Книга Всегда вовремя - Майкл Бреус

Провал: плохо написанные письма и отправка их в то время, когда их, скорее всего, проигнорируют или не заметят.

Успех: хорошо написанные письма и отправка их в то время, когда их наверняка прочитают.

Простая наука

Как и все, ежедневно я получаю множество писем – одни из них я жду, или они представляют для меня определенную ценность, а остальные в основном спам. Я стараюсь отвечать на все важные письма и читать новости, на которые я подписан. Но в будни у меня просто не хватает времени на всю важную корреспонденцию. Когда дети и жена отправляются спать, я часто возвращаюсь в кабинет и проверяю почту. Но вечером и я хочу спать, поэтому отвечаю второпях и в итоге удаляю много информации, которую прочитал бы, если бы у меня было время. Я думаю, многим знакома такая закономерность – откладывать новости на потом и в итоге удалять. Папка «Входящие» – одновременно потеря времени и постоянное напоминание о том, как много нужно сделать.

Ритм прокрастинации – когда вы пролистываете входящие письма, но откладываете прочтение на потом (которое может и не наступить) – варьирует от хронотипа к хронотипу (как и все в жизни, как вы, скорее всего, уже убедились). У какого же хронотипа чаще всего скапливаются тысячи непрочитанных писем, а у какого всегда пустая папка входящих и организованная система архивных папок? Иными словами, кто склонен к прокрастинации и избегает принятия решений, а кто – нет?

• Дельфины, по имеющимся сведениям, считаются прокрастинаторами из-за невротического перфекционизма, который отодвигает выполнение задачи.

• Львов не назовешь прокрастинаторами, поскольку они берутся за сложные задачи утром.

• Волков можно назвать прокрастинаторами, потому что они не в состоянии много сделать с утра.

• Медведи как промежуточный тип утром склонны слегка прокрастинировать, но днем выполняют основной объем работы.

В Университете Де Поля / Мадридского университета Камплутенсе изучали[122] соответствие хронотипов двум видам прокрастинации – колебание в принятии решения и его избегание, – и обнаружили следующую закономерность, опросив 509 его участников.

• Львы реже избегают принятия решений и чаще колеблются.

• Волки чаще избегают принятия решений и реже колеблются.

Медведи достигли удачного равновесия между эффективностью и жесткостью, упорядоченно отвечая на письма и безжалостно удаляя их. Дельфины немного нервничают из-за накапливающейся непрочитанной корреспонденции и вынужденно поддерживают порядок, удаляя письма и распределяя по папкам.

Львы могут откладывать написание ответа или удаление письма из-за неуверенности в том, как им следует поступить. Волкам легко удаются мгновенные решения по удалению писем, но они предпочитают решения откладывать на потом.

Медведи и Дельфины побеждают в соревновании по поддержанию порядка входящих писем.

Ритм писательства, или когда следует писать письма, зависит от характера переписки: рабочая или личная. Письма по работе следует писать в оптимальное время, на пике мыслительной активности. Прочитав краткое письмо, я наверняка отвечу сразу. Если же письмо длинное, я отложу его прочтение. В периоды пиковой активности вы не станете отклоняться от темы и будете сосредоточены, лаконичны и сможете четко изложить суть. Я читал, что способность выполнять любую когнитивную задачу, требующую осторожности и внимательности, – такую, как создание лаконичного делового письма, – будет высокой у всех хронотипов, но у каждого в свое время[123]. Львам писать письма лучше всего по утрам. Волки готовы приложить усилия к выполнению сложной задачи вечером. Оптимальное время для Дельфинов – конец дня, а когнитивные функции Медведей будут на пике с конца утра до начала дня.

Личные письма семье и друзьям лучше писать в периоды спада активности, когда вы расположены поболтать, потратить время на редактирование фотографий или развернуто прокомментировать ссылку.

Хорошо написанные письма с большей вероятностью прочитают и напишут ответ, если нажать кнопку «Отправить» в определенное время. Ритм отправки, определяющий, когда отправлять письмо, чтобы с большей вероятностью его прочитали и написали ответ быстрее, чем в другое время, изучался компаниями по проведению маркетинговых исследований более десяти лет. Компания Yesware изучила характер отправки 500 000 писем с предложением о продажах за первый квартал 2014 года. Результаты таковы.

• Письма, отправленные в выходные, читают чаще и отвечают на них быстрее, чем на отправленные в будни, из-за снижения «конкуренции во входящих».

• Наиболее высокий процент прочитанных и получивших ответ писем отправлены рано утром или поздно вечером.

Эта статистика касается корреспонденции от компаний частным лицам – скажем, анонс распродаж постельных принадлежностей в Pottery Barn. А если речь о переписке между специалистами? В 2015 году команда исследователей из Школы инженеров Витерби Университета Южной Калифорнии вместе с Yahoo! Labs провела самое масштабное на тот момент исследование[124] поведенческих закономерностей отправки личных писем и ответов на них в наш век электронной переписки. Вот некоторые из результатов.