Книга Кофейня без франшиз. Руководство по открытию уникальной кофейни - Ирина Ускова

Чем лучше продажи в кофейне, тем больше разных ингредиентов нужно закупать впрок. А значит, и потерять что-либо шансы возрастают. Как за всем уследить и закупить вовремя? Помогает ли в этом инвентаризация? Да, инвентаризация – рутинная часть рабочего процесса в жизни заведения. И, пожалуй, одна из самых скучных, а для кого-то болезненных. Тем не менее именно благодаря ей ты сможешь сверить долги перед поставщиками, узнать точную сумму товаров на складе, проконтролировать персонал, понять, каковы недостачи. Чем чаще ее будешь проводить, тем меньше будет финансовых потерь и авралов в закупке.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию, лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках. О том, на какие облачные системы стоит обратить внимание, читай в главе 8 «Оборудование и программное обеспечение».

Что такое инвентаризация в кофейне

Инвентаризация – это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на реальный доход бизнеса.

Давай посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в кофейнях, как часто, кем, и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

6.1. Как часто нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки.

• Ежемесячная. Учет расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров, а также инвентаря.

• Еженедельная. Как правило, это только учет ингредиентов, одноразовой посуды.

• Ежедневная. Учет остатков бара, самых ходовых товаров. Каждый вечер управляющий или старший бариста проводит инвентаризацию, пока бариста закрывает смену и убирает свое рабочее место. Бариста может проводить ее и сам, но всегда под контролем руководителя.

• Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме руководства, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация самых продаваемых товаров и ингредиентов. В этом подходе главное – эффект неожиданности.

6.2. Кто проводит инвентаризацию

Ответственные лица – управляющий, помощник администратора, старший бариста. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

6.3. Что может показать инвентаризация

1. Ошибки в единицах учета. Например, однажды я не досчиталась по остаткам 24 литра молока за 2 недели. Позже выяснилось, что поставщик изменил литраж упаковки с 1 л на 0,875 мл.

2.Позиции-дубликаты. Например, «сливки взбитые» и «сливки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации. Одни используются для кофе-десертов, а другие – для приготовления рафа.

3.Небрежность персонала. Бариста не соблюдают рецептуру, не пользуются весами или мерными стаканами – происходит перерасход.

4. Большие остатки товара на складе. Такое может произойти незаметно, когда упал спрос на какой-либо товар или напиток.

5. Неверно составленная техническая карта. Когда ты видишь, что остатки по одной и той же позиции постоянно не совпадают, надо проверить настройки техкарты.

6. Воровство. Об этом пункте читай в главе 9 «Сотрудники».

7. Возможности для лояльности. У нас в меню есть позиция «какао с маршмеллоу», но часть гостей просят приготовить его без маршмеллоу. Цена позиции от этого не меняется, поэтому периодически маршмеллоу при инвентаризации оказывается больше, чем указано в системе.

Вот в этих плюсах по маршмеллоу и скрываются возможности для лояльности: предложи гостям попробовать добавить маршмеллоу в капучино или латте. Один раз бесплатно попробовать интересно, а в перспективе, возможно, гость захочет его добавлять уже платно.

Не упускай такие моменты как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

6.4. Что делать с расхождениями

Твой управляющий должен уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

1. Пересмотреть калькуляции и техкарты.

2. Проверить единицы учета в системе.

3. Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

4. Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

5. Провести дополнительное обучение для бариста, закрепить за ними наставников.

6.5. Инвентаризация готовой продукции

Инвентаризация готовой продукции – это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно даже ежедневно. Так сможешь сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства.

В кофейнях формата навынос большое количество продукции продается в одноразовой посуде, поэтому обязательно включай в ТК расходные материалы и упаковку: стаканы, крышки, размешиватели, салфетки.