7.1
Процессы завершения проекта
Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Любой проект, как следует из определения проекта, имеет конечную точку. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Признаком окончания проекта является выполнение критериев поставки продукта проекта, после чего заказчик обязан принять проект и подписать акты сдачи-приемки проекта. Иногда окончание проекта бывает внезапным, когда, например, принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.
Закрытие проекта – чрезвычайно ответственная процедура, требующая выполнения значительного набора действий. Хорошо известны основные действия, которые должен выполнить менеджер для закрытия проекта. Это закрытие контрактов, подписание необходимых актов, завершение работ по недоделкам, сдача оборудования, подготовка отчетов и т. п. Однако по стандарту PMI требуется выполнить и другие необходимые работы, которые называются «административное завершение».
Для обеспечения необходимого взаимодействия при выполнении операций закрытия всего проекта используются две процедуры:[18]
• процедура закрытия контракта;
• процедура административного завершения.
Процедура закрытия контракта включает в себя все операции и взаимодействия, необходимые для урегулирования и завершения любого контракта, относящегося к данному проекту, и для определения операций, обеспечивающих формальное закрытие проекта. Важно убедиться, что работа выполнена правильно и с удовлетворительным качеством. Процесс закрытия контракта включает в себя подтверждение того, что все работы и операции выполнены в соответствии с контрактом и могут быть приняты, осуществлена оплата по контрактам, спорные вопросы разрешены и улажены.
Основные элементы закрытия работ (контракта):
• контракт – выполнение контрактных обязательств и приемка работ заказчиком;
• авторизация работ – закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения субподрядных работ;
• финансы – получение оставшихся средств от заказчика и закрытие отчетных документов проекта;
• персонал – назначение на новые должности или увольнение членов команды проекта;
• оборудование и помещения – освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта;
• документация – передача архива проекта и другой проектной документации в архив компании.
7.2
Административное завершение проекта
Процедура административного завершения заключается в подготовке, сборе и распределении информации, формализующей завершение проекта. Этот процесс включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успехов или неудачи, обобщения полученных знаний, накопления опыта и архивирования информации по проекту для использования их организацией в будущем. При закрытии проекта в рамках процесса административного завершения должны быть выполнены следующие действия:
• обеспечение накопления и сохранения опыта реализации проектов в компании;
• сбор информации для маркетинга;
• пополнение баз данных (информационное обеспечение);
• разбор работы;
• оценка проекта.
Накопление опыта реализации проектов в компании заключается в сборе и регистрации формализованной информации. На каждом этапе собирается своя информация:
• этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы;
• этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности;
• этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.
Выполнение работ, обеспечивающих накопление опыта, особенно важно для начинающей инновационной компании. Образцы договора, примеры рекламных материалов, шаблоны писем существенно облегчат организацию деятельности компании и ее вхождение в рынок.
В целях совершенствования маркетинговых действий в проектах может собираться следующая информация:
• условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя заказчика в разрешенном виде;
• анализ возможности повторного коммерческого использования материалов;
• достижения компании в проекте, истории успеха, отзывы клиентов;
• перечень потенциальных партнеров или агентов;
• предложения по корректировке маркетинговых действий;
• материалы в прайс-лист.
Конфиденциальность может оказаться важным требованием со стороны стратегического партнера или заказчика. Многие крупные компании озабочены тем, чтобы информация о направлении их деятельности и реализуемых проектах не стала доступной конкурентам раньше времени. Для обеспечения конфиденциальности недостаточно просто подписать соглашение, необходимо разработать и соответствующие меры.
Материалы для информационного обеспечения содержат следующую пополняемую информацию:
• базу данных (БД) специалистов и экспертов;
• новые технологии;
• инвестиционные проекты;
• рекламные материалы клиентов;
• печатные материалы, необходимые для работы, книги;
• техническую документацию;
• профайлы компаний.
При подведении итогов и закрытии проекта осуществляются:
• разбор работы;
• подведение финансовых итогов проекта;
– определение значений ключевых показателей эффективности проекта,
– определение вклада каждого участника и размера его вознаграждения;
