Ознакомительная версия. Доступно 24 страниц из 118
Сейчас мы будем выбрасывать вещи, которые чуть позже уберем с обеденного стола, с рабочих поверхностей на кухне и прочих мест, где у вас годами скапливаются разные бумажки. Вот список наиболее вероятных кандидатов на выброс:
• приглашения на праздники, которые давным-давно прошли;
• журналы, которым больше двух месяцев, и газеты, которым больше двух дней;
• чеки на товары, которые вы уже точно не сможете или не захотите вернуть в магазин или обменять;
• каталоги.
Помимо вещей, которые вы смело решитесь выбросить, мы займемся сейчас предметами, которые определенно находятся не на своем месте. Вот наиболее вероятные подозреваемые.
• Продукты питания (например, жвачка или конфеты; посуда, которую вы захватили с собой, чтобы перекусить за рабочим столом или перед телевизором, и вот уже который день забываете вернуть на место). Все это должно находиться на кухне: испорченная еда – в ведре, посуда – в мойке.
• Отложите в сторону вещи, которые принадлежат другим людям. Если это крупногабаритные предметы, а у вас нет машины, чтобы отвезти вещи хозяевам, сегодня же постарайтесь позвонить кому-то, кто мог бы вам с этим помочь.
• Отложите в сторону вещи, которые должны находиться в других местах вашего жилища (чаще всего таковыми являются чашки, ну а если у вас уже есть дети, по всему дому наверняка расползлись игрушки и другие детские предметы – пожалуйста, верните их в детскую).
Категоризируйте документы
Управившись с этим этапом уборки, выделите еще 20 минут на то, чтобы разобраться в тех бумагах, которые вы хотите сохранить. Документы следует разложить по отдельным стопкам – они и станут вашими категориями. Каждая такая стопка со временем будет только расти, поэтому хорошо бы уже сейчас выделить каждой из них свое законное место. Те документы, которые скопились у вас на сегодняшний день, образуют основу будущей файловой системы, и для каждой категории вы заведете отдельную папку. Независимо от того, разбираетесь ли вы в домашних бумагах или в бумагах, имеющих отношение к работе, вам легко удастся привести их в порядок с помощью моих простых советов. Например, вот как выглядят наиболее распространенные категории документов в среднестатистической семье.
Расходы на дом
1. Счета по квартплате.
2. Счета за электричество.
3. Налог на недвижимость.
4. Телефонные счета.
Расходы на автомобиль
1. Налог на транспортное средство.
2. Кредит.
3. Права на вождение и документы о собственности (или доверенность на вождение транспортного средства).
Банк
1. Документы о личном счете.
Кредитные карты
1. American Express.
2. MasterCard.
Медицинское обслуживание
1. Медицинские карты из поликлиники на каждого члена семьи.
2. Карты стоматологических и других клиник, которые посещают члены вашей семьи.
3. Результаты обследований и анализов, которые еще могут понадобиться врачам для дальнейшего наблюдения за вами или членами вашей семьи.
Несмотря на то что все это является наиболее распространенными категориями, которые встречаются мне в ходе создания файловой системы для очередного клиента, мало кто догадывается разбить их именно таким способом. Чаще всего все перечисленные выше документы оказываются перемешанными и хранятся в одной папке. Поэтому каждый раз, когда возникает необходимость отыскать какой-то конкретный документ, приходится вытряхивать все содержимое папки на стол и долгое время рыться в нем в поисках одной-единственной бумажки. А если разбить все документы на категории, рыться придется всего в одном тоненьком файле, а не во всей толстой папке. Если в настоящий момент вас интересуют телефонные счета, зачем искать их в медицинских документах? И наоборот. Взгляните еще раз на пример категорий, который я привела выше. Разбейте каждую категорию на несколько частей. Именно в этом и кроется секрет вашего успеха.
Организуйте папки
Мы добрались до следующего набора инструментов, необходимых для воплощения этого проекта. Вот мои любимые предметы, необходимые для создания файловой системы. Они продаются в любом магазине канцтоваров:
• подвесные папки с файлами;
• манильские (желтые) папки;
• папки с цветными застежками для разных категорий документов;
• рельсы для подвесных папок, которые вы вставите в ящик;
• длинные наклейки на папки;
• картонная коробка для папок.
Вот пример того, как следует использовать эти прекрасные инструменты. Возьмем одну из приведенных выше категорий.
Расходы на дом (это вы напишете на длинной наклейке, с помощью которой озаглавите подвесную папку).
1. Счета по квартплате.
2. Счета за электричество.
3. Налог на недвижимость.
4. Телефонные счета.
Номера с 1 по 4 будут означать отдельные папки с файлами.
Их содержимое разложите в алфавитном порядке, чтобы было проще отыскивать необходимый документ. Если материалы в папках разноформатные и неплоские, вместо обычной папки используйте подвесную папку с широким дном – в таком случае у вас будет несколько сантиметров пространства, а не просто плоский конверт. Некоторые мои клиенты думают, что можно сложить обычную подвесную папку для файлов по линии, которая есть у нее на обложке, тем самым превратив ее в папку с широким дном. Но эти линии на обложке – всего лишь декоративный элемент. Если вы согнете обложку, документы будут из нее торчать, и вы не сможете закрыть ящик для папок.
К папкам с широким дном прилагается картонный вкладыш, с помощью которого дно можно сделать более жестким. Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии у купленных вами папок таких вкладышей – иногда их почему-то нет в комплекте! И не покупайте папок с широким дном, если дно у них шире, чем пять сантиметров. В такие папки умещается слишком много всего, и в конечном итоге они разваливаются – а у вас есть более интересные дела, чем ежемесячная замена папок.
Заведите папку «ребенок»
Теперь вы уже знаете, каким образом разместить в папках разные категории ваших документов, поэтому легко можете применить этот принцип и к бумагам, имеющим отношение к вашему будущему малышу. Вот приблизительный список вещей, которые вам понадобится изучить в ближайшее время. Я уже разбила его на категории.
Ребенок
Какие детские вещи нужно взять с собой в роддом? Какие вещи необходимо иметь дома к моменту возвращения из роддома?
Ознакомительная версия. Доступно 24 страниц из 118
