Глава четвертая. Инструменты порядка
4.1. Правила ведения списка дел
Ведение списка дел – это не просто, как может показаться на первый взгляд. Для начала нужно научиться составлять его правильно, чтобы он был действенным и полезным для вас. Не стоит игнорировать его составление, так как это базовый инструмент организации времени и дел. Приведем советы по составлению эффективного списка.
Самое важное в ведении дел, как мы уже писали ранее, – это расстановка приоритетов. Поэтому при составлении списка недостаточно простого перечисления намеченных заданий, необходимо их разделение по степени важности. Самый простой способ – использовать ранее предложенную систему ABCDE, помечая буквой каждый пункт.
Для того чтобы оценивать свои силы и время в дальнейшем, несколько дней записывайте, сколько времени уходит у вас на то или иное задание. После вы сможете указывать приблизительное время выполнения заданий одного типа в своем плане, что упростит планирование рабочего дня, недели или месяца.
Как же пользоваться списком дел? Во-первых, не прекращайте его ведение – вносите корректировки, вычеркивайте выполненное, добавляйте новые дела. Во-вторых, не обязательно идти строго по списку, от первого пункта и до последнего по порядку. Подходите к намеченным делам системно и критически – пересматривайте ранее расставленные вами приоритеты. Возможно то, что в начале недели казалось вам самым важным, в середине недели уже станет не столь актуальным ввиду сложившихся новых обстоятельств. И, в-третьих, установите для себя «систему поощрений»: побалуйте себя любимой сладостью за выполнение самого неприятного задания или покупкой, о которой давно мечтали, за выполнение недельного плана.
И еще кое-что. Просчитывая время, которое вы планируете потратить на выполнение списка дел на день, не забывайте о себе: если в планировании сложилось так, что на все нужно больше времени, чем привычное количество часов вашего бодрствования, то смело вычеркивайте и переносите менее приоритетные дела дня на следующий. Не стоит забывать о своем здоровье и доводить себя до переутомления.
4.2. Timeboxing – новый инструмент в организации дел
Timeboxing – это электронная программа и метод для приведения дел в порядок, который в отличие от традиционных способов составления списка и заполнения ежедневников более эффективен и не так однообразен. Timeboxing (от английского «время» и «коробка») – отведение фиксированного времени на каждое дело. Используя этот метод, вы делите рабочее время на «временные коробочки» и «раскладываете» по ним свои дела. Таким образом, выстраивается структура дня, а наличие временных ограничений делает ваш труд более продуктивным. Timeboxing позволяет расставлять приоритеты, выставляя «коробочки» с главными делами на первое место.
Использование timeboxing удобно для выполнения крупных задач, которые на первый взгляд кажутся непосильными. Разделяя большую задачу и выделенное на нее время на части, метод делает выполнение задания более реальным. Можно создавать «временные коробочки» для маленьких задач, вроде ответов на письма и телефонные звонки.
Если прозвенел будильник, а вы еще не выполнили задание, не спешите бросать начатое. Постарайтесь подвигать «временные коробочки», чтобы найти оптимальный вариант корректировки плана рабочего дня. С другой стороны, этот инструмент поможет перфекционистам бороться с их привычкой. Также с его помощью можно создавать «коробочки отдыха», которые будут находиться, к примеру, между двух самых приоритетных.
4.3. Создаем рабочее пространство
Советы по созданию рабочего пространства особенно пригодятся прокрастинаторам, так как идеальная, не отвлекающая внимание, обстановка – одно из важных условий в выполнении дел для таких людей. Но запомните, на самом деле не идеальное пространство важно в первую очередь, а правильная мотивация и желание действовать.
Итак, рекомендации по созданию рабочего пространства:
Перед запланированным временем работы выделяйте 15 минут на уборку, избавляйтесь от всего, что может вас непосредственно отвлекать: уберите лишние бумаги и предметы в ящики стола, на рабочем столе компьютера уберите неиспользуемые ярлыки и файлы в отдельную папку. Вы можете разобрать их и потом, выделив отдельное время или потратить на это нерастраченные минуты, запланированные на какое-либо дело.
