Управление мультипроектными рисками
Многие, если не большинство, руководителей проектов однажды обнаруживают, что управляют более чем одним проектом. Руководитель нескольких проектов обычно сталкивается со специфическими проблемами, которые не знакомы менеджерам одиночных проектов. В мультипроектной среде один проект часто накладывается на другой или зависит от другого, как это происходит в обычной сетевой схеме (см. главу 8 и главу 9).
Здесь требуется двусторонний подход. Во-первых, вы должны сконцентрироваться на каждом отдельном проекте и оценить риски каждого из них. Затем нужно оценить весь свой портфель проектов и определить взаимоотношения между всеми его составляющими. Ваш портфель – это совокупность всех проектов под вашим управлением. Отношения между этими проектами могут быть очень разными.
Программа – это обычно ряд связанных между собой проектов, направленных на достижение единого результата. Все проекты должны быть правильно интегрированы для достижения этой единой цели.
В портфеле проектов вы должны четко идентифицировать те сферы, где пересекаются работы по каждому проекту, затем определить, что может пойти не так в тех областях, где проекты «соприкасаются».
Что касается программы проектов, в ней взаимоотношения между проектами определены более точно. Например, в программу легкой атлетики входит эстафета, в которой четыре бегуна должны передать друг другу эстафетную палочку. Самая быстрая команда выигрывает не всегда, потому что в передаче эстафетной палочки бывают ошибки и ее могут даже уронить. Многие проекты в программах имеют отношения типа «предшественник – последователь» (один проект должен быть завершен до того, как начинается новый). Для того чтобы обеспечить плавный переход от одного проекта к другому, необходимо уделять всемерное внимание процессу «передачи эстафетной палочки». План управления мультипроектными рисками как раз концентрируется на таких событиях.
Точки координации
В любом мультипроектном варианте точки соприкосновения проектов называются точками координации. Они должны быть идентифицированы, после чего создается план управления мультипроектными рисками. «Метод шести шагов» в данном случае применяется только по этим сферам соприкосновения. Вы сначала составляете план управления рисками для каждого отдельного проекта, а затем обращаете внимание на точки соприкосновения и повторяете весь процесс вновь, но уже в отношении мультипроектных рисков. План управления рисками портфеля или программы проектов подразумевает дополнение и усиление планов управления рисками отдельных проектов в общей мультипроектной среде.
Матрица рисков
Действенным инструментом управления рисками является стандартная матрица рисков (рис. 6.1). Она поможет расположить проекты в квадратах в соответствии с вероятностью наступления рисков и их негативным воздействием.
Рис. 6.1. Матрица рисков
Разместив потенциальные угрозы в квадратах матрицы, классифицируйте их по показателям «высокий – средний – низкий». Риски с высокой вероятностью материализации разместятся в верхней правой части матрицы, а с низкой – в нижней левой. Каждому риску в каждом отдельном проекте можно присвоить свой код. Это очень эффективный метод в сложной системе управления портфелями и программами.
Реестр рисков
Эффективным инструментом управления рисками проектов является также реестр рисков (табл. 6.1).
Таблица 6.1. Реестр рисков
Источник: семинар Американской ассоциации менеджмента «Повышение навыков управления проектами: основа успеха».
Реестр рисков, последний компонент в инструментарии управления рисками проекта, – живой, динамичный механизм, который поможет отслеживать статус рисков, пока ваш проект развивается в своем жизненном цикле. Реестр рисков также позволяет определять ответственных за проведение акций, совершаемых в непредвиденных и чрезвычайных ситуациях, результаты этих акций, а также активные и латентные риски.
Если не сделан тщательный анализ существующих рисков, то и вы как руководитель, и ваша команда окажетесь в атмосфере пассивного реагирования на возникающие угрозы, борясь с пожарами на протяжении жизненного цикла проекта. Такой подход требует наибольших затрат времени, усилий и средств и ставит под угрозу успех любого проекта. С самого начала руководитель должен приложить все усилия к правильной организации этого ключевого элемента всего проекта.
План управления коммуникациями проекта
Проводя семинары по проектному менеджменту, я прошу слушателей идентифицировать трудности, с которыми они могут столкнуться при управлении проектами.
Очень часто они называют коммуникации проектов или их отсутствие. Хорошо, что большинство руководителей проектов понимают, насколько важны коммуникации для успеха предприятия. Однако обескураживает тот факт, что мало кто из них принимает конкретные меры для улучшения ситуации.
Начнем с электронной почты. Да, мы до сих пор проводим совещания, звоним заинтересованным сторонам проекта по телефону или лично встречаемся с членами своей команды. Однако сегодня в коммуникациях проектов доминирует электронная почта. Большинство из нас смирилось с этим. Электронная почта прочно вошла в нашу жизнь, позволяя моментально связываться с адресатом на другом конце планеты или в другом конце зала совещаний. Она дает возможность выстраивать наши ответы по их приоритетности, а в случае необходимости – создавать и бумажную «нить» общения. Все это хорошо, но по своему опыту я заметил, что мы еще не полностью освоили все возможности этой технологии и не научились максимально использовать ее потенциал.
Разве вам не приходилось получать электронные сообщения на пяти машинописных страницах с бесчисленными параграфами? Некоторые сообщения напоминают новеллы, посвященные любимым. И наоборот, некоторые имейлы из трех слов оставляют адресата в недоумении по поводу того, что же хотел сказать отправитель. Такую манеру использования электронной почты я называю «коммуникациями Дикого Запада». В ней не существует никаких правил, законов или норм. Электронные коммуникации по проекту зависят от вкусов и привычек отправителей и получателей. Это оставляет впечатление «свободного полета мысли» и никоим образом не сочетается со средой проекта, в котором есть строгие ограничения по содержанию, расписанию и расходам.
Создайте отдельный порядок электронной переписки и следите за тем, кто и с кем поддерживает связь по проекту. Уточняйте, какие электронные сообщения должны поступить конкретной заинтересованной стороне проекта. Разработайте рекомендации сотрудникам по тому, кого ставить в копию сообщений. Разве не приходилось вам вернуться из отпуска и обнаружить в своей электронной почте 500 копий писем, большинство которых не имело отношения ни к вам, ни к вашему проекту? Просматривать их не просто утомительно – они отнимают много времени. Соберите команду и с ее участием создайте порядок электронной переписки по проекту. Этим вы реально повысите эффективность коммуникаций проекта и встретите понимание со стороны членов коллектива.
