«Одно дело за раз» – это еще и эффективная стратегия реализации долгосрочных проектов. Обычная практика, которой следует большинство, – браться одновременно за несколько дел. Но есть стратегия действеннее: сосредоточьтесь на завершении одного проекта, а потом начинайте новый. Такая привычка не только поможет вам выполнить больше дел, но вы еще и получите сильный стимул сосредоточиться на своем задании.
В качестве иллюстрации данного тезиса представим, что вы – художник-дизайнер и живете на доходы от каждого завершенного проекта. Прямо сейчас у вас есть пять недель, чтобы закончить пять работ. Выберите вариант, который кажется вам более эффективным:
Вариант А. Работать понемногу над каждым проектом и закончить все пять к концу пятой недели.
Вариант Б. Делать по одному проекту в неделю.
Если вы выбрали вариант Б, вы правы. И вот почему.
В неделю № 1 вы завершаете проект № 1. В неделю № 2 вы завершаете проект № 2 и получаете деньги за проект № 1. В неделю № 3 вы завершаете проект № 3 и получаете деньги за проект № 2. То же самое для недель № 4 и № 5.
Правда, большинство людей не живут на доходы от выполненных работ. Но всё же вы сможете воспользоваться выгодами выполнения работ по одной в каких-то областях своей жизни. Если вы сформируете привычку доводить до конца то, что начали, то замкнете больше контуров, откуда утекает ваша ментальная энергия, и создадите для себя мотивацию для продуктивной деятельности с замечательными результатами.
Внедрение привычки
Привычка «одно дело за раз» требует времени, чтобы прочно укорениться в вашей жизни. Честно говоря, я все еще порой ленюсь и должен в результате браться за множество дел одновременно. Но я всегда добиваюсь лучших результатов, если откладываю/отказываюсь от прочих проектов, чтобы сосредоточиться на одном.
Лучший способ внедрить привычку «одно дело за раз» – сделать вот что:
1. Приступайте к запланированным на день делам, только если вы действительно намерены их закончить.
2. Расставьте проекты по приоритетам, взяв за основу критерии срочности и перспективности.
3. Работайте над проектом А, пока он не будет доведен до конца.
4. Сделайте то же самое для проектов Б, В, Г и Д.
5. Избегайте риска отступления от принятой привычки при помощи еженедельных пересмотров и анализа приоритетов текущего проекта.
Вы увидите, что выполнение заданий и проектов по принципу «один за раз» окажет поразительный эффект с точки зрения продуктивности. Более того, вы с меньшей вероятностью поддадитесь прокрастинации, поскольку сформируете стимулы для выполнения задания. А как приятно ощущать, что конец уже близок!
СБП № 9
Составьте график еженедельных пересмотров (устраняем оправдание «Я забыл»)
Мы часто впадаем в прокрастинацию не из лени, а просто потому, что забываем о данном обещании или задании, которое нужно сделать. Даже если вы уже научились фиксировать идеи, невозможно действовать, если вы об этих идеях просто забыли. Более того, вы будете то и дело с большими усилиями доводить до конца задания, если не составите план-графики, где будет указано, когда это нужно сделать. Эту проблему можно решить, сформировав привычку еженедельных пересмотров.
Еженедельный пересмотр – это концепция, которую я впервые прочитал у Дэвида Аллена в его книге «Как привести дела в порядок». Хотя я рекомендую вам ознакомиться со всеми его идеями, лично я считаю, что для борьбы с прокрастинацией его концепция еженедельного пересмотра особенно полезна. Это очень простой процесс. Раз в неделю (я предпочитаю это делать по воскресеньям) подумайте о предстоящей вам неделе и составьте график дел и проектов, которые нужно выполнить. Кроме того, просмотрите все заметки из вашего инструмента фиксирования идей и выполните всю нужную бумажную работу.
Можно выполнить это задание в три простых этапа.
Этап 1: Задайте три вопроса
Приступая к еженедельному пересмотру, задайте три вопроса, которые помогут вам обрисовать в общих чертах все, чем нужно будет заниматься следующие семь дней.
Вопрос № 1: какие у меня личные обязательства?
Нужно пойти куда-то с семьей? Вы собираетесь в отпуск? Есть какие-то личные дела, встречи или звонки? Может, вы бы хотели куда-нибудь сходить с друзьями или семьей?
Я обнаружил, что трудно доводить до конца проекты, если у меня есть много личных обязательств. Поэтому лучше планировать личные вмешательства в рабочие процессы, чем обнаружить, что они внезапно откуда-то возникли и нарушили все планы на неделю. Если честно, лучше запланировать меньше, чем пытаться изображать супергероя и крутиться, как белка в колесе, по шестнадцать часов в день.
Вопрос № 2: какие у меня приоритетные проекты?
Некоторые дела бывают важнее всего остального. Если такое случается, тогда в порядке вещей немного, но целенаправленно предаться прокрастинации по поводу всего остального. Я твердо верю в необходимость сосредоточиться на одном деле за раз. При помощи еженедельного пересмотра вы сможете сфокусировать усилия на завершении одного проекта, который имеет наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни.
Вопрос № 3: сколько у меня времени?
Этот вопрос чрезвычайно важен. Если вы знаете, что ваше время ограничено (например, если нужно сосредоточиться на одном проекте), тогда позвольте себе не начинать ничего нового.
Далее мы поговорим о том, как сформировать привычку «временных блоков». А пока просто знайте, что важно отслеживать количество реальных часов, которое вы можете посвятить рабочим и личным делам. Если вы будете знать, сколько времени в среднем уделяете различным занятиям, то сможете использовать третий вопрос, чтобы решить, как лучше распределять время и энергию.
Этап 2: Составьте график проектных заданий
Ответив на указанные три вопроса, продумайте план на следующие семь дней. Самый простой способ – взглянуть на проектные списки (СБП № 5) и составить временной график, которому будете следовать при выполнении самых важных дел.
Внимательно изучите каждый проект. Определите пункты этих списков, которые будут иметь наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни. Затем составьте график действий по этим пунктам на следующие семь дней.
Этап 3: Проработайте зафиксированные идеи
Итак, у вас есть записная книжка или приложение, куда вы уже занесли много великих идей. Как со всем этим работать? Простейшее решение – проработать каждую из них. Сделайте это прямо сейчас или назначьте время, когда сможете этим заняться. Весь процесс можно с легкостью вместить в еженедельный пересмотр.
