Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.
Использование материалов совещания по итогам проекта в будущем
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для анализа и изучения только что полученного опыта. Однако положительные наработки должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой перерасхода бюджета, срывов графика, морального и физического истощения участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также возможности использования полученного опыта в будущем.
Все получили новые назначения, но вскоре она стала замечать, что бывшие участники ее проекта повторяют те же самые ошибки, которые обсуждали целый день и клялись больше не допускать! Это ее огорчило и озадачило: что же она сделала не так, почему полученные уроки не идут впрок?
Пытаясь ей помочь, я задал такой вопрос: а как реагировали участники на розданные после совещания копии рекомендаций. Ее это ошеломило. Она вспомнила, как больше десятка руководителей высшего и среднего звена целый день обсуждали план и стратегию улучшения делопроизводства, но никто не догадался записать результаты этих дискуссий. Не удивительно, что потом люди забыли, как именно следует поступать.
Так что не забудьте после подведения итогов проекта подготовить и раздать памятки, содержащие:
• наработки, рекомендуемые для применения в следующих проектах;
• мероприятия по их внедрению;
• методы, которые нужно исключить из практики;
• мероприятия по их искоренению;
• альтернативные методы, которые можно применить.
Глава 16
Как обращаться с новой техникой
В этой главе…
• Как может помочь компьютер в планировании и управлении проектами
• О различных типах программного обеспечения для руководства проектами
• Как обращаться с программами
• Выбор подходящих программ
• Достоинства и недостатки электронной почты
Процесс управления проектами предполагает использование систем и процедур, помогающих в совместной работе, направленной на достижение общих результатов. Важнейшая часть этого процесса — информация: ее сбор, хранение, анализ и распространение. Но главное — применение. Руководитель проекта использует ее для управления и координации работы участников.
