Способ разработки структурной схемы работ зависит от знаний и опыта решения подобных задач, а также от того, какие новые методы и подходы вам для этого понадобятся. В зависимости от характеристик вашего проекта можно выбрать один из двух подходов.
В любом случае неплохо иметь на отдельных карточках краткое описание каждой задачи. Так вам легче манипулировать ими, разместив на столе или стене. Такая наглядность тем более полезна, если продумывать организацию структурной схемы работ вы будете не в одиночку.
Разработка сверху вниз
Этот способ подходит для проектов более или менее вам знакомых. Действуйте следующим образом.
1. Определите все основные задачи проекта.
2. Определите все задачи второго уровня.
3. При необходимости продолжите декомпозицию задач.
4. Продолжайте, пока не достигнете нижнего уровня — конкретных работ.
Метод мозгового штурма
Такой метод целесообразен для проектов, в которых применяются нетрадиционные методы и подходы, по крайней мере, для вас и вашей команды.
1. На отдельном листе запишите все возможные задачи по вашему проекту.
• На данном этапе не заботьтесь о накладках или уровне детализации задач.
• Не отвлекайтесь на мелочи и редактирование формулировок.
• Не обсуждайте целесообразность каждого вида работ.
• Просто все запишите!
2. Проанализируйте ваш список и разделите все задачи на несколько основных категорий, учитывая их характеристики.
Это будут задачи верхнего уровня.
3. При необходимости разбейте отдельные задачи на подзадачи.
4. К задаче любого уровня можно применить метод декомпозиции "сверху вниз", чтобы убедиться, что учтено все.
Различные форматы представления структурной схемы работ
Организационная блок-схема
Организационный формат структурной схемы работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем эффективна для отображения многочисленных задач.
Рис. 3.4. Организационный формат структурной схемы работ
Структурированный документ
Формат структурированного документа (см. рис. 3.5) позволяет компактно расписать все работы структурной схемы с указанием всех задач более высоких уровней.
Для больших проектов целесообразно использовать оба формата структурной схемы работ.
Рис. 3.5. Формат структурированного документа
Организационный формат в нестрогом виде
Такой формат (например, см, рис. 3.6) больше подходит как черновик для вынесения на коллективное обсуждение методом мозгового штурма. Дадим пояснения.
• Надпись в центральном кружке означает весь проект.
• От центрального кружка идут линии к кружкам, означающим основные задачи.
• От основных задач ответвляются задачи следующих уровней детализации.
Рис. 3.6. Структурная схема работ в виде кружков
Нежелательно в таком виде показывать структурную схему работ людям, незнакомым с вашим проектом. Для этого больше подойдет организационная схема или формат структурированного документа.
Несколько полезных советов
Вот рекомендации, которые помогут вам усовершенствовать структурную схему работ.
• Привлекайте людей, которые будут с вами работать над проектом, к разработке структурной схемы работ. Лучше это сделать с самого начала. А если они подключились позже, дайте им возможность внести свои критические замечания, прежде чем начнут работу над проектом.
