Автоматические счетчики приготовленных напитков, которые бывают встроенной функцией в профессиональных кофемашинах и кофемолках – помогают ежедневно сравнивать количество приготовленных напитков с количеством пробитых по кассе.
Инвентаризация – это проверка фактического количества товара с плановым. Инвентаризация помогает выявить факты воровства товаров или перерасхода ингредиентов, но провести ее можно только тогда, когда у тебя есть хоть какая-то система учета того, что реально поставлено в точку продаж, и того, что продано. Самая примитивная схема – ежедневно фиксировать все продажи и поставки в табличке Excel.
Кроме перечисленных вариантов есть более продвинутые способы ведения учета всех продаж за день. Это программы, которые работают либо на планшетах, либо на ноутбуках. Вот некоторые из них:
• Poster (https://joinposter.com)
• CloudShop (https://cloudshop.ru)
• Quick Resto (https://quickresto.ru)
Систем достаточно много на рынке, я выделила эти три, потому что они обладают несколькими преимуществами, которые на первых этапах были ключевыми для меня:
1. Есть возможность установить на планшет, а не занимать рабочее место ноутбуком или еще более мощными устройствами.
2. Системы оплачиваются ежемесячно, не надо покупать годовую лицензию или дорогостоящее ежемесячное обслуживание.
3. Настроить и запустить можно за 1—2 дня.
4. Стоимость подписки за месяц – 1500—3000 рублей.
5. Программы не просто считают деньги, но и позволяют полноценно контролировать все товары и ингредиенты с момента поставки до момента продажи. А значит, можно проводить инвентаризацию ежедневно.
6. Позволяют создать техкарты всех напитков (CloudShop – не позволяет, но возможно фиксировать продажи готовых товаров).
Построить сильную команду с первых дней работы возможно даже неопытному управленцу. Сначала это будет команда из двух человек, но это не имеет значения. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его должность необходима для общего результата, даже если это мытье полов. И ценно именно качество работы, а не уровень зарплаты члена команды.
Использованный источник литературы
Веденеева, А. Как найти своего бухгалтера: [Электронный ресурс] // vc.ru. 2019. URL: https://vc.ru/hr/79991-kak-nayti-svoego-buhgaltera.
(Дата обращения: 04.01.2020).
Глава 10.
День открытия
Помнишь первый день важного для тебя дела? Первый рабочий день на долгожданной новой работе или день, когда ребенок пошел первый раз в первый класс.
Первый день работы кофейни – часто самый волнительный момент. Когда ты только представляешь себе этот день, то, наверное, рисуешь себе либо идеальную картинку, где много гостей и высокие продажи, либо наоборот – не пришел никто. И то, и то вызывает чувство пугающей неизвестности.
Как сделать так, чтобы открытие стало важным событием не только для тебя, но и для сотрудников, и для гостей твоего уютного кофейного местечка? И главное, как сделать так, чтобы после открытия продажи продолжались в том темпе, которого ты ожидаешь?
Первый рабочий день Coffee Molly был совсем не похожим на праздничное открытие кофейни. Проснувшись, перекусив, я долго не могла понять, радуюсь я или боюсь этого дня. Но хорошо помню слова мужа, который сказал: «Не переживай, что не будет продаж: один клиент у тебя сегодня точно будет – это я». Я отпустила все свои страшные мысли и поехала открывать кофейню. Бариста Аня уже ждала меня на месте, и мы вдвоем открыли дверь и начали всем своим видом показывать: «Да, мы открылись».
Важность этого дня может усилиться еще и потому, что, возможно, это твой первый официальный старт первого бизнеса.
1. Идеальный день открытия твоими глазами
Большинство начинающих бизнесменов думают, что «первый день открытия» равно «сообщить всем, что у тебя все идеально».
Они ассоциируют эту идеальность со своим профессионализмом, прекрасными сотрудниками, которые готовы встретить гостя и приготовить ему все наилучшим образом.
Парадокс в том, что ты готовишься к самому желанному дню со всей ответственностью, и именно эта гипертребовательность к себе мешает сделать этот день по-настоящему идеальным. Почему?
Идеально – слишком растяжимое понятие.
Опиши конкретнее, что значит «идеально»:
• что именно должно быть безупречным;
• сколько человек должны прийти тебя поздравить;
• сколько минимум главных товаров будет продано;
• какая выручка будет показателем успешности этого дня;
• чего не будет в первый день точно, но будет в следующие;
• что должны узнать посетители с первого дня о заведении.
Другими словами, переведи эмоции и ожидания в цифры и факты. Вот ты и получил план тех действий, на которые только и стоит тратить время и нервы.
Например, ты планируешь в первый день сделать выручку 35 000 рублей. Из них ты хотел бы продать кофе на 25 000 рублей, остальное – десерты или выпечка.
Позаботься о том, чтобы всех товаров и ингредиентов было в достатке для достижения такого результата. Прикинь, сколько сотрудников должно быть в кофейне, чтобы успеть обслужить наплыв людей. На себя не рассчитывай, так как ты будешь человеком, который будет разруливать форс-мажорные ситуации, а если их не будет – то анализировать поведение и вопросы гостей.
2. Как выглядит день открытия глазами гостя
Мои наблюдения за гостями, основанные на опыте запуска 12 кофеен.
1. Гостям все равно, первый или второй день работы кофейни, какая бы красивая она ни была.
2. Если, зайдя внутрь, они не нашли ничего знакомого в течение 10—15 секунд, то они молча уйдут. Знакомым может быть: название напитка и его цена; обстановка, которая им что-то напоминает и создает ощущение комфорта; понятный и очевидный способ совершения покупки; друзья или товарищи, делающие заказ или изучающие меню; музыка. Если тебе удастся заставить гостя задержаться внутри твоего заведения на 2—3 минуты, то это уже победа, даже если он ничего не купил: он вернется с высокой вероятностью.
3. Негативные высказывания не означают, что человек не придет и ему не понравилось. Это показатель того, что человек хочет, чтобы в следующий раз оправдали его ожидания. Он хочет быть услышанным.
4. Самые платежеспособные гости приходят под закрытие или на следующий день.
5. Все, кто приходят в день открытия, хотят, чтобы их встречали от двери и рассказывали очевидные вещи. Это тип любопытных клиентов, которые готовы совершить покупку в первый день, но ждут к себе особого внимания.
