При постановке целей следует помнить: для того чтобы получить максимальную релевантность, необходимо выделить ключевую функцию.
Ключевая функция – это главная роль человека или подразделения.
Функция отвечает на вопрос «что делать?». Разумеется, в рамках компании можно выделить множество функций. Ключевых функций обычно немного: в среднем одна-две, у некоторых подразделений три-пять. После того как выделена ключевая функция, необходимо подумать, как ее можно оценить.
Не всегда для оценки функции необходимы все пять критериев, иногда достаточно двух-трех, но надо стараться определить все возможные.
Критериями оценки ключевой функции (процессов) являются следующие.
Основные (абсолютные)
1. Качество – описывает требования к результату процесса (функции) со стороны заказчика: клиентов, сотрудников или руководства компании.
2. Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса и получения результата, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
3. Стоимость – совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для выполнения процесса – получения результата.
Дополнительные (относительные)
1. Эффективность – показывает, как хорошо выполняются процессы (отношение результата к потраченным ресурсам).
2. Производительность – показывает отношение полученного результата к потраченному на этот процесс времени.
Алгоритм постановки цели
■ Определите ключевую функцию (основные процессы) должности.
■ Добавьте к вашему выбору критерий (время, стоимость, качество, производительность, эффективность).
■ Далее необходимо определиться с результатом, которого вы ожидаете по данному фактору: вы выбираете глагол, вторым и третьим словом у вас будет, как правило, критерий измерения результата, и в целом ваша цель должна соответствовать пяти требованиям SMART, и тогда у вас должна получиться правильная формулировка цели. Если у вас нет измерителя в формулировки цели, она по определению является вашей мечтой.
■ Критерий измерения в содержании цели, как правило, и есть ключевой показатель эффективности.
В таблице 2.2 приводится пример выполнения задания по определению ключевых функций (процессов) подразделения.
Таблица 2.2. Задание № 1
В таблице 2.3 приводится задание по определению цели.
Таблица 2.3. Задание № 2
В таблице 2.4 приводится пример заполненной формы.
Таблица 2.4. Пример заполненной формы
2.5. Что такое задача. Сравнение цели и задачи
Под задачей понимается то, что нужно выполнить для достижения цели – всякое задание, поручение, дело – даже при отсутствии каких бы то ни было затруднений или препятствий в выполнении. Задача отвечает на вопрос «как сделать?», определяет «План работ» для ее решения. У сотрудника, как правило, есть много задач. Поэтому мы делим все задачи сотрудников на три вида:
■ задачи (встречи, мероприятия, поручения, совещания и т. п.);
■ ключевые задачи, то есть очень важные задачи, которым можно присвоить высокий приоритет. К ним же относятся задачи для достижения поставленных целей;
■ вехи – задачи проектов с длительностью, равной нулю.
Чем понятие «задача» отличается от понятия «цель»?
Далеко не все умеют ставить цели, зачастую цели путают с задачами, проектами и наоборот. Предлагаю разобраться в этом лишь на первый взгляд несложном вопросе. Можно перечитать тысячу определений понятий «задача» и «цель» и в итоге ничего не понять, если не пользоваться одной банальной фразой: цель всегда находится за пределами деятельности. Все, что мы делаем, – это решение определенных задач, а достигаемый результат – это и есть цель.
