Вот как выглядит большая чистка.
Выстройте стратегию: сделайте так, чтобы в вашем ящике не осталось (или почти не осталось) непрочитанных сообщений, удаляя и архивируя их или отвечая на них. Просматривайте подряд все письма, которые находятся в вашем е-мейле в данный момент. Все одним ударом.
Концентрация. Выделите время в своем календаре. Да поторопитесь, пока вам не пришло еще 10 сообщений! (Если ситуация совершенно вышла из-под контроля, вы можете посчитать свои сообщения и разобраться с 10 % из них одним ударом, чтобы подсчитать, сколько времени у вас уйдет на просмотр всей корреспонденции и сколько банок «Ред Булл» вам нужно выпить, чтобы довести дело до конца.) Нет сомнения, что придется поставить чистку ящика в приоритет перед всеми остальными, менее срочными заданиями, как, например, эпиляция или другие занятия.
Совет: проводить чистку лучше рано утром или поздно вечером, так как в это время вы, скорее всего, получаете меньше сообщений.
Приступайте к делу: начните с операции «Удалить», потому что это чертовски просто. Вы просто сидите, нажимая клавишу перемещения курсора со стрелкой вниз, а другой палец держите на иконке мусора, удаляя сообщения о просроченных сделках с авиабилетами, регистрационные заявки на участие в программе компании «Weight Watchers» для похудения и прочий мусор, который вы по непонятной причине не удалили в тот же момент, когда он попал в ваш ящик. Вы планировали ответить этому вежливому парню из Нигерии, который попросил вас перечислить ему 300 000 долларов? Функция сортировки по отправителю – это подарок, который поможет вам уничтожить все сообщения из отдела кадров одним нажатием клавиши. Вы когда-нибудь получали хоть одно содержательное письмо от кадровиков? Ну вот и я о том же.
Затем вам пригодится функция «Архивирование». Программа сортировки почты оснащена полезной приблудой добавления папок. Можете мне поверить на слово. Так что если в ящике есть сообщение, которое не требует ваших немедленных действий, но может понадобиться вам впоследствии, вы можете создать папку и отправить туда всю не очень нужную фигню. Например, мои папки озаглавлены так: «Приглашения на выступления», «Германия» и «Разное». (Назначение различных папок похоже на ящик, куда вы прячете секс-игрушки, когда к вам приезжает мама. Очень практично.)
Наконец, пришло время функции «Ответить». Именно этого вы избегали все время – говоря людям, что «вы не получали такого сообщения» или «у вас не было времени прочитать его», потому что вы якобы не увидели его среди других 12 999 других писем или же присваивали ему разные приоритеты. Пора налить себе бокальчик клюквенного сока и грохнуть их всех. Большинство из них, вероятно, будет нетрудно заметить и утилизировать, но если на какое-то сообщение нужно потратить время или силы, отложите его в сторону и запланируйте это отдельным заданием в своем списке срочных дел на неделю. (И прислушайтесь к словам Полония, пока выполняете его.)
Так что садитесь и удаляйте, удаляйте, удаляйте. Сделайте еще шаг вперед и архивируйте, архивируйте, архивируйте. Не будьте тем парнем, который отвечает, отвечает, отвечает!
День за днем (или неделя за неделей)
Вы успешно перелопатили свою почту и достигли отметки «0» в папке «Входящие» (или близко к этому), так что теперь будет не так трудно удерживаться на плаву и не давать ящику снова засориться. Можно даже выделить время, когда вы будете заниматься сортировкой писем и только ею (Х) на протяжении Y минут или часов, в зависимости от производственной необходимости.
А если у вас уже выработался рефлекс, как у собаки Павлова на «дзинь», который издает ваш телефон или компьютер, уведомляя о получении нового сообщения, вы же знаете, что можно отключить этот сигнал, не так ли? Я так делала довольно часто, когда мне нужно было заниматься редактированием текстов, не отвлекаясь ни на что, и при этом я не пропускала ни одного срочного письма. Вся эта фигня ждала меня после обеда, когда я была готова разгрести завалы. Конечно, я работала в издательском бизнесе. Если вы работаете в «Гугле», они могут отдать вас под трибунал за такой поступок. Это просто предупреждение.
Ключ ко всему – управление временем и знание своего фронта работ, а не тот безумный завал, который вы накопили за последние шесть месяцев. Вы можете выполнить 10 % чистки, о которой я говорила, прикинуть, сколько времени уйдет на то, чтобы закончить ее, и потом выделить столько времени, сколько вам нужно, чтобы просматривать свой почтовый ящик в течение дня или недели. Если у вас на это есть всего 30 минут или 2 часа (и больше ничего), вы будете более организованным, менее утомленным и избавитесь от репутации Того Парня, Который Никогда Не Отвечает На Мои Письма.
Почтовая лихорадка
Наконец, у меня есть специальный совет для всех Саймонов, читающих эту книгу.
Беспокоитесь ли вы о том, что если вы не будете проверять свой ящик какое-то время, то с плеч полетят головы, королевство падет, а бурундуки не получат ангажемента и никогда больше не выйдут на сцену и во всем этом будете виноваты вы?
Если это так, то у вас Почтовая Лихорадка и я здесь, чтобы сообщить вам о том, что «патологическая ответственность», при всей ее соблазнительности, – не выход.
Я знаю, что вы думаете иначе. Так думала и я на протяжении примерно двадцати лет, или когда там электронная почта вошла в обиход, пока не поняла, что попала в ловушку замкнутого цикла ответов. Процесс без начала и конца, пусть и менее отвратительный, чем человеческая многоножка, но такой же трагичный[33].
Для начала скажу: патологическое желание отвечать на электронные письма в тот же момент, когда они приходят, – это хрестоматийный примерответной реакции на произошедшие события в ущерб упреждающим действиям. Это все равно что пытаться ходить по воде, вместо того чтобы плыть по ней, – вы тратите всю энергию на то, чтобы оставаться на одном месте. И это плохое место. Место отчаяния. С таким же успехом вы могли бы обмотать все эти цепочки электронных писем вокруг своих лодыжек и пойти ко дну, потому что именно туда вы и направляетесь. Если вы в течение всего дня только и делаете, что интенсивно удаляете, архивируете, отвечаете, вам никогда не удастся сделать что-то другое и вы потонете. В океане писем. Понятно?
Вы, вероятно, научились отвечать слишком быстро на какое-то сообщение, а через секунды или часы осознавали, что нужно сказать больше, и это вызывало необходимость написать еще одно письмо. Подождите. Сконцентрируйтесь на этой задаче позже, на всем сразу, когда у вас будет время и силы подумать, выстроить стратегию и реагировать с упреждением событий, глядя в будущее. Когда вы сможете отвечать фразой «Просто факты, мадам» и у вас будет время для «все включено».
Если вы оказались в лапах почтовой лихорадки, попробуйте упражнение «Остановись, упади, откатись» со страницы 95. Отойдите от девайса, сделайте глубокий вдох, посмотрите на список срочных дел и вспомните: вы приметесь за электронные письма в 3 часа дня, между визитом к зубному и составлением проекта пресс-релиза.
