Изложенные здесь основные принципы применимы к любой должности, которую занял менеджер-новичок.
Вновь назначенные на должность менеджеры чаще всего сразу же сталкиваются с множеством вызовов. Большинство ролей менеджеров или лидеров подразумевают руководство другими людьми, ответственность за их работу. Прежде чем полностью сосредоточиться на выполнении поставленных задач, менеджеру, вероятно, придется заняться корректировкой целей, перераспределением рабочей нагрузки в команде, установкой сроков выполнения работ. Возможно также, что отдел будет вынужден взять на себя дополнительную ответственность. Менеджер должен выстраивать отношения, мотивировать свою команду, справляться с возникающими проблемами. Адаптация и привыкание занимают несколько недель. Но чтобы полностью освоиться в новой роли, обычно требуется два-три месяца.
Тщательно обдумайте, как приспособиться к новой непростой обстановке, каким ключевым темам уделить первостепенное внимание. Это поможет своевременно справляться с новой работой. Менеджер-новичок должен обдумывать свои действия, готовить их и верить в будущий успех. В предлагаемом чек-листе отражены основные вопросы, с которыми предстоит столкнуться менеджеру при назначении на новую должность.
Чек-лист
1. Приготовьтесь к старту
Отпраздновав успех по поводу назначения, попытайтесь понять, какие изменения новая должность внесет в вашу жизнь. Скорее всего, вы сразу же обнаружите, что по сравнению с прошлой работой она требует гораздо больше времени и внимания. На данном стрессовом этапе кривой обучения вы нуждаетесь в поддержке близких. Одновременно ничто не должно отвлекать вас от выполнения новых обязанностей. С самого начала и в течение всего периода адаптации обсуждайте сложные моменты этого этапа с семьей или близкими друзьями. Как перемены влияют на ваши отношения с ними? Придется ли что-то менять в привычном образе жизни?
2. Узнайте о будущей работе заранее
Узнайте все возможное:
• об организации (если раньше вы в ней не работали);
• о будущем месте работы (группе или отделе);
• о характере новой работы и круге обязанностей;
• о предыстории должности, которую намереваетесь занять;
• о членах новой команды (если вы с ними еще не знакомы).
Не фантазируйте о будущей работе, не связывайте свое мышление узами прошлого опыта. Лучше поподробнее узнайте о методах работы вашего предшественника. Опирайтесь на факты, но помните, что вам известно еще не все. Установите, если сможете:
• почему ваш предшественник оставил должность;
• какого стиля управления он придерживался и чем этот стиль отличается от вашего;
• что нужно изменить в работе, когда и насколько срочно.
Составляйте предварительные перспективные планы: что вы намерены делать на новом месте работы и каких целей предполагаете достичь, но не отрывайтесь от реалий.
3. Используйте максимум возможностей периода ознакомления
В первые дни представитель отдела по работе с персоналом или, возможно, ваш непосредственный начальник должен провести вас по всей организации, представить коллегам, команде и ознакомить с правилами. На этапе знакомства будьте активнее, задавайте интересующие вас вопросы.
4. Подготовьте себя для новой роли
Оцените собственные сильные и слабые стороны и подумайте, какие навыки следует усовершенствовать. Активно используйте свои преимущества, в том числе для компенсирования недостатков. Узнайте о курсах повышения квалификации для руководителей.
5. Познакомьтесь с командой
В первую очередь познакомьтесь со своей командой. Сфокусируйтесь на понимании задач вашего отдела, команды или группы. Каково состояние дел? Какая именно работа выполняется? Каковы ожидания заказчиков?
Соберите по возможности команду вместе, даже если сотрудники трудятся в разных местах. Представьтесь, расскажите о вашем видении общей работы, обсудите текущие вопросы и намеченные цели. Пообещайте провести в скором будущем отдельные встречи с каждым подчиненным персонально. Неизменно проявляйте уважение, не жалейте времени на людей. Подготовьте общий план беседы, придерживайтесь одновременно товарищеского и делового подхода. Будьте приветливы, слушайте внимательно, старайтесь получить информацию о каждом человеке. Если в ходе разговора вы делаете записи объясните зачем.
6. Узнайте своего начальника
Пусть отношения с вашим руководителем развиваются постепенно. Нужно найти к нему подходы, почувствовать, насколько тесно он хочет с вами сотрудничать. Вспомните, какие темы были затронуты на первых совещаниях с начальником. Это пригодится для определения задач, целей и приоритетов. Следует уделять достаточно времени работе вместе с руководством это поможет вам лучше исполнять непосредственные обязанности. Возможно, вам удастся поучаствовать в каком-либо совместном проекте. Не жалейте времени на то, чтобы узнать начальника, например, в неформальной обстановке, внимая его идеям и наставлениям.
7. Налаживайте отношения в организации и вне ее
Познакомьтесь с внутренними и внешними клиентами, поставщиками, а также с теми, кто образует систему рабочих связей, частью которой вы являетесь. Начните выстраивать отношения с вашими коллегами (особенно с теми, чья поддержка вам может понадобиться) и клиентами.
8. Определите критерии, по которым вас будут оценивать
Смотрите и слушайте очень внимательно. Вы должны хорошо разбираться в окружающей обстановке. Что происходит на самом деле? Можете ли вы это понять? Берите на заметку, какое поведение считается приемлемым, а какое нет. Сделайте вывод чего могут ждать от вас. Подумайте, по каким критериям ваш босс, коллеги, внутренние и внешние клиенты будут оценивать вашу работу и как добиться соответствия этим критериям. Определите, кто может вам помочь и что от вас потребуют взамен.
9. Налаживайте индивидуальные взаимоотношения
С первых дней стремитесь помогать людям полностью раскрыть их потенциал. Отмечайте тех, кто не жалеет на работе времени и сил, поощряйте их. Определяйте сильные стороны людей и укрепляйте их уверенность в себе. Внимательно относитесь к выполнению своих обещаний. Следуйте принципам, изложенным в Кодексе правил для профессиональных менеджеров Института дипломированных менеджеров, и старайтесь:
• слушать, что говорят люди;
• помогать сотрудникам понять, как личные достижения в работе повышают общую эффективность;
• устанавливать ясные цели и регулярно проводить обсуждение работы каждого сотрудника;
• оценивать результаты работы честно, действовать согласованно;
• помогать подчиненным планировать их действия в целях повышения эффективности труда;
