Прежде чем браться за работу, распределите все дела из списка по степени важности. Найдите время, чтобы остановиться и подумать о предстоящей работе, осознавая при этом, что всех дел все равно не переделаешь. Как бы ни была высока ваша производительность, задач, ожидающих решения, все равно будет слишком много. Вам придется выбирать, чем заняться в первую очередь, чем – во вторую, а что вообще не делать.
Примените к своему списку правило 80/20. В соответствии с ним, 20 процентов ваших действий приносят 80 процентов всех результатов. Если у вас на день запланировано 10 дел, то два из них принесут больше пользы, чем остальные восемь, вместе взятые. Иногда это правило трансформируется даже в 90/10, и тогда из десяти дел одно оказывается куда более важным, чем совокупность всех остальных.
Не забывайте, что значение имеет не время, потраченное на работу, а ценность полученных результатов. Вы должны демонстрировать не усердие, а достижения. Поэтому распределяйте время в зависимости от значимости заданий и первым делом беритесь за самую важную работу.
Метод «АБВГД»
Примените к своему списку метод «АБВГД». Прежде чем приступать к работе, просмотрите список и снабдите каждый из пунктов одной из пяти указанных букв. При этом необходимо задуматься о вероятных последствиях выполнения или невыполнения соответствующих задач. Некоторые из них настолько важны, что последствия будут очень серьезными. А некоторые не имеют никакого значения, поэтому и последствий никаких не будет. Таким образом, все зависит от последствий.
Успешные люди, обладающие высокой производительностью, затрачивают основное время на действия, имеющие большие потенциальные последствия.
Неудачники порой работают усерднее и дольше, но расходуют время на действия, не влекущие за собой никаких последствий. Их выполнение или невыполнение не имеет значения.
Расставьте рядом с каждым пунктом перечня буквы А, Б, В, Г или Д. Буквой А обозначайте дела, которые необходимо сделать. Их выполнение, равно как и невыполнение, имеет серьезные потенциальные последствия. Если вы не сделаете их или сделаете не вовремя, у вас возникнут большие проблемы. Это самые важные дела на день.
Буквой Б промаркируйте задания, которые надо бы сделать. В случае выполнения или невыполнения они имеют умеренные последствия. Рано или поздно вам придется за них взяться, но они не столь важны, как задания категории А. Придерживайтесь правила, в соответствии с которым нельзя переходить к делам Б, не завершив все дела А.
Букву В поставьте рядом с пунктами, которые хорошо бы выполнить, но они не имеют никаких последствий. Сюда относится проверка электронной почты, звонки домой, чашка кофе с коллегой. Все это неплохо, но от этого ничего не зависит.
Подходите к заданиям выборочно
К сожалению, подавляющее большинство людей предпочитают заниматься делами категорий Б и В. Поскольку они выполняют их на рабочем месте, то полагают, будто работают. Но это не так. Не все, что делается в рабочее время, может считаться работой.
Обозначьте буквой Г дела, которые можно поручить тому, кто способен их выполнить, но получает меньше вас. Если вы хотите получать 25 долларов в час (50 тысяч в год) или 50 долларов в час (100 тысяч в год), то не следует тратить время на задания, которые может выполнить человек, зарабатывающий 10 долларов в час.
Задания категории Д можно смело вычеркнуть, и от этого ничего не изменится. Возможно, раньше вы ими занимались, но они потеряли свою важность. Откажитесь от них. Это никак не скажется на вашей карьере.
Дальнейшее упорядочение списка
Теперь снова вернитесь к своему списку и расставьте приоритеты для заданий категории А, снабдив их индексами (А1, А2, АЗ и так далее) в зависимости от важности. То же самое проделайте и для заданий категории Б.
После этого приступайте к заданию А1 – самому важному и приносящему наибольшую пользу. Полностью сосредоточьтесь на нем и не прекращайте работу, пока не завершите его на 100 процентов. Не отвлекайтесь ни на что другое.
Эта простая формула (составление списка, расстановка приоритетов и поочередное выполнение дел, начиная с самого важного) позволит удвоить и даже утроить отдачу от вашей работы. Это ключ к высоким результатам. А результаты, как вы помните, – это все.
Повысьте отдачу от вложенных усилий
Любая бизнес-стратегия предусматривает повышение отдачи от инвестированного капитала. Это значит, что компания стремится к увеличению объема сбыта и размера прибыли на каждую единицу вложенных денег и усилий.
Ваш личный капитал – это физическая, умственная и эмоциональная энергия. Вы ставите перед собой цель заработать как можно больше, повышая отдачу от вложенной в работу энергии.
Каждая минута, которую вы используете для планирования, сэкономит вам минимум 10 минут работы. Планирование отнимет у вас в день всего 10–12 минут, а взамен вы получите 2 часа производительного времени. Два часа всего лишь за счет предварительного обдумывания работы! Отдача от вложенной энергии составляет в данном случае более тысячи процентов.
