Но тут возникает противоречие: стратегические совещания могут препятствовать возникновению творческого взаимодействия, несмотря на то что оно необходимо для их проведения. Это происходит потому, что при проведении совещания основное внимание уделяется факторам неопределенности, которые могут привести к возникновению у участников чувства беспокойства, запустить механизм конкуренции друг с другом и поднять вопросы личной эффективности, а это вызовет у присутствующих тревогу.
Есть большая разница между группой, которая просто соблюдает формальности, и группой, которая действительно развивает бурную деятельность. Эта разница обуславливается выполнением трех основных требований.
Во-первых, необходимо сформировать команду мечты из участников с различными мнениями (а не просто нужных людей). Состав участников должен быть достаточно разнообразен.
Во-вторых, необходимо создать общую платформу для возникновения творческого взаимодействия.
В-третьих, для более полного использования потенциала участников требуется найти способы запускать или сдерживать процесс «управляемого горения».
Если следовать всем перечисленным выше пунктам, то это приведет к созданию крепкой основы для проведения совещания. Но только при соблюдении еще одного условия. Создание среды для творческого взаимодействия подразумевает активное и внимательное слушание участников до начала стратегического совещания. Это поможет вам выработать варианты, которые найдут отклик у всех участников совещания.
Чьи точки зрения необходимо использовать для решения проблемы?
В самых лучших стратегических совещаниях всегда используются точки зрения сотрудников компании и мнения специалистов из различных сфер, которые подойдут к решению проблемы с разных сторон. Помните, что не все эти люди должны физически присутствовать на совещании.
Какие взаимоотношения существуют в команде?
Как только вы определитесь, кто именно будет присутствовать на совещании, внимательно изучите список участников. Это команда с устоявшимися взаимоотношениями или специальная группа, сформированная исключительно для целей данного совещания? Или же это комбинация двух групп? Ответ на этот вопрос окажет значительное влияние на дальнейшую разработку совещания.
Какой именно вид стресса вызовет это совещание?
Стратегические совещания приводят к возникновению стресса по крайней мере у некоторых участников. Обдумайте, какой именно вид стресса вероятнее всего вызовет ваше стратегическое совещание и как его можно нейтрализовать. Особое внимание необходимо уделить участникам, которые скорее всего подпадут под влияние факторов стресса.
Какие различия необходимо учитывать и использовать?
Различия между участниками совещания – должностные, по типу мышления, культурные и другие – могут представлять собой источник генерации новых идей. Но для достижения нужного эффекта необходимо, чтобы эти различия взаимодействовали друг с другом должным образом. Принимая во внимание стоящую перед вами проблему и состав участников, на каких различиях необходимо сделать акцент, чтобы выбить искру и разжечь огонь?
Ключевая практика № 1
Соберите команду мечты
На эффективных стратегических сессиях присутствует команда мечты, а не команда «нужных людей». К формированию команды мечты необходимо подойти избирательно, охватив при этом всех необходимых участников.
Привлеките необходимые мнения, а не только необходимых людей
Необходимо разделить два аспекта – какие люди должны присутствовать на совещании и какие мнения необходимы для эффективной работы. Часто целесообразно бывает узнать мнение людей, которые не будут присутствовать на совещании физически – например, клиентов или профильных специалистов. Подойдите к этому вопросу творчески, используя видео– и аудиоаппаратуру, интервьюирование и т. п.
Найдите людей, которые «дружат» с неопределенностью
На всех стратегических совещаниях вы неизбежно столкнетесь с неоднозначностью и неопределенностью ситуации. С этими факторами кто-то из участников справляется лучше, а кто-то хуже. Очень важно, чтобы основная масса участников могла успешно функционировать в этих условиях.
Включите в состав участников несколько «посредников и соединителей»
Приложите усилия, для того чтобы привлечь к совещанию участников, у которых имеется развитая сеть контактов внутри организации. Они могут сыграть важную роль, выстраивая связи между различными подгруппами на совещании, а впоследствии они могут поделиться идеями с теми, кто на нем не присутствовал.
Привлеките мнения людей «с переднего края»
Важные перемены почти всегда начинаются на периферии рынков и организаций – в отдаленных региональных подразделениях, при появлении новых потребителей или молодых сотрудников и т. п. Желательно использовать при проведении стратегического совещания мнения людей, которые непосредственно имеют дело с этими изменениями.
