Для «Цикла» рекомендуется использовать три основных инструмента: список дел, увязанный с расписанием на сутки, календарь и перечень долгосрочных жизненных целей. Все эти инструменты желательно держать в одном месте, будь то электронный планшет или бумажный ежедневник, а лучше и то и другое, чтобы всегда можно было свериться со всеми тремя документами.
Не нужно доверять своей памяти, она может подвести в любой момент. Все нужно записывать, и записывать упорядоченно, иначе непременно потеряется что-то очень важное. Регистрация дел на отдельных листках чревата тем, что самый главный стикер отклеится, прицепится к другому листку или просто незаметно вывалится в мусорную корзину. Другая крайность – ведение бесконечного списка с вычеркиванием выполненного. Во-первых, достаточно скоро этот список разрастется до бесконечности и какие-то записи начнут прятаться от вашего взгляда. А во‑вторых, пара дел из самого верха перечня наверняка будут долго оставаться невычеркнутыми, навевая тоску.
Хорошая система управления делами должна быть компактной, чтобы вы всегда могли носить ее с собой. Она должна быть надежной, избавляя память от излишней нагрузки. И она должна оперировать комфортными блоками информации: не кучка бумажек, но и не бесконечный список.
Инструменты системы «Цикл» отвечают всем этим требованиям:
Календарь – в нем вы, по мере возникновения, регистрируете встречи, совещания, дни рождения и прочие подобные события. Календарь помогает увидеть картину в целом. Туда нужно заносить и повторяющиеся мероприятия, которые нельзя пропускать. В дальнейшем перед работой с ежедневником всегда можно будет свериться с календарем и уточнить, не потеряли ли вы важную встречу, запланированную еще год назад. Кроме того, календарь поможет понять ритм вашей работы, ритм работы компании и оптимально совместить одно с другим.
Список дел и почасовое расписание работы – это страница ежедневника, на которую выписаны запланированные на день дела с расстановкой приоритетов, а также план их выполнения, привязанный ко времени. Благодаря этой странице вы всегда сможете проследить, соблюдается ли иерархия задач и успеваете ли вы выполнить то, что должны. Следующий лист ежедневника заполняется по результатам прошедшего дня, и вы всегда можете откорректировать планы, изменив баланс времени и уровень важности стоящих проблем. Помните, что при составлении почасового расписания нужно предусматривать в первую очередь максимально возможное выполнение наиболее приоритетных задач.
Перечень долгосрочных жизненных целей – это список глобальных задач, планов на будущее. Например, через пять лет защитить докторскую диссертацию, через десять стать руководителем подразделения, а через пятнадцать не заработать первый инфаркт.
Для каждой цели должен быть составлен контролируемый план действий, выполнение которого нужно периодически проверять. Кроме того, эти планы стоит сопоставлять со своими ежедневными расписаниями, уточняя, насколько вы каждый день приближаетесь к исполнению плана на пятилетку. Если этим не заниматься, с высокой долей вероятности амбициозные планы так и останутся красивыми мечтами.
Вооружившись системой «Цикл», день за днем повторяя одни и те же шаги, вы постоянно будете продвигаться к успеху, и достаточно скоро процесс достижения целей превратится в привычную процедуру. Книга Томаса Лимончелли – умный и весьма практичный советчик по повышению продуктивности управленцев в любой сфере бизнеса. Безусловно, ориентированность на системных администраторов порой дает о себе знать, но таких страниц всего несколько десятков, и их легко сразу заметить по наличию компьютерных кодов и безболезненно пролистать без ущерба для понимания текста в целом.
Сначала «Тайм-менеджмент» может не понравиться, но стоит вчитаться – и оторваться будет непросто. Предлагаемые идеи легко реализуемы, и не стоит отказывать себе в желании опробовать их на деле.
Кризис – это возможность. 10 стратегий, которые позволят вам процветать в эпоху перемен
Скотт Стейнберг
Оригинальное название: Make Change Work for You: Ten Ways to Future-Proof Yourself, Fearlessly Innovate, and Succeed Despite Uncertainty.
