вы будете еженедельно тратить значительно больше времени на дела с высокой отдачей, вместо того, чтобы топтаться на месте, занимаясь вспомогательными задачами.
Как всегда, вот простое задание: выбрать одно или два вспомогательных дела с низким уровнем отдачи, которые вы с трудом контролируете, и установить либо лимит времени на каждое из них, либо ограничить частоту обращения к ним (или то и другое).
Сразу важное предупреждение. Вы уже знаете, что произойдет, как только вы сократите количество времени, направляемое на вспомогательные дела: на полную мощность включится ваша лимбическая система. Как происходит всегда, когда мы упрощаем ситуацию, чтобы сосредоточиться в течение недели на более крупных и сложных делах, в игру вступает лимбическая система: вы начнете испытывать чувство вины, что редко просматриваете электронную почту (а вдруг пришло какое-нибудь важное сообщение?), отказываетесь от не слишком важных совещаний или боретесь с желанием еще разок заглянуть в социальные медиа. Не поддавайтесь соблазну! Как и в случае с отключением от интернета, это неуместное чувство вины со временем пройдет, а в результате вы получите возможность беспрепятственно фокусироваться на том, что по-настоящему важно.
И не бойтесь побаловать себя после успешной попытки сжать до минимума свои вспомогательные дела! Во время моего разговора с Чарлзом Дахиггом (автор бестселлера «Сила привычки»*) он подчеркнул, насколько важно стимулировать себя по мере формирования новых привычек: «[Когда между привычкой] и вознаграждением устанавливается неврологическая связь, это означает, что создается новая нейронная цепочка, связывающая их в нашем мозге». Если вам удалось успешно сократить время на вспомогательные технические дела с низкой отдачей, не бойтесь побаловать себя чем-нибудь, что действительно доставляет вам удовольствие, и тем самым сделать весь процесс более привлекательным. Весьма вероятно, что в долгосрочной перспективе это будет вам помогать.
* Дахигг Ч. Сила привычки: Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. – М.: Карьера Пресс, 2015.
14. Устранение неважного
Основное: слово «нет» – мощный инструмент продуктивности. И хотя в экономике знаний время давно уже не деньги, за деньги можно купить время, если тратить их разумно. Каждый раз говоря «нет» делам низкой ценности, вы одновременно говорите «да» своим приоритетам.
Расчетное время чтения:
13 минут 22 секунды.
Устраняя и сокращая все что можно, в том числе коучинг, работу с электронной почтой, участие во встречах и совещаниях, отслеживание социальных медиа, и отказываясь от выступлений, я высвободил массу времени и внимания, чтобы сосредоточиться на самых важных делах. Но, как и всегда, я не был полностью доволен ситуацией.
У меня все еще оставалась масса рутинных дел, которые необходимо было выполнять и от которых я никак не мог отделаться.
В их числе:
• Управление календарем.
• Процесс организации видеоконференций с несколькими участниками.
