В процессе анализа помеченных точками листов Джиллиан увидела, что написала предварительные замечания и приняла некоторые решения, входящие в ее полномочия. Но многие другие проблемы, выходящие за пределы ее ответственности, вызывали сомнения. Затем она заметила то, что стояло под вопросом в силу своей неполноты, неточности или неубедительности. Все служащие, создавшие эти документы, работали в других отделах или компаниях. Бумаги, которые теперь задержались в ее ящике, только отчасти требовали доработки. Было бы лучше, если бы Джиллиан брала обязательства только в отношении тех проблем, которые могла разрешить, и отправляла документы назад к их создателям для внесения поправок.
В этот момент она поняла, что устранение проблемы со стопками бумаг потребует переговоров о сложном усовершенствовании процессов, и решилась пойти на это. Ее постигло внезапное озарение: горизонтальные ящики обычно становятся общей могилой и для важных, и для мелких дел.
Обратите бумаги в данные
Немногие продвинутые компании серьезно относятся к обязательству избавиться от бумажных документов. Некоторые превращают каждый кусочек бумаги в электронные данные в течение часа после его получения. Вы могли бы последовать их примеру, сэкономив время и улучшив личную производительность. Возглавляете ли вы проект, планируете ли событие или собираете данные для принятия решения, вы можете создать электронную таблицу с колонками, предназначенными для ввода данных, которые вам пригодятся. Затем, после поступления подтверждающей документации, перенесите относящуюся к делу информацию в свою электронную таблицу, а бумагу выбросьте или положите туда, где ее не будет видно. В конце концов, бумажный документ как таковой полезен только при осуществлении судебных разбирательств. Просто вставьте данные в тот контекст, в котором они вам понадобятся. Положитесь на то, что создатель документа сохранил его копию.
ВЫВОД: расчистка завала, несомненно, поможет вам сосредоточиться на работе, находящейся под рукой. Последуйте опыту Джиллиан – в процессе многократных просмотров ящика для бумаг делайте пометки. Это подтвердит то, что решение некоторых находящихся у вас на рассмотрении вопросов вовсе не входит в ваши обязанности.
От чего держаться на почтительном расстоянии
Вывешивайте письменный план дня на уровне глаз на экране или на стене. Сосредоточивайте внимание на том, чем должны заниматься сейчас. Пусть служебные папки с текущей работой станут неподвижным центром. Сбоку расположите те проекты, которые назначены на более поздний срок, и держите материалы по ним вне поля зрения.
Создайте удобные «зоны разгрузки». Даже не имея секретаря-референта, который мог бы регулировать вмешательство в ваши дела или принятие выполненных работ, вы можете защитить свое время, обустроив «станцию загрузки» прямо рядом со своим рабочим местом. Тогда сотрудники, желающие что-либо сдать, смогут сделать это совершенно законно, не прервав вас.
Оборудуйте вашу «зону загрузки» вертикальной сортировочной папкой (см. выше), на которой помечено, что и куда класть. Так посетители не будут сваливать разрозненные материалы в одну кучу. Они знают, что несут, так пусть помещают это вместо вас в нужные отсеки.
Приведите в порядок корпоративные документы
Мы уже знаем, что компьютеры не уменьшают количество документации, а наоборот, производят ее в больших объемах, улучшая ее вид и делая это быстрее, чем прежде! Это выматывает даже аккуратных менеджеров.
Алек Маккензи рассказывал, как одно отделение большой организации провело кампанию по наведению порядка, единовременно устранив 10 тонн бумаги.
Калифорнийская ассоциация спросила более 900 начальников отделов персонала, сколько времени они посвящают текущей бумажной работе. По оценкам более половины опрошенных – от одного до трех часов в день. Теперь они обрабатывают большую часть данных с помощью компьютера.
Тем не менее, вам, возможно, удастся понять, создается ли в результате работы вашей организации еще больше данных – на бумаге или в режиме онлайн. Копии отчетов, служебные записки и длинные приложения обычно широко распространены, но никто не задается вопросом, нужны ли они. Все данные необходимо сохранять (то есть архивировать с помощью устройств хранения) на накопителях, дисках или в архивах и хранилищах, находящихся вне предприятия. Все они удобны, но не бесплатны.
Прямо сейчас взгляните на свой офис. У вас может быть самое новое и самое великолепное оборудование и программное обеспечение, но если ваша компания не заключила соглашение об отходе от бумажного делопроизводства, шкафы для хранения документов продолжат свое наступление, и их количество станет увеличиваться. Большинство исследователей считают, что по прошествии первого года сотрудники обратятся лишь к 5–15 процентам папок. Насколько давние папки вы храните? Сколько дорогостоящей площади они занимают?
Проверяйте входящие бумаги, соблюдайте умеренность в их архивировании
Существует легенда, что медиамагнат и основатель холдинга Hearst Corporation Уильям Херст никогда не отвечал на свою почту. Он утверждал, что спустя две недели люди либо приходили сами, либо звонили ему, либо писали второе письмо. Затем он ждал еще две недели, прежде чем дать ответ. (Правда, он был необычайно независимой личностью.)
Мы также знаем генерального директора компании Fortune 500, который использует то, что сам называет «шкафом 90 дней». Вся его корреспонденция отправляется в этот шкаф, чтобы «дозреть». Это не «напоминалка»… Он удивляется, насколько малая доля содержимого этого шкафа имеет какое-либо значение спустя 90 дней.
Простые стандарты
Мы не настаиваем ни на одной из вышеупомянутых техник, но с входящей информацией можно работать более эффективно, чем это делает большинство людей.
Направляйте поступающие данные специалистам. Конечно, вы можете делегировать вашим специалистам все поступающие вопросы. В этом случае вам понадобится сообщить заинтересованным лицам, что их дела теперь направляются прямо к тому, кого вы назначили. Ожидайте, что придется повторить эту новость один или два раза. Привычки людей стойки, но вам нужна свобода, чтобы сосредоточиться на документах, которые действительно требуют вашего внимания.
Заниматься поступившим документом только один раз?
Человеческая комедия
Один начальник по-настоящему не доверял правилу «занимайся документом один раз». Он всегда говорил: «Брать в руки бумагу только один раз? Тогда это туалетная бумага!»
В отношении работы с простыми документами мы согласны с этим правилом. Но не каждый документ прост. Некоторые из них нужно проанализировать, обсудить, согласовать и переделать много раз, прежде чем будет заключена сделка. Возможно, очень разумно какое-то время держать такой документ под рукой. Но он не должен стать обузой. Вот как еще один из прежних начальников Пэт, президент бостонской обучающей компании, работал с входящими документами. Он записывал свои реакции на полях входящих писем и предложений. Его теория экономии времени была такова:
