Перед тем как начать работу с программой, нужно выполнить ее предварительную настройку. В программе «Отдел кадром» эта настройка состоит из двух этапов: собственно настройка системных параметров и заполнение справочников. Далее мы рассмотрим каждый из этих этапов.
Настройка системных параметров
Значения параметров настройки, которые предложены в программе по умолчанию, являются оптимальными для большинства пользователей. Однако иногда приходится внести в настройки некоторые изменения, чтобы максимально адаптировать программу к своим потребностям.
Чтобы перейти к системным настройкам, нажмите в главном окне программы кнопку Справочники и настройки, а в открывшемся после этого окне (см. рис. 2.4) – кнопку Системные настройки. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Настройка параметров программы
В данном окне в соответствующих областях выполняется настройка формирования приказов и документов по формам Т-2 и Т-4. На рис. 2.8 показаны настройки, которые используются в программе по умолчанию. Обратите внимание – в настройках формы Т-2 вы можете включить режим, при котором в сведения о профессии будет включаться информация о специальности в соответствии с полученным образованием, либо о должности. Кроме этого, можно вообще отключить режим заполнения данных о профессии.
Если в нижней части окна установить флажок Возможность ведения истории контактов с сотрудником, то в программе активизируется механизм, позволяющий фиксировать информацию обо всех контактах с сотрудником и последующего просмотра истории этих контактов.
Все изменения, выполненные в окне настройки параметров, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Ввод исходных данных в справочники программы
В программе «Отдел кадров» справочник – это хранилище основной, базовой информации, на которой строится вся последующая работа. В справочниках содержатся сведения о национальностях, гражданствах, видах трудового стажа, степенях родства, причинах увольнения, категориях персонала и масса другой информации, необходимой для полноценного и качественного ведения кадрового учета.
Помните, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу – придется вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, что порой неудобно. Правда, наиболее распространенные позиции в справочники уже внесены по умолчанию. Например, справочник Вид документа по умолчанию содержит позиции Паспорт, Военный билет и Свидетельство о рождении, а такой документ, как Удостоверение беженца в нем отсутствует. Поэтому перед началом работы с программой рекомендуется просмотреть содержимое основных справочников и, при необходимости – дополнить их необходимой информацией.
Чтобы войти в режим работы со справочниками программы, нужно в окне, изображенном на рис. 2.4, нажать кнопку Справочники. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Работа со справочниками
Отметим, что в программе «Отдел кадров» принцип работы со всеми справочниками одинаков: вначале нужно выбрать справочник, после чего добавить в него или удалить из него данные.
Выбор справочника осуществляется из раскрывающегося списка в поле Вид справочника. После этого в табличной части окна отобразится содержимое выбранного справочника. Например, на рис. 2.9 показано содержимое справочника Вид документа, в котором формируется перечень документов, удостоверяющих личность сотрудников предприятия.
Добавление в справочник новой позиции осуществляется следующим образом: в поле Код вводится произвольный числовой код (который должен быть уникальным), а в поле Значение – название позиции (например, для справочника Вид документа это может быть Удостоверение беженца, и т. д.). После нажатия кнопки Добавить новая позиция будет внесена в справочник и отобразится в табличной части окна. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.
