Некоторые поддерживающие задачи отнимают непропорционально большое количество внимания, а не времени. Например, чтобы написать и отправить электронное сообщение, часто нужно не более минуты или двух, но если вы привыкли проверять электронную почту десятки раз в день, то вам приходится соответствующее число раз переносить фокус своего внимания с чего-то важного на входящие письма. (Затраты внимания на переключения, связанные с многозадачностью, могут быть настолько велики, что я посвятил этой теме целую главу.) Сюда же относится возможный дискомфорт, связанный с тем, что вы не знаете, есть ли у вас новые сообщения, и он также претендует на долю вашего внимания, не говоря уже о том, что уведомления о входящих сообщениях могут отвлечь вас как раз в тот момент, когда вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то более продуктивном.
С моей точки зрения, лучший способ снизить затраты времени и внимания на электронную почту и тому подобные задачи – ограничить количество раз, которые вы обращаетесь к ним в течение дня. У меня отключены уведомления о входящих сообщениях, и я проверяю электронную почту ограниченное число раз в день – утром, в первой половине дня до обеда и в конце дня. Введение аналогичных ограничений на остальные похожие дела творит буквально чудеса: резко сокращается время на проверку статусов в социальных медиа, телефонные звонки и обмен мгновенными сообщениями.
Безусловно, существуют электронные сообщения, которым стоит уделить больше времени. В некоторых случаях может оказаться полезным делать паузу, прежде чем отвечать на них. За это время у вас будет возможность собраться с мыслями и детально продумать ответ. Тем самым можно избежать необходимости впоследствии отправлять еще несколько сообщений, уточняющих предыдущее.
Ниже приведены несколько примеров ограничений, которые я установил для себя:
• Только три промежутка времени по 30 минут в течение дня для работы с электронной почтой.
• Проверка социальных медиа не более пяти раз в день.
• Объединение сходных задач в единый блок, чтобы фокусироваться на них меньшее число раз (например, сделать все необходимые телефонные звонки за одну сессию).
• Не более пяти сеансов общения в день через сервисы мгновенных сообщений.
• Проверка электронной почты только тогда, когда у меня есть достаточно времени, внимания и энергии, чтобы сразу ответить на все входящие сообщения.
Заранее установив время для дел вроде электронной почты (вместо того, чтобы реагировать на приход каждого входящего сообщения или по настроению), вы сразу достигаете нескольких целей. Вы высвобождаете внимание и работаете более целеустремленно; в течение дня можно не думать о поддерживающих задачах, поскольку вы уже заранее решили, когда будете ими заниматься.
Мне понадобилось несколько недель, чтобы привыкнуть реже проверять входящие сообщения. Эффект был такой же, как и в случае с более редкими подключениями к интернету, – как только сформировалась привычка обращаться к делам с низкой отдачей минимальное число раз в течение дня, мои мысли обрели дополнительную ясность, мне стало легче фокусироваться на реальной работе.
Пожиратели времени
Многие поддерживающие задачи расходуют скорее время, чем внимание. Возьмем в качестве примера совещания. Хотя некоторые совещания важны, средний человек тратит на них огромную часть своей жизни: офисные работники в среднем проводят на совещаниях 37 % рабочего времени. Опрос 150 руководителей показал, что, с их точки зрения, в среднем 28 % совещаний являются пустой тратой времени. (Я готов утверждать, что для большинства офисных работников этот показатель выше 50 %: на самые бессмысленные совещания руководителей просто не приглашают.) Непродуктивные совещания являются противоположностью поддерживающих задач вроде электронной почты – они пожирают массу времени, но почти не задействуют внимание или энергию.
Вот несколько примеров ограничений на продолжительность деловых встреч, которые я ввел для себя в ходе проекта (согласен, у меня больше контроля над своим днем, чем у большинства офисных работников и менеджеров):
• Ограничить продолжительность деловых встреч четырьмя часами в неделю – и переносить или отменять все встречи сверх этой квоты.
• Объявить «каникулы» для вспомогательных задач (например, не пользоваться электронной почтой в течение дня или двух, включив автоматическую отправку сообщений о моем временном отсутствии, чтобы в течение этого времени целиком сфокусироваться на важном проекте).
Подобные ограничения мотивировали меня не только быстрее справляться с делами, но и придумывать новые эффективные способы организовывать свою работу рациональнее, поскольку такого защищенного времени имелось немного. Я думаю, что в любом случае полезно устанавливать лимиты для вспомогательных задач, которые имеют тенденцию потреблять много времени и внимания. Например, когда в ходе проекта стало очевидно, что электронная почта отнимает уйму времени, в дополнение к трем окнам в течение дня, предназначенным для работы с ней, я установил правило, что каждое исходящее от меня электронное сообщение состоит максимум из пяти предложений. Я даже сделал соответствующую вставку в свою электронную подпись («Для вашего и моего удобства, каждое мое сообщение состоит максимум из пяти предложений»), чтобы мой подход был понятен корреспондентам.
У меня сложилось впечатление, что мои адресаты приняли этот подход, и я заметил, что стал гораздо быстрее разбираться с почтовым ящиком. Когда мне трудно свести ответ к пяти предложениям, часто это указывает на то, что данный вопрос может быть эффективнее решен посредством телефонного звонка.
Некоторые из «пожирателей времени», например офисные разговоры у кулера, по своей природе труднее поддаются приручению. Хотя дружеские отношения с коллегами могут позитивно сказываться на вашей продуктивности, стоит поразмыслить, не слишком ли дорого вам обходятся офисные разговоры. Если да, то составьте план, как избежать пустой болтовни, например надевайте наушники, когда работаете над критически важными проектами; избегайте сплетен, как чумы; находите место вне офиса, чтобы отдохнуть во время перерывов; предлагайте коллегам, которые вас отвлекают, помочь вам с работой или закрывайте дверь к себе в офис в то время, когда наступает биологический пик, – все это поможет вам высвободить еще больше времени для работы над приоритетными задачами.
Подобно тому, как день для технических задач помогает структурировать соответствующую часть вашей жизни, введение ограничений на вспомогательные задачи мешает им бесконтрольно расширяться и претендовать на чрезмерное количество времени или внимания.
Количество отвлечений, связанных с электронной почтой, можно сократить, установив специальные программы, позволяющие отправлять сообщения не сразу, а в заданное время: на момент написания этой книги мне особенно нравятся следующие приложения: Boomerang (BoomerangGmail.com) или Right Inbox (RightInbox.com) для Gmail; SendLater (ChungwaSoft.com/sendlater) для Apple Mail; SendLater (SendLaterEmail.com) для Outlook; Boomerang (Boomerang Gmail.com) для Android.
