Кипа бумаг уменьшилась, но то, что требовало внимания, лежало там неделями, пока не обретало статус неотложного дела. Второе микрорешение Элен сводилось к тому, чтобы разбирать стол в первый и третий понедельник месяца. Этот день подходил для сортировки счетов, потому что ее бойфренд по вечерам ходил на занятия, и Элен была предоставлена самой себе. Сортировка бумаг каждые две недели не позволяла расти стопке на столе и устраняла повод для опасений, что что-то позабыто.
Три микрорешения Элен показывают, как со временем развиваются организационные навыки и как нужно практиковаться, чтобы они стали привычными. Когда одна система заработает в полную силу, остальные затем дополняют ее, повышая нашу эффективность.
Ничего не бойся, кроме страха
Кэтрин, старший юрист в федеральном агентстве, отвечала за самые важные дела, связанные с правительством. У нее под рукой всегда был список приоритетов, в том числе телефонных звонков, которые надлежало сделать. Среди таких звонков был хотя бы один, которого она боялась, потому что ожидала несогласия, конфронтации или давления. «Страшные» звонки не всегда были безотлагательными, поэтому Кэтрин регулярно откладывала их на потом. Однако она заметила, что если подобный звонок есть в распорядке дня, то он заслоняет все остальные дела, лишает ее энергии и продуктивности, а значит, это самый важный звонок из тех, которые надлежит сделать.
Кэтрин решила всегда в первую очередь заниматься именно неприятными разговорами по телефону. Неважно, кому еще надо было звонить, но первым делом она набирала тот номер, который ее страшил: «Я стала эффективнее работать и чувствую себя гораздо лучше с тех пор, как приняла решение. Когда я расправляюсь с неприятными звонками, а теперь я делаю это сразу, не оставляя на потом, независимо от ситуации, то ощущаю огромный прилив сил, которые держат меня весь день».
Подход Кэтрин служит прекрасным примером микрорешения, сфокусированного на приоритетах. Часто мы относим к первостепенным задачам важные вопросы, максимально влияющие на исход дела. Однако есть и другие критерии измерения приоритетности, например, неприятные звонки, и здесь надо определить, как может сказаться ваше решение на других. Когда вы медлите с передачей проекта кому-то или не можете его распределить между несколькими исполнителями, вы заставляете всех опаздывать еще до старта. Возьмите за правило относиться к распределению задач как первейшему приоритету, и тогда вы избежите извинений по телефону, а коллеги перестанут считать вас некомпетентным. Для некоторых рутинная административная работа такая мука, что ее постоянно отодвигают, пока она не превратится в неотложную. Если вы регулярно опаздываете с простыми задачами, дайте себе установку выполнять их сразу же, как они к вам поступают. Тем самым вы укрепите свою профессиональную репутацию и повысите производительность. Каждое решение требует непрерывной практики: нельзя следовать ему время от времени, необходимо тренироваться в его выполнении, пока не сформируется привычка.
Любой организационный навык позволяет сэкономить время, избежать паники и сохранить активную инициативу для решения проблем, творческого подхода и принятия решений.
Другое время действия
График Синди состоял из беспрерывных встреч. Задачи, которые требовали внимания между ними (электронные письма, телефонные звонки, обсуждение вопросов с коллегами), зачастую становились причиной опозданий – во второй половине дня Синди могла прийти на встречу на десять-пятнадцать минут позже. Дела, которые невозможно было втиснуть в плотный график, переносились на вечер.
Синди приняла микрорешение сокращать все часовые встречи под своим руководством до пятидесяти минут, а получасовые – до двадцати пяти. Сэкономленное время позволило ей и другим участникам совещаний заняться телефонными звонками и электронной перепиской, а также обсудить неотложные темы, которые не могут ждать до конца дня. Поскольку Синди руководила почти половиной собраний, на которых присутствовала, то в результате у нее высвободилось сорок минут в день, которые раньше никак невозможно было выкроить.
Новый распорядок позволил Синди справляться с основной массой задач в течение рабочего дня, решать проблемы или исключать их из поля зрения до того, как они станут неотложными, и, таким образом, нагрузка на вечер ослабела. Кроме того, чуть укороченные совещания стали продуктивнее и содержательнее. Если вы считаете, что к привычкам это не имеет отношения, подумайте еще раз: именно привычкой становятся часовые обсуждения той или иной темы, и автопилот действует здесь так же, как и в случае, когда вы вылизываете тарелку, потому что так заведено. Укоротить совещания до пятидесяти минут – все равно что освоить новое правило математики, успевая подумать и все сделать не за час, а на десять минут быстрее.
Пока я не приняла решение готовиться сразу и целенаправленно, я обычно опаздывала на занятия по пилатесу минут на восемь. Когда я стала приходить вовремя, занятия показались мне очень-очень длинными. Я то и дело смотрела на часы, но все равно до окончания оставалось десять минут. Мои хронические опоздания так настроили сознание, что час занятий для меня превратился в пятьдесят минут, то есть стал примерно на 18 % меньше положенного. Только спустя несколько недель мой мозг перенастроился на шестьдесят минут «рабочего часа». Сознание отражает привычки и меняется вместе с ними.
Делать или не делать
У Дерека была напряженная работа, помимо нее он ухаживал за престарелыми и помогал семейному бизнесу. Его рабочий день зачастую затягивался до позднего вечера, когда Дерек занимался решением непосредственно профессиональных задач или вопросами домашнего предприятия, которые никак нельзя было решить днем. Он с осознанием долга составлял распорядок дня, включающий и дневную работу, и семейную ферму. Список дел состоял как из самых заурядных, так и срочных, начиная от написания отчета и заканчивая уборкой конюшни. Несмотря на дотошное планирование всех задач, Дерек зачастую терялся и не всегда мог решить, какой проблеме уделить больше внимания.
Он решил выделить одну страницу в органайзере для главных задач, ограничив их количество. Каждое утро на работе Дерек выбирал три дела из ежедневного списка, но потом понял, что в офисе его все время что-то отвлекает и у него нет времени составить перечень. Он изменил решение: последней задачей рабочего дня стало определение трех завтрашних приоритетов.
В конце дня разобраться с первоочередными делами на следующий день оказалось гораздо проще. В более спокойной обстановке, чем утром, он лучше оценивал важность задач. Составляя список приоритетов перед тем, как отправиться домой, Дерек ясно представлял себе, как сложится завтрашний день. Он лучше спал, вставал полный сил и настраивался на результативность выполнения трех главных задач.
