Разумеется, многие возразят мне, что у них просто нет выбора, что проектов много и приходится участвовать только в некоторых этапах работы. Они скажут, что мое предложение трудно осуществить. Я с полной ответственностью утверждаю: это возможно в любой сфере занятости.
Предлагаю обратить особое внимание на этот аспект своей жизни, даже если вам придется полноценно участвовать в двух-пяти крупных проектах в год. Вы сможете это сделать: найдите такие проекты, предложите свое участие или создайте их для себя сами. Вы об этом не пожалеете.
С одной стороны, контроль над работой заключается в том, что вы делаете (а теперь вы знаете, какое значение имеет увеличение количества и улучшение качества проектов, в которых вы по-настоящему активно участвуете от начала до конца), с другой – следует контролировать, как вы работаете в течение дня. Казалось бы, обычное дело, однако грамотно организовать этот процесс очень важно и начать следует прямо с завтрашнего утра. Итак, пришло время поговорить о том, что мешает вам эффективно работать, то есть об отвлекающих факторах.
Межфункциональная рабочая группа отняла у нас чувство собственности, а среди отвлекающих факторов главным преступником можно считать – уверен, вы уже догадались! – электронную почту и системы мгновенных сообщений. Я часто спрашиваю людей из разных концов мира, чего они больше всего не любят в своей работе, и в ответ нередко слышу слово «e-mail». Бесспорно, обычная электронная почта. Вот почему я так часто использую в своих выступлениях саркастическую фразу: «Папка с входящими письмами – удобный способ организации рабочего дня других людей».
Если электронная почта – один из главных отвлекающих и раздражающих факторов, значит, нужно организовать эту часть работы и научиться ее контролировать. Письма и сообщения – только одна из сторон большой проблемы: вы плохо контролируете свой рабочий день и в результате работаете не так эффективно, как хотелось бы (и как следовало бы, учитывая нынешние условия жизни).
Вместо того чтобы углубляться в теорию и искать причины этого явления, позвольте просто объяснить вам, как правильно организовать свой рабочий день. Мы уже много лет преподаем на занятиях в Академии экспертов одну методику – одну из самых популярных известных мне стратегий тайм-менеджмента. Я называю ее «Таблицей эффективного планирования», и она представляет собой абсолютно новый подход к организации рабочего дня.
Как только начинается рабочий день (в идеале после зарядки или пробежки, молитвы или медитации, и обязательно – после здорового завтрака), я рекомендую немедленно переключаться в стратегический режим. Не открывайте электронную почту, приступая к работе. Начиная с этого рабочий день, вы автоматически передаете контроль над ним в руки других людей.
Стратегический режим – это такой подход к работе, при котором вы не выпускаете из виду общей картины, то есть постоянно помните, чего хотите достичь и над какими крупными проектами работаете. Итак, в верхнюю строку вашей таблицы эффективного планирования впишите названия своих текущих проектов. Это будет вдохновлять вас на решение трех-пяти важнейших задач, что приведет к успешному завершению каждого проекта.
Как только вы заполнили верхнюю строку таблицы (я настаиваю на том, чтобы мои клиенты собственноручно заполняли таблицу перед началом каждого рабочего дня), приходит время включить операционный режим и заполнить следующие две строки. Средняя строка должна напоминать вам о людях, с которыми вы должны связаться в этот день, чтобы, во-первых, узнать об их решении или получить нужную информацию, и во-вторых, сообщить о своем решении или передать нужную им информацию. Нижняя строка предназначена для определения приоритетов: сюда вы вписываете задачи, которые обязаны выполнить сегодня несмотря ни на что.
Заполнить таблицу планирования совсем не сложно, а ее эффективность зависит от ваших последующих действий. Работать придется строго определенным образом, и тогда вы сможете, наконец, справиться с дестабилизирующим влиянием входящих сообщений – и результативно работать.
После заполнения таблицы приступайте к работе с задач в средней строке – задач, связанных с людьми. На этом этапе вы можете первый раз за день просмотреть сообщения в почте; при этом от вас потребуется проявить некоторую силу воли и сделать именно так, как я советую. Вот что вы должны сделать: откройте электронную почту и просмотрите ТОЛЬКО те сообщения, которых ждете (то есть те, в которых вам должны сообщить о принятом решении или важной для вас информации – вы заранее записали это в средней строке таблицы). Прочитайте только эти письма и ответьте на них. Затем напишите тем, кто ждет вашего письма, – их вы тоже отметили во втором разделе плана. Все это занимает от двадцати до сорока пяти минут, не больше. А теперь решающий момент: не просто закройте электронную почту, а совсем выйдите из приложения. Заходить в него больше нельзя до тех пор, пока у вас не появится свободное время в самом конце дня.
Что же вы делаете теперь, когда не тратите время на почту? Вы двигаетесь к цели, а значит, работаете эффективно. Вы выполняете те задачи, которые определили как приоритетные и записали в нижнюю строку таблицы. Это займет остаток дня, и заглянуть в почту еще раз можно будет только после того, как вы сделаете все запланированные дела. (Если выполнение некоторых задач требует переписки, оставьте их на самый конец дня). Ваш рабочий день предназначен для того, чтобы создавать реальные вещи, делать реальные вещи и менять к лучшему реальную жизнь, а не переписываться. Так что сосредоточьтесь на приоритетах. Если управитесь быстрее, чем рассчитывали, все равно не открывайте почту. Сначала подумайте: «Могу ли я сделать еще что-нибудь полезное для скорейшего завершения или усовершенствования одного из своих проектов?» Если ответ будет утвердительным, посвятите решению этой задачи остаток рабочего дня. И только в последний час работы можно еще раз открыть почту, прочесть полученные сообщения и ответить на них.
С этой непростой задачей вы должны справиться: не позволяйте себе расслабляться и отвлекаться от дела, без конца проверяя ящик для входящих. Бо́льшую часть дня посвятите реализации проектов и выполнению задач первостепенной важности – к ним относятся только те дела, которые по-настоящему влияют на результат. Планируйте каждый рабочий день, и пусть эти планы воплощаются в жизнь. Так очень скоро вы почувствуете контроль над профессиональной деятельностью, повысите производительность труда и станете получать удовольствие от работы.
Для того чтобы ощущать полноту жизни, нужно контролировать несколько вещей. Важнейшими среди них я считаю мировоззрение и характер, появление нового и занятость. Именно в этом кроется наша способность поддерживать правильное отношение к делу и жить полной жизнью, ощущать магию каждого дня и разнообразие мира и планировать свой день так, чтобы он был насыщенным и позитивным. И чем прилежнее вы будете следовать этим правилам, тем более значимой и интересной будет становиться ваша жизнь.
Время действия
Если бы я решил измениться к лучшему и с бо́льшим оптимизмом смотреть на жизнь, то мне следовало бы начать с:
