Некоторые люди никогда не проявляют свою инициативу – до тех пор, пока кто-то не попросит их об этом.
Нужно пользоваться просьбой правильно. Мы сейчас поговорим о том, как это сделать более тактично и не вызвать конфликта.
Просьба – это ожидания, которые ты доносишь до человека. Самая распространенная ошибка – это когда человек просит, а в случае невыполнения этой самой просьбы человек обижается или развивает конфликт. Помни – ты просишь, а не приказываешь. Если твою просьбу не выполнили или не выполняют, тебе следует принести извинения за свою просьбу. За то, что ты нагрузил человека тем, что ему делать не хочется или неудобно. Принести извинения нужно культурно и уважительно, показав свою тактичность.
Если просьбу выполняют, то здесь, конечно, нужно поблагодарить. А если иначе, то ничего страшного, ты же не требовал. Соответственно, тебе здесь не должны и не обязаны. Поэтому все хорошо.
Когда ты человека просишь – оставляй ему право не выполнить твою просьбу. Это добавит легкости и комфорта в твои отношения. Это будет правильнее.
Глава 8
Как проводить совещание эффективно
– Как прошло совещание?
– Ну, оно сначала началось, а потом закончилось.
Из фильма
«Правила съема: метод Хитча»
Вспоминается мой опыт участия в совещаниях. Руководители (те, кто собирает совещание) встречаются разные. Как сейчас помню одно совещание в крупной корпорации. И как по-разному вели себя руководители. Идет совещание, и на протяжении пяти часов мысли у коллектива уходят то «вправо», то «влево». Ничего не понятно, и никакой структуры. Я уже не говорю о наглядности и эффективности. Через пять часов пришел президент компании и сказал: «Вы проели за решением этих вопросов пять часов, что у вас есть? К чему пришли?» Все тут же поняли, что за пять часов не продвинулись ни на шаг. Да, время было потрачено впустую. Этот талантливый руководитель транслировал совершенно иную модель совещания. За один час все проблемы были решены и все ресурсы и задачи были распределены.
Этот пример мне наглядно продемонстрировал важность эффективной модели в любой коммуникации. Что следует делать, а что нет. Каких правил и принципов надо придерживаться, участвуя в совещаниях.
Вот несколько правил, которые нужно учитывать.
Люди
На совещании нужны только те люди, которые участвуют в решении поставленных вопросов и задач. Лишних людей включать в процесс не нужно. Помним старое доброе правило: «Караван идет со скоростью последнего верблюда». Вот и здесь принцип тот же. Лишние люди будут тормозить и отвлекать.
Наглядность
Если есть возможность наглядно изложить материал, то надо сделать это. Тогда проблемы будут легче восприниматься коллективом. Будет ясность. Поэтому рекомендуется использовать доски, демонстрации, презентации и прочее.
Я правильно вас понял?
При обсуждении вопроса или договоренности переспросите или переформулируйте мысль по-своему. Для этого достаточно поставить в начало предложения «Я правильно вас понял, что…». Или «Наше видение ситуации одинаковое?» Это даст уверенность, что все друг друга понимают правильно.
Четкость
Коротко и четко формулируйте свои тезисы. Далее их можно будет пояснить подробнее. Но изначально сожмите сообщение до короткого тезиса, который отображает суть вашего сообщения, чтобы всем было просто и понятно.
Плюсы и минусы
В обсуждаемых вариантах отмечайте плюсы и минусы данного действия или предложения для принятия правильного и взвешенного решения.
Конструктивная критика
Что хорошо, что можно улучшить или добавить.
Формулировка цели
Четко и конкретно обозначаем цель: к чему мы идем. Какие задачи перед нами стоят. Разбиваем цель на отдельные задачи.
Ресурсы
Какие ресурсы потребуются, и в каком количестве. Сколько нужно людей, и какие это люди. Сколько нужно денег. Сколько времени. Сколько еще материальных ресурсов. Все это лучше расписать.
Структура
Нужен некий план достижения результата. Какими механизмами он будет получен. Какие есть способы и инструменты.
Критерии
Необходимо также четкое представление о том, как мы поймем, что цель достигнута, по каким критериям.
От «почему?» к «как?»
Вопросы «почему это происходит?» меняем на «как сделать так, чтобы это не происходило?» или «как добиться этого результата?». Просто меняем «почему» на «как».
Эти советы помогут провести эффективное совещание с конкретным результатом. Возьми за принцип подготавливать совещание исходя из этих правил. Будет проще и эффективнее. Лучше составить заранее план совещание.
Глава 9
Как выступать публично
Заговори, чтоб я тебя увидел.
Сократ
Давай рассмотрим весьма интересную тему, а именно: как выступать публично. Выступать уверенно, и чтобы тебя все слушали. Как всегда, минимум теории – максимум практических рекомендаций. Нам понадобится практический опыт. И далее мы поговорим о том, как сделать так, чтобы этот опыт был успешным.
Навык публичных выступлений – это действительно один из самых важных навыков. Однако хороший оратор встречается нечасто.
Зайдем немного издалека. Я сейчас хочу посмотреть на опыт публичных выступлений среднестатистического гражданина РФ. Начнем со школы. Вот пошел ребенок в школу, у него большое количество предметов, домашние задания, кружки, секции и, может быть, что-то еще. Это, конечно, хорошо, но где непосредственно развитие коммуникативных навыков и навыка публичного выступления? Пока нету. Есть, конечно, несколько детей на всю школу, которые выступают на праздниках четыре раза в год. И еще пара человек на школу, которые ездят на научные конференции. Все. Вот и вся практика публичных выступлений – у пяти человек по 2–3 выступления в год. Еще и постоянно перед глазами учителя, которые тоже представляют собой достаточно слабых ораторов. Школьнику негде практиковать это умение – выступать перед публикой. Точнее, никто это не осуществляет, хотя выступления публично можно практиковать со всеми учениками на всех предметах. Абсолютно на всех. Как ты думаешь, если в школе ты постоянно выступаешь публично – как у тебя отточится навык за 11 лет? Думаю, это хорошая практика.
