3. Составьте график или таблицу очередности действий
График или таблица очередности действий – это матрица, в которой указано, когда, кому и в каком количестве требуется та или иная единица работы или услуга, а также отражен потребительский спрос. Ее необходимо повесить рядом с ящиком хейдзунка. Эта таблица показывает порядок работы при помощи папок процессов (т. е. канбанов). Ее следует обновлять по мере изменения потребительского спроса. В питчи не входят перерывы, совещания и другие мероприятия, прерывающие рабочий день. Отрезки времени, указанные на графике очередности действий, представляют собой реальное время выполнения работы. Следовательно, при составлении графика необходимо учесть все перерывы, встречи и т. д.
4. Определите маршрут «курьера» или создайте другой метод распределения работы
«Курьер» – это сотрудник, обеспечивающий соблюдение питчей. Благодаря курьерам сотрудники, непосредственно участвующие в потоке создания ценности, не тратят время на перемещение документов. Курьер проходит определенный маршрут каждый питч, собирая папки процессов или карточки канбан и доставляя их по месту назначения.
Если единица работы (или визуальный заказ на выполнение работы) не готова для выемки из ящика хейдзунка или предыдущий процесс еще не завершен, то проблема немедленно становится очевидной. Курьер может проинформировать соответствующего сотрудника о необходимости ее решить.
Курьер должен обладать следующими качествами:
• понимать требования потока создания ценности;
• уметь эффективно общаться;
• понимать концепцию бережливого офиса;
• понимать важность соблюдения тактов и питчей;
• профессионально и результативно работать;
• предлагать идеи по оптимизации своего маршрута.
Курьеры играют важную роль в системе упреждающего решения проблем в бережливом офисе. Они должны постоянно наблюдать за производственным процессом и быть в курсе требований потребителей. Курьеры являются тем уникальным звеном, которое может предотвратить мелкие проблемы еще до того, как они станут крупными и негативно отразятся на потребителе. Команда по созданию бережливого офиса должна определить объем работы, которую будет распределять курьер, и создать подходящий механизм для того, чтобы перемещать работу, когда это необходимо.
Как и в случае с остальными инструментами бережливого производства, необходимо творчески применять эти рекомендации на практике. Скорее всего, из практических соображений на должность курьера не стоит нанимать отдельного работника, пусть даже вам кажется, что именно этот человек – идеальный курьер. Подумайте всей командой, как распределить обязанности так, чтобы все по очереди выполняли функцию курьера. Рассмотрите также возможность того, что при необходимости обязанности курьера придется выполнять помощнику менеджера или старшему специалисту.
5. Создайте ящик хейдзунка
Ящик хейдзунка выполняет функцию почтового ящика в потоке создания ценности, а курьер играет роль почтальона. Существует много способов создать подобную почтовую систему. Это должно быть простое приспособление: стойка или стенд на виду у всех, где обозначено время выемки.
Ящик хейдзунка может быть сделан в виде полки-карусели для папок.
Независимо от того, каким именно вы сделали свой ящик хейдзунка, убедитесь в том, что он сможет справиться с вариацией загрузки. Как только сотрудники попробуют хотя бы раз поработать с этим ящиком, они, скорее всего, начнут складывать туда все больше работы.
