В последнее время распространилась мода проводить встречи и совещания вне офиса, в кафе. Это неудивительно – «кофейная культура» наших европейских и заокеанских друзей нынче приобрела особую популярность в Великобритании. Кафе – отличное место для встреч. Обстановка здесь неформальная, но засиживаться не стоит, поэтому разговор завязывается быстро, но оказывается непродолжительным. Кофе в больших кружках обеспечивает нас кофеином, из-за чего все говорят быстрее. Естественно, добиться результата в такой обстановке можно гораздо раньше.
Какое-то время я занимался управленческой работой, и каждую неделю мне приходилось присутствовать на совещаниях. Самое глубокое впечатление на меня произвел руководитель той организации. Он создал культуру, в которой подготовка была абсолютно необходима. Подготовлен был руководитель, поэтому и все менеджеры высшего звена тоже были подготовлены. В результате во время совещаний обсуждались точки зрения и действия, и никто не вдавался в долгие объяснения. Сами совещания длились минут сорок, а не три – четыре часа. Такая культура сложилась неслучайно: она была не просто спланирована руководителем, но еще и тщательно поддерживалась и подкреплялась. Каждый пункт повестки дня он предварял небольшим вступлением, в котором почти всегда звучала фраза: «Полагаю, все прочли документы», а затем вкратце предлагалось решение. Если кто-то не подготовился, то это был верный путь к провалу: достаточно было совершить такую ошибку – и ты безнадежно отставал от команды. На следующей неделе ты приходил уже подготовленным, прочитав все необходимое. Создайте аналогичную культуру в своей команде – и ваша жизнь станет намного проще.
20 % – само совещание
Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?
ПРИВЕТСТВИЕ И ВСТУПЛЕНИЕ
Если вы пригласили больше четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Ощущение комфорта способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Чтобы люди почувствовали себя комфортно, старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым участником встречи сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя: вспомните, как вы чувствовали себя на разных совещаниях – и разница станет вам очевидна.
На своих совещаниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое предложение позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание группы направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.
Обычно я задаю три-четыре вопроса:
✓ Имя.
✓ Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).
✓ Причина приглашения.
✓ Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).
Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений группе. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.
ТЕМП
Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому не следует давать участникам возможность повторяться. Подумайте, какого рода совещание вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.
СТИМУЛИРУЙТЕ ВЫЯВЛЕНИЕ И ОБСУЖДЕНИЕ ПРЕПЯТСТВИЙ
Что мешает вам достичь своих целей? Порой это бывает трудно объяснить. Иногда это вы мешаете всем остальным. Иногда это люди, иногда отсутствие у членов команды отчетливого представления о задаче или разногласия относительно того, что должно быть сделано. Предоставьте людям время (либо на самом совещании, либо до него, либо после) на то, чтобы открыто высказаться по поводу любых препятствий и барьеров. В команде роль общения чрезвычайно велика, поэтому вы должны всячески это общение стимулировать. Сделайте совещание поводом для того, чтобы поднять определенные проблемы и откровенно их обсудить. Никто из участников не должен уклоняться от такого обсуждения.
ЛЕГКИЙ ДИСКОМФОРТ = БЫСТРЫЕ РЕШЕНИЯ
Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:
✓ «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».
✓ «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».
✓ «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».
Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью более сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.
