Управляющий и исполнитель в одном лице
На любой квалифицированной работе одновременно исполняются две разные роли: и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:
• Содержание своей работы («управляющий»).
• Выполнение работы («исполнитель»).
• Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем, чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).
Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно роль требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».
Отчаянно борясь со списком своих дел, вы оставляете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.
Ясность возникает благодаря вниманию и снижает уровень стресса
Управление вниманием – ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.
Что такое внимание?
Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и у вас есть вся необходимая информация и даже желание сделать дело, вы тем не менее ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.
А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. Думаете, не хватает только времени, а внимания предостаточно? Опять ошибка. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, что оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Сложные совещания поглощают огромную массу личных ресурсов.
Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.
Время + правильно потраченное внимание = результат
Внимание конечно
В течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида:
1. Проактивное внимание:
В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень чрезвычайно значим.
2. Активное внимание:
Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.
3. Инертное внимание:
Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.
Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но оно пригодится, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов, а также много беседовал на эту тему с другими людьми. Мне удалось выявить некоторые закономерности. Например, вот что происходит с вниманием у классического жаворонка:
Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика. Сколько же времени вы находитесь в состоянии проактивного внимания?
Меньше, чем вы думаете.
Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.
УПРАЖНЕНИЕ: МОЙ РЕЖИМ ВНИМАНИЯ
• Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: в виде таблицы, списка, графика, схемы и т. п.
• Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т. е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).
• Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.
• Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.
Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»
Цель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.
Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы:
• Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).
• Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел.
• Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.
