Документы, похожие на проектное задание, но не являющиеся таковыми
В организации может использоваться ряд документов, содержащих положения, аналогичные тем, что имеются в проектном задании. Пользуясь ими при подготовке плана проекта, следует отличать их от проектного задания. Вот эти документы.
• Доклад о рыночном спросе. Содержит официальный запрос на возможность разработки или модификации определенного продукта. Обычно он подготавливается отделом сбыта и маркетинга и может инициировать разработку проекта. Документ описывает только желаемый результат и не содержит оценки реализуемости. Он также не является обязательством к исполнению.
• Доклад о коммерческой целесообразности. Обоснование коммерческой целесообразности производства изделия, разработки системы, предложения услуг.
• Заказ на проектирование. Официальный заказ на выполнение проекта определенным подразделением внутри организации. Он обуславливает потребность и еще не является согласованным договором о выполнении проекта.
• Приказ о назначении. Письменное распоряжение высшего руководства, определяющее личность руководителя проекта и его полномочия.
• Описание проекта. Краткое изложение информации о проекте, еще называемое аннотацией или резюме проекта.
• Наряд-заказ. Описание работ, которые следует выполнить одному работнику или группе. Данный документ нацеливает на решение определенных задач проекта, а не на его общие цели.
• Договор. Юридическое соглашение с подрядчиком на проведение определенных работ. Термин "проектное задание" может фигурировать в данном документе, но это проект подрядчика.
Проектное задание включает следующую информацию.
• Назначение. Основание для разработки проекта, объем предполагаемых работ и общие подходы к реализации.
• Цель. Определяет результаты, которые следует получить.
• Ограничения. Технические, временные, финансовые и другие условия, ограничивающие возможность выполнения проекта.
• Допущения. Принятые условно как факты предположения, которые учитывались при обдумывании, планировании и выполнении проекта.
Проектное задание — это соглашение, скрепленное взаимными обязательствами. Вы и ваша команда берете обязательство получить определенный результат, а заказчик проекта обязуется считать проект полностью выполненным, если этот результат получен. Вы оговариваете с заказчиком все условия выполнения проекта, и если заказчик с ними согласен, он обеспечивает необходимую поддержку.
В процессе реализации проекта условия могут измениться. Если это может отразиться на проекте, необходимо все предполагаемые изменения согласовать с заказчиком. Он либо примет все ваши предложения, и работа будет продолжена, либо откажется от выполнения проекта.
Взгляд на картину в целом
Понимание ситуации и анализ процессов, обусловивших разработку проекта, поможет вам убедиться, что проект действительно отвечает поставленным целям. Таким образом, раздел "Назначение проекта" должен включать следующие положения.
• Основание — почему санкционирована разработка проекта.
• Объем работ — работы, которые необходимо выполнить.
• Стратегия — каким образом будут реализованы основные работы проекта.
Основания для выполнения проекта
На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны — так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.
Кто является инициатором
Вначале определите, кто является автором идеи, которая привела к созданию проекта. Результаты проекта должны, как минимум, соответствовать ожиданиям этого лица.
Вам повезло, если автор — тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача "спускается по служебной лестнице", и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя "по цепочке", умышленно или непреднамеренно искажается.
Определить автора идеи поможет такая последовательность действий.
1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.
2. Если не он, то спросите:
• от кого он получил это задание;
• есть ли еще люди, передающие "по цепочке" этот проект;
• кто автор идеи проекта.
3. Ведите расспросы "по цепочке", пока не доберетесь до автора.
4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:
• протоколы заседаний подразделений и отделов вашей организации по вопросам планирования и финансов;
